档案学专业实践技能的培养与创新

来源:用户上传      作者: 华　林

　　实践教学是档案学专业学习的一项重要内容，以往实践教学多注重传统档案实体管理技能的培养。随着社会的发展和科技的进步，各种新型档案文件大量产生，这就要求重新构建档案学专业的实践教学体系。以下探讨档案学专业学生实践技能的培养问题。
　　
　　一、档案学专业实践技能教学内容的重新认识与教学体系的新构建
　　
　　传统档案管理实践技能的教学立足于纸质档案等的实体管理，其教学设施与方法也围绕着纸质等档案实体的管理进行。随着科技的进步和社会信息化建设的发展，档案的现代化管理已经成为档案管理工作的一项重要内容，因此，这就需要重新构建档案学专业实践技能培养的教学体系。具体而言，新的档案学实践技能培养体系应包括以下内容：
　　
　　1、传统档案管理实践技能的教学。传统档案管理实践技能的教学立足于物性档案实体的管理，实践技能包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、检索和信息资源的提供利用等环节；从整理方面涉及区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷排列、案卷编目和案卷上架等方面。由于我国保存着数量极其丰富的纸质档案，在相当长的一段时间内，纸质档案还将大量产生，因此传统档案管理实践技能的教学还将是档案学专业实践教学内容的基本构成部分。
　　
　　2、现代化档案管理实践技能的教学。随着我国现代化进程的加快，产生了许多与传统纸质档案所不同的新型档案文件，尤其是在社会信息化发展的背景下，数字化档案大量增加，大有取代传统纸质档案之势。现代化档案管理实践技能的教学，就是要研究新型载体材料和不同记录方式档案信息的管理问题，尤其是数字化档案的管理问题，培养学生管理现代档案的实践技能，以适应社会档案现代化、信息化管理的实际需求。
　　
　　二、档案传统实践技能的培养
　　
　　1、档案管理实践教学的理论准备。针对现行档案种类繁多、形成情况复杂的特点，我们在课堂上讲授理论知识的同时，结合国家档案管理标准，阐明档案实体管理工作的基本内容。如将档案整理工作划分为区分全宗、档案分类、组织保管单位、案卷排列、案卷编目和上架管理等基本环节，阐述每一个环节的具体操作方法，并设定大量的数据和案例让同学进行练习，这样，同学在档案整理实操之前就能全面认识与学习档案整理工作的理论知识与实际工作技能。
　　
　　2、设立档案模拟管理试验室。为设立档案模拟管理试验室，我们和云南省档案局相联系，由他们专门下发《关于挑选部分过期档案移交云大档案专业作教学之用的通知》，将一些已超过保管期限的档案移交给我们，供学生实际整理档案之用。在收集档案时，应注意将各种类型的档案收集齐全。在收集同一类档案时，则把各个阶段形成的档案文件收集完整，使学生能够正确认识档案的形成过程和内部有机联系，并根据内容和形式特征对档案文件材料进行科学的分类与整理。
　　
　　3、建立实习基地。我国档案内容丰富、种类繁多，各种档案都有自己的特定管理方法。为弥补档案模拟管理试验室档案数量少、种类不齐全的缺陷，我们和省内多家档案馆(室)建立了长期合作关系，建立实习基地让学生定期进行实习。目前，我们建立的实习基地有如下两种类型：
　　综合型实习基地。所建立的综合型实习基地主要有云南省档案馆、昆明市档案馆和云南大学档案馆等，这类档案馆保存的档案具有数量多、种类齐全、整理规范的特点，而且每年移交的档案都经过了初步整理。在这类档案馆实习可以使学生对各种档案进行综合分类、案卷排列及编写案卷目录和撰写全宗介绍和专题指南等，增加他们的实习内容，提高管理各种档案的综合能力。
　　专业型实习基地。现存档案，尤其是科技档案具有很强的专业性，在各种科技、生产部门的档案管理机构建立实习基地，可以使学生对档案产生的各个环节，以及形成的文件类型做深入了解，掌握科技生产工作的具体环节与档案产生的内在有机联系，更好地锻炼同学管理科技档案的实践技能。目前所建立的专业型实习基地有昆钢档案馆、昆明市城建档案馆、昆明市规划设计院档案室等。
　　
　　三、现代档案管理实践技能培养的学习
　　
　　档案管理的现代化就是把档案管理纳入档案现代化管理的整体规划和实施计划，有步骤地使档案管理从理论到方法、从技术手段到管理措施等，由传统的手工管理方式转变到以采用计算机技术为中心的标准化、自动化的现代化信息管理模式，为社会提供信息服务。为了培养学生管理声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等新型档案的实践技能，我们通过以下方式进行针对性教学：
　　
　　(一)建立新型档案管理试验室。新型档案管理试验室和传统的不同，传统档案模拟管理试验室主要以模拟管理纸质档案文件和图纸为主；而新型载体材料档案管理试验室则以模拟管理照片、录音磁带、录像带、影片、光盘，缩微胶片档案，以及数字化档案的物化形式――软盘、磁带、硬盘和光盘等电子档案为主。建立新型档案管理试验室，让学生学会各种现代档案的管理方法与技能，对他们今后从事档案现代化管理工作有较好的现实意义。
　　
　　(二)加强数字化档案管理实践技能的教学。主要方法如下：
　　1、阐述原理，让学生自己设计简单的档案数字化管理系统。数字化档案管理的具体模式就是实现档案馆(室)档案信息收集、处理和开发利用的数字化，而数字化档案管理系统的设计、开发与运用，则是培养学生数字化档案管理实践技能的核心。为此，我们以图示的方法展示档案数字化管理的原理，让学生利用数据库软件自己设计简单的档案数字化管理系统。基本步骤如下：
　　(1)新建项目，建立×××档案管理系统。(2)建立数据库，如党群档案、行政档案、基建档案等档案管理数据库。(3)在每一个数据库之下，依据不同的需要和分类方法建立档案信息存储表。(4)对每一个档案信息存储表建立相应的查询表单，通过时间、题名等检索途径查询档案文件。
　　以上只是一个基本的操作步骤，在教学中更为具体和复杂，通过这种方式，让学生对档案数字化管理系统的设计与开发原理有一个基本的了解。
　　2、学习与运用现行档案信息管理软件。数字化档案信息的管理就是要设计与开发出可使用的档案信息管理软件，将输入计算机的档案信息进行分类、排列、编目和输出利用，以实现数字化档案信息管理的有序化和利用的快捷化。目前，许多档案管理部门都在开发标准化、通用化程度较高的档案管理软件。我们除了对相关软件进行介绍外，主要让学生学习与运用云南南天网络系统工程有限公司、云南省档案局(馆)、国家档案局科研所开发的《档案计算机管理信息系统(AMIS)》，昆明理工大学档案馆研发的《档案计算机管理系统》等档案信息管理软件，以适应数字化档案信息管理的实际需求。
　　
　　四、档案学专业实践技能教学发展的展望与思考
　　
　　1、档案信息化管理实践技能的培养问题。伴随着新时期国家信息化、档案信息化进程的全面发展，社会对档案专业人才的需求发生了重大变化。档案信息化课程的设计与建设，对于培养具备合理知识结构、良好的专业技能，适应时代需要的新型档案专业人才具有十分重要的意义。因此，在加强档案信息化课程理论教学的同时，还应强化实践技能学习模块的设计与教学，以适应社会对档案管理应用型、复合型人才的需求。
　　
　　2、多功能试验室体系的建立问题。由于社会对档案管理人才的技能需求是多方面的，因此，要求学生掌握多种档案管理方法。为此，在实验室的建立方面，要建立实验室体系，这一实验室体系由多个子实验室构成，如纸质档案管理实验室、声像档案管理实验室、电子政务与电子档案管理实验室等，以培养学生管理多种档案文件的实践技能。
　　
　　3、学生实习机制的改革与完善问题。在档案学专业实践技能的培养方面，实习是一个重要的教学环节，为此，要以社会需求为导向，建立灵活多样的学生实习机制。具体而言，这一实习机制由固定实习、假期实践和平时实习三种实习方式构成。这一实习机制的建立，可使学生更多的接触档案管理的实际部门，了解工作需求，有针对性地学习各种档案管理的实际技能与方法。

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