推进数字档案馆建设提升各级档案馆信息化管理能力

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　　数字档案馆是各级档案馆信息化建设成果的集中体现，是信息时代档案馆适应国家和社会各项事业发展需要的必然要求。建设数字档案馆，能够从根本上提高档案馆的工作效率和信息化管理水平，能够保证数字档案信息的长久存储和安全保管，能够促进各级国家档案馆公共服务能力的拓展和实现档案信息资源的广泛共享。为规范和引导全国各级档案馆开展数字档案馆建设，2010年6月，国家档案局发布了《数字档案馆建设指南》。《数字档案馆建设指南》对数字档案馆的工作定位、总体要求、系统功能、系统开发与服务平台构建、数字档案资源建设、保障体系建设等方面提出了明确要求。从数字档案馆建设的内容、实现的功能、发挥的作用等方面看，数字档案馆建设实际上是对各级档案馆信息化管理能力建设的要求。
　　
　　第一，数字档案馆应当具备数字档案接收和加工的能力
　　
　　数字档案馆是对数字档案信息进行规范接收、有序管理、长期保存、高效利用的集成系统。数字档案信息包括立档单位形成并按照相关要求向档案馆移交的电子档案，馆藏传统载体档案转换形成的数字化档案，区域内与馆藏档案信息密切相关的重要数字信息等。
　　数字档案馆系统应当具备接收各立档单位移交的电子档案的能力。电子档案接收首先需要建立一整套接收机制，保证接收过程责权明确，杜绝安全隐患，从源头上保证电子档案的真实完整和长期可用。数字档案馆系统应当提供选择在线接收和脱机接收方式，在线接收方式需要建立电子档案移交和接收平台；系统能够批量导入或导出数据，保证数据的可靠和可用；能够对电子档案数据进行真实性、完整性、可用性验证；具备目录数据和内容数据等多种信鼠资源的采集功能。
　　数字档案馆系统应当具备将各种模拟信号档案进行数字化转换的能力。传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。档案数字化工作是一项系统工程，涉及档案保管、保护、整理、鉴定、扫描、存储、利用等多个环节，应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面梳理。档案馆开展数字化可采取自行组织加工和委托专业公司加工两种方式。对于加工量较大、开放程度较高的情况一般采取委托专业公司加工的方式。即使是全部采用委托专业公司加工的方式，各级档案馆也需要配备必要的各类档案的数字化转换系统，以便日常之用。
　　数字档案馆系统应当具备采集区域内与馆藏档案内容密切相关重要数字信息的能力。重要数字信息采集一般需要配备多媒体采集系统、网页信息采集系统等，同时应当随着新的数据类型的不断出现而配备相应的系统和设备。
　　
　　第二，数字档案馆应当具备有序管理数字档案的能力
　　
　　档案工作的主要内容就是建立各种规章制度，运用各种方法手段对档案实体和档案信息进行科学、有序的管理。采用信息化的技术方法对数字档案信息实行科学、有序的管理是数字档案馆系统建设和运行的中心环节，是数字档案馆的核心功能。
　　数字档案馆系统应当能够按照设定的分类方案，将数字档案信存储到系统中，并根据管理要求进行适当调整；能够过滤重份数据和重新分类、编号；能够对档案内容进行抽取和添加元数据等操作，目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现，将来不排除使用新的技术方法对数字档案进行有效管理；能够辅助人工完成档案的开放鉴定工作；对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和利用数据包；能够对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息；能够辅助完成馆藏实体档案编目(著录、标引)、整理、出入库房管理等工作；能够定制档案业务流程或进行流程再造。
　　
　　第三，数字档案馆应当具备保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用的能力
　　
　　保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用是数字档案馆系统有别于一般档案信息管理系统以及其他类型信息管理系统的最重要、最显著的特征；是数字档案馆建设发展到一定阶段的必然要求；是数字档案馆关键技术和管理要求的核心内容。
　　保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用采用的技术方法、管理手段，会随着信息技术的不断发展和档案管理要求的不断变化而不断发展。当前需要采取的技术方法、管理手段包括，一是建立功能完备、技术先进、符合相关要求的数字档案信息管理系统，这是数字档案信息保存、管理、利用等各项工作的环境和基础；二是数字档案信息采用符合国家标准的存储格式，暂时未制订标准的，选择开放格式或主流格式，如确需保存特殊格式的数据，应同时保存相关的源代码、软硬件等；三是接收、保存、记录反映数字档案信息内容、背景、结构及其变化过程的元数据，并与相应数字档案内容信息保持持久、有效的联系；四是系统采取防非法修改的技术方法；五是建立完善的管理制度，定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试，发现问题，及时解决；六是适时采用迁移技术方法，计算机软硬件以及技术或标准规范发生重大变化或发生重大事件时，采取迁移等手段进行技术处理。
　　
　　第四，数字档案馆应当具备提供多种形式信息化服务的能力
　　
　　运用信息化手段为各类用户提供方便快捷的档案利用服务，是数字档案馆建设的根本目的。数字档案管理系统应当根据不同服务对象和不同档案开放范围建立相应的服务平台。一是基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员服务的馆内档案利用服务平台；二是利用当地党政网建立面向本级党政机关各立档单位服务的电子文件归档、电子档案移交和档案信息共享平台；三是利用互联网建立面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台。系统应当能够实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。
　　系统能够运用最新检索技术方法满足利用者在各种利用平台对档案数据进行快速、准确、全面的利用查询要求；能够通过网络平台或特定载体发布档案信息和信息资源共享；能够辅助档案业务进行档案信息智能编研、深度挖掘；能够为档案管理者和利用者提供在线交流、远程指导、远程教育等服务；能够辅助开展数字档案信息的增值服务；能够进行档案利用访问量统计、分布分析、舆情分析等相关工作；能够对用户、数据项、功能组件进行利用权限的角色授权处理，能够进行门类设置、结构设定、字典定义等系统代码维护工作。
　　
　　第五，数字档案馆应当具备对馆藏数字档案安全保障的能力
　　
　　
　　档案安全体系建设是“三个体系”建设的三大任务之一。数字档案馆系统的安全保障能力建设是一项基础性工作，是数字档案馆有效运行的保证，包括数字档案数据、信息系统和网络平台等方面的安全要求和保障。数字档案馆安全保障体系建设应当针对安全保护要求，建立安全保护制度，应用安全技术方法，配备安全防护设施。
　　数字档案馆系统一般要求达到二级(系统审计保护级)以上安全保护标准。数字档案馆系统集成商应具备相应的安全保密资质，并严格按照有关安全保密规范要求进行项目设计、系统开发和项目施工。建设、监理单位应当加强项目建设过程中的档案信息安全保密工作。应当建立健全数字档案馆安全管理制度，并严格遵照实施。数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，应当采取相应的技术措施和管理手段应对这些安全隐患。应当高度重视数字化加工、电子档案接收等过程中的安全保密管理工作。同时应当制定应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。
　　数字档案馆上述各项能力建设需要通过配备先进适用的计算机硬件及其网络设施，购置或开发符合数字档案馆各项功能要求的软件系统，建立或再造适应信息化要求的管理流程，引进或培养掌握计算机和档案管理的新型人才来实现。人才建设是数字档案馆建设最关键的因素，数字档案馆各项功能的实现、各种设备的运转、各项制度的执行都要靠各类人才。各级档案馆信息化管理能力建设最终都体现在对档案工作者信息化知识的掌握和管理能力的要求上。

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