谈修订后的《高等学校档案管理办法》
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中华人民共和国27号令颁布的《高等学校档案管理办法》(以下简称《新办法》)已于2008年9月1日起正式施行。追根溯源，我国高校档案工作纳入法制化、规范化、科学化管理始于1982年制定的《高等学校科学技术档案工作办法》。1984年，又制定了《关于高等学校文书档案保管期限的规定》。1989年，原国家教委发布了《普通高等学校档案管理办法》(以下简称《老办法》)。修订后的《新办法》增加了许多新理念、新制度、新要求，体现了档案工作科学化发展进程。
新理念
1 对高等学校的认识。《老办法》对加强和促进高等学校档案管理发挥了历史性作用。然而，与20年前相比，我国的高等教育已经发生了极大变化，综合性大学、高职高专、业余大学、成人高校等，数量增多，规模扩大，对此，《新办法》把过去提的“普通高等学校”改为“高等学校”，这样，不仅提高了对高等教育的认识，针对和适用范围也从普通高等学校扩大至各类普通高等学校、成人高等学校等。
2 管理体制的确定。关于高等学校档案工作领导体制， 《新办法》第四条规定：“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。”，增加了“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作”的内容，强调了教育行政主管部门对高校档案工作的管理责任，明显加强了对高等学校档案工作的领导和管理。
3 突出领导的职责。《新办法》忽略了档案部门的职级形式，从淡化职级，转为更强调职责。《新办法》强调：“高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。”把高校档案工作领导的职责法制化、具体化，这将有助于为促进高校档案工作创造良好环境。
4 对学生群体的关注。《新办法》更加重视学校教育的主体――学生，主要体现在：一是增加了高校档案定义的内涵。高等学校档案“是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”这个定义首次把档案与办学主体“学生”联系到一起；另一方面，按照学校工作规律，把高校招生活动纳入档案管理范畴，突出了高等学校对学生形成的档案资料的保存和利用价值。二是强调了涉及学生的归档材料。《新办法》在文件材料的归档范围内首次增设了“学生类”。三是扩大了学生的利用权利。《新办法》规定：学生个人为升学、就业、研究等需要，在表明目的和范围并履行相关登记手续后，也可以利用已公布的档案。
5 凸显对人的关注。因工作需要，档案人员在工作中有可能接触到不利于健康的物质，《新办法》第十三条指出：“应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助”，突出了以人为本的人文关怀。
新制度
《新办法》规定的高校档案工作新制度主要有：
1 档案工作的检查、考核与评估制度。通过科学的考核和评估可以引导高校档案工作朝着规范化的目标发展。对高校而言，除了外部的考评外，在《新办法》的指导下，还应结合个体档案工作的实际，制定出各自内部的检查、考核制度，以更好地调动校内各部门及广大高校专兼职档案人员的积极性。
2 单位、课题组立卷的归档制度。《老办法》中关于文件材料的归档、移交和接收工作，曾提出“四同步”管理的规定，《新办法》进行了改进，提出“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。”强化了学校各部门、课题组按照归档要求，把在工作和各项活动中形成的档案资料及时、完整地收集起来，并整理立卷归档的责任。同时，为了减少扯皮和疏漏，明确由立卷人“对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。”这一制度对完整系统地保存高校各项活动所形成的档案资料更有利。
3 档案相关信息的统计年报制度。档案统计是档案管理的一项重要工作，过去往往将其列在档案工作流程中，建立档案统计年报制度，可以让高校档案部门克服被动应付现象，主动、负责地上报档案统计数据，以保证档案统计年报的时效性、完整性和科学性，为高校档案工作的科学决策提供有价值的依据。
4 专业技术职务聘任制或职员职级制。目前档案专业职务评聘在各高校已很普遍，而职员职级制度仍在试点阶段。今后不论采取哪种人事制度，各高校人力资源部门都应把档案人员队伍建设列入人才发展目标，统筹规划，使高校档案人员队伍朝着专业化、高素质、有梯队的结构发展，不断注入可持续发展的活力。
新要求
1 重视档案工作现代化建设。体现在：一是关注电子档案材料，要求“应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。”二是要求“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”设立档案专项经费的规定，无疑是对高校档案工作最实在的肯定及援助，同时，也是要求高校档案部门应该把档案现代化、信息化建设作为档案工作建设和发展的一项重要任务，认真加以研究和实施。
2 对加强档案安全提出高要求。与过去相比，一方面强调了档案的保护技术。第二十一条规定：“高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。”第二十五条规定：“高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患”；同时，首次对加强档案库房的技术管理工作提出要求：“应当建立、健全有关规章制度，由专人负责”；另一方面，强调档案的保管环境。第三十七条要求：“存放涉密档案应当设有专门库房。”另外，对声像、电子等特殊载体档案的保管，“应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。”
3 做好档案开放利用的服务工作。《新办法》要求：“高校档案开放应当设立专门的阅览室。”在提供档案利用服务时，除了开放档案目录、全宗指南外，还要提供“档案馆指南、计算机查询系统等”。还要求：“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；”“有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。”
4 明确档案利用实行合理收费。《新办法》第三十二条指出：“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。”“用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。”这是对规范高校档案机构利用档案服务收费行为提出的总要求。
5 对档案工作人员的要求。贯彻落实《新办法》，学校要扭转部分领导及相关人员不正确的思想认识，要把“高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员”落实到位；作为高校档案工作者，则要深刻领会“遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能”的内涵，不断提高自身素质，努力做一名合格的档案人。
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