档案数字化质量的规范处理

来源:用户上传      作者: 吴绪成　陈素萍

　　湖北省档案局（馆）纸质档案数字化2004年开始探索，2005年起步，2006年积累经验，如何实现全程规范管理确保质量，始终是一个关注的焦点。围绕这个焦点在实践中坚持三条原则：一是狠抓档案资料前处理，严把档案案卷基础关；二是狠抓文件扫描标准化操作，严把扫描图像质量关；三是狠抓档案资料后处理，严把档案资料原件还原关。两年以来，通过坚持原则、严格标准、规范管理，共完成馆藏档案数字化13个全宗，3万多卷，计1100多万页的数字化任务，制作光盘300多盘。鉴于数字化初期经验不足，当前仍然存在不少需要改进的地方。主要是：
　　
　　一、档案数字化前处理
　　（一）文件题名存在重要的遗漏错误，不能准确表达档案资料的中心内容和形式特征。如漏编文件题名、单份文件题名要素不全或不能准确揭示文件的内容，自拟题名没有加“［ ］”符号等均有不同程度的存在。有些档案原卷内题名中自拟题名过于简单，无法反映档案的信息，前处理时又没有修改原题名；还有些文件在原目录中存在没有立件的现象。
　　（二）文件责任者存在严重缺失现象，不能确认对档案内容进行负责的团体或个人。一是有的文件无机构名称；二是有的单位成立时的名称与现在的名称不一致，在前处理时没有按当时的机构名称填写；三是发文者误写成责任者。
　　（三）文件编号存在不科学的问题，不能按顺序编号保持档案的连续性和一贯性。有的文件漏编页号；有的文件重复编号；还有一份文件上几个编号的情况。
　　（四）文件目录表和备考表填写不规范，不能体现档案文件的完整性。在目录表中，有的没有按该文件最后形成时间认真填写；或同一文件目录多份文稿，或漏写文号，或文号填写不全。在备考表中，一是缺乏必要的说明。如对于重份文件不应该扫描、卷内文件顺序颠倒没有拆卷重新编页码、卷内破损文件等情况没有在备考表中注明。二是备考表表树错误。如备考表所标示卷内文件页码数与实际数不相符等。三是缺备考表。
　　（五）卷内同份文件的底稿与正式文件分开放置，容易疏漏出错，造成重复扫描。
　　
　　二、档案资料扫描过程中
　　（一）漏扫与多扫问题。一是漏扫描档案文件资料、大图纸的大量信息。有的档案页面折字遮字，信息没有全部扫描出来；有的统计报表漏扫描信息，如在一套表中两组数据的信息只扫描了一组。二是对列为不进行数字化处理的对象进行了扫描。如：正式文本中的定稿（文件处理签及定稿中有领导人亲笔批示和审改内容的除外）、成批统计报表中的重复性填表说明文字、有正式转发件（发文）的被转发件（收文）等无须列入数字化处理的对象，实际上进行了扫描。
　　（二）大幅面图像的拼接处理问题。大幅面档案、资料、图纸进行分区扫描形成的多幅图像，按要求应该进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案资料数字化图像的整体性。在扫描过程中，从技术上完成多幅图像的拼接处理是完全没有问题的，但是在扫描加工的实践中却往往没有这样做。这种情况必将影响全文档案数据的未来利用。
　　（三）选择扫描色彩模式及分辨率的问题。一是在选择扫描色彩模式方面，没有根据档案的纸质质量的不同而分别采用黑白二值、灰度或者彩色扫描，扫描出来的全文档案数据或者缺乏层次感、或者幅面清晰度较差。二是选择扫描分辨率方面，没有根据档案纸质的不同、采用不同的分辨率，没有严格按照图像清晰、完整、不影响图像利用效果的要求进行扫描。对同一卷档案采用同一种分辨率、同一种模式进行扫描，完全不考虑在同一卷档案中也会有不同纸质质量。其产生的后果是，有的幅面比较清晰，有的幅面则清晰度较差，因此在扫描中正确地选择分辨率参数是很重要的。
　　
　　三、扫描后档案资料的处理
　　（一）扫描案卷检查问题。按规定必须等案卷数字化工作完成后才能抽检，但实际操作中有时案卷数字化工作没有完成就提前进行了抽检，达不到抽检目的。
　　（二）扫描案卷装订问题。按技术要求，案卷装订要保持档案的原貌。由于档案案卷的历史原因和实际操作的不负责任，往往出现两种不应该出现的状况：一是发生漏装订部分档案页码；二是把属于本案卷的文件，错装进另一案卷。
　　四、扫描案卷的归档文件目录表打印问题
　　归档文件目录表的打印既是弥补原档案目录缺陷的一项基础性工作，又是对扫描档案资料的一次全面回顾和梳理。但往往出现对此项工作不够严肃认真、不能保持档案目录准确性的情况。一是出现漏打文号、责任者或文号打印不全的情况；二是错打文件题名、文件时间；三是一份文件有多份文稿，没有按文件最后形成时间打印。
　　综上所述，纸质档案数字化过程中的问题是客观存在的，也有一定的共性，必须引起高度重视，采取有效措施切实改进。存在这些问题的原因是相当复杂的，要认真研究，区别对待。
　　湖北省档案局（馆）对档案数字化过程中出现的问题注意加强分析，研究对策，及时改进。主要做法是：
　　一、宏观上紧扣目的。档案数字化的根本目的无外乎两条：一是方便利用，二是保护原件。从方便利用考虑，主要要求适应计算机技术和网络技术大环境，图像清晰、挂接正确、拼接完整是必不可少的条件，质量保证是基础。因此，狠抓全程质量管理是关键。从保护原件考虑，一是要注意扫描后档案原件装订正确，符合规范，并保持其原有的形式特征和文化特征；二是不能错装、漏装，确保档案原件的齐全完整，避免缺失。实际操作中加强监督检查必不可少。
　　二、微观上把握标准。纸质档案数字化要求很高，切实做好并不容易，把握标准、严格操作十分重要。两年来，湖北省档案局（馆）在坚持国家档案局关于纸质档案数字化技术标准的前提下，根据实际工作的发展需要，先后起草和制订了《湖北省档案局（馆）档案数字化工作实施细则》、《湖北省档案馆馆藏档案数字化工作流程和任务要点》、《湖北省档案馆馆藏档案数字化质量管理暂行办法》、《湖北省档案局馆馆藏档案数字化数据成果移交、管理暂行办法》等一系列规章制度，强化了纸质档案扫描过程的技术要求和安全保障，较好地促进了纸质档案数字化工作的持续健康推进。
　　三、环节上加强检查。纸质档案数字化涉及组织规划、前处理、数字化处理、后处理、验收付款等众多环节。每个环节又有不同的任务和控制要点。所有任务和控制要点目标都是要确保质量，对历史负责。以此为前提，加强环节上的监督检查必不可少。现实中有一种“原档案是什么样就保持什么样”、“我给什么你就扫什么，不必动脑费心”的“原生态想法”。这种想法初看起来简便易行，认真分析则得不偿失，或成本太高，实践结果也不符合扫描信息唯一性、科学性的要求。切实抓好档案前处理质量检查是第一关，第二关是数字化加工数据质量抽查，第三关是档案实体还原检查。
　　四、工作上总结评估。档案数字化的“硬成果”，即完成计划目标固然重要，“软成果”，即实践中的问题、经验、体会也必须上升到理论和制度机制等层面进行疏理，以更好地指导和规范未来的档案数字化工作。档案数字化完成一阶段任务以后，内部不是要急于安排下一阶段工作，而是要抓紧进行回顾性总结评估，以集思广益、积累经验、分析问题、完善措施，推动档案数字化工作不断迈上新台阶，达到新境界。
　　
　　 （作者单位：湖北省档案局 430071）

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