加强声像档案的管理

来源:用户上传      作者: 王凤鸣

　　声像档案能将鲜活的现实场景原生原貌地保存下来，传诸后世，再现于后人的视、听觉感官，因此，较之其他载体材料的档案，就显现出自己的优势。
　　声像档案的作用和价值，虽然众所周知，有目共睹，但在实际生活中人们重视程度还不够、意识薄弱，尤其在欠发达地区较为突出，其表现如下：
　　１． 管理分散。声像档案材料大多数保存在形成部门和个人手中，谁制作谁保管，只拍、录，事后不按档案的规范标准去进行整理，更不向档案部门移交。致使大多数有价值的生产实践、科学实践或有纪念意义的社会活动，往往不能留下完整、系统的声像档案资料。
　　２． 损失严重。有的单位对部分因时间较长、利用率相对较低的磁带或录像带，私自冲洗掉改录其他内容的现象较多。如事后发现又需用这些声像档案时而再进行补拍、补录，这种离奇“制造”的资料，说它是赝品未免有些过分，但总会给人一种掺假的感觉，因为它已经失去了原汁原味的真实美和凝重的历史感。此外，在保管条件上，有部分单位或部门因不具备保管声像档案的特殊条件，而严重影响了声像档案的寿命。
　　３． 遗留问题多。①有的虽有声像资料，但也只是集体合影、会议场景、人物发言一套程式化的、新闻导语式的内容，缺少有意义的特写镜头，人物专访和事件细节，没有内涵和深度。②有的声像资料摄录后，没有及时辅以必要的文字说明（包括内容、时间、地点、任务和制作者等），相隔时间一长，时过境迁，人事更动，也就无法记忆和认知了。这种声像资料的作用和价值必然受损，大打折扣。凡此种种，都是声像档案意识不强造成的后果。
　　如何将这些活生生的真实写照，永久地保存下来，更好地开发利用，是我们广大档案工作者的重要职责。要想做好这项工作，笔者认为必须注意以下几个方面：
　　一、加强领导，强化声像档案意识。要积极争取领导的重视和支持，将声像档案工作纳入各单位工作计划、规划，列入领导议事日程，加大经费投入，确保足够的人力、物力、资源的配备。通过媒体或举办声像档案展览，向社会大力宣传档案工作的重要性，以提高全民的档案意识，还要认真贯彻落实好《档案法》，按照法律和政策规定，以对党负责、对历史负责、对人民负责的高度历史责任感，切实做好这项工作。
　　二、完善制度建设，确保声像档案的齐全、完整、系统。结合本单位工作实际，制定出声像档案的收集制度、归档制度。以及声像档案的管理标准和有关人员岗位职责，档案人员要直接参与声像档案内容的拍摄和制作，将这项工作也要纳入档案工作人员职责范围，使声像档案管理工作更加制度化、标准化。
　　三、加强现代化的管理，实现声像档案信息资源共享。随着信息技术的不断发展，各级各类档案部门都应建立独立的声像档案数据库，通过计算机网络随时检索、查阅、调用和复制，这种网上查阅的利用方式，不受时空的限制，能满足更多的利用者从不同形式、不同内容的要求，实现其档案信息的资源共享。这种快速、便捷、共享的档案利用方式，可以使声像档案的价值得到更加充分地发挥。声像档案应该在档案馆库里有重要的存放空间。对声像档案的保管要专库或专柜存放，并保持适宜的温度（即１４℃―２４℃）和相对湿度（即４０％―６０％）；存放磁带、磁盘档案必须避开３０奥斯特以上的磁场。要定期检查，对多次使用和已污损的声像档案要及时修整、复制，对长期保存且不常用的磁带，每年重绕一次，或刻录光盘多套保存。
　　此外，在声像档案的开发的利用上，还要重视信息交流、合作。信息时代的特征就在于信息交流、合作，资源共享。适合公开的声像档案完全可以拷贝、复制，提供给用户。特别是进入数字档案时代，全球可联结成一个巨大的档案信息网络，它将以光速传播，进行超越时空限制的交流需求。它是公益性和盈利性的结合，无限性和有限性的统一。资料显示，在美国复印拷贝每页０．１５美元，影像资料每盘１美元，这对公共档案事业的发展有实质性的利好，可达到社会效益和经济效益双赢。
　　
　　参考文献：
　　１． 《中华人民共和国档案法》
　　２． 《高等学校档案工作规范》
　　３． 吕盟：《影像资料的历史文化价值探析》，《档案学通讯》２００２年４月５日
　　（作者单位：山东省临沂师范学院２７６００５）

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