谈烈士档案的管理

来源:用户上传      作者: 余　伟

　　 褒扬革命烈士工作的内容之一就是收集、整理、陈列革命烈士的史料和遗物，宣传革命烈士的英雄事迹、献身精神和高尚品质。多年来?熏各级民政部门通过抢救性工作，收集和整理了大量的烈士史料，取得了骄人的成绩。据统计，通过利用烈士史料全国民政部门共编纂出版了褒扬烈士的书刊音像制品３００多种，发行量超过１０００万册。这些不可多得的革命传统教育教材，对于宣传和颂扬烈士，弘扬他们的爱国主义和革命英雄主义精神，起了重要作用。
　　 然而在工作中有一点应引起重视，那就是烈士档案的管理工作。在工作中我们往往比较注重烈士资料的收集工作，却忽视了烈士资料的整理、归档与管理工作。在整理上也处于各自为政、五花八门的状态。由于不重视烈士档案的保管，很容易造成烈士档案的破损与流失。在实际工作中我们发现有些地方档案装具比较简陋，有的还用过去的木柜保存，这些木柜有的已经被虫蛀。有的只用一个袋子装着，没有填写目录，根本不知道里边装的是什么材料，给利用工作带来不便。有的由于烈士档案历史久远，已经发生破损或发生霉烂，照片已经变得模糊不清或发黄变质等等，这严重威胁着烈士档案的完整与安全……笔者认为，烈士档案管理工作要与烈士褒扬工作协调发展，在新形势下的烈士褒扬工作中，必须做好烈士档案的整理、归档与管理工作。
　　
　　一、烈士档案归档内容和范围
　　
　　 据有证可查的，全国载入《革命烈士英名录》的革命烈士近１７０万。烈士档案资料的形成在来源上有出自烈士在工作、生活、学习、社会活动中的资料，也有党政机关和其他社会组织在工作过程中形成的材料；就其形成材料而言，有文字材料及录音、录像、照片、电子等不同载体材料。所以必须要按照一定的原则，进行广泛的收集，科学地分类整理。烈士档案的归档范围应该是：
　　 １． 文件类：上级有关部门对该革命烈士的批复文件(归档时上级的批复原件应存在本机关的文书档案内)。如?押革命烈士证明书、革命烈士证明书存根等等。
　　 ２． 表册类：烈士生前在各种活动中形成的各种表册等材料。如：履历表、职工登记表、入党入团及参加其他组织的申请书；
　　 ３． 奖惩类：烈士生前在工作活动中获得的各种获奖证书。
　　 ４． 通讯类：烈士生前在工作活动中的有革命纪念意义的来往信件、电报、电话记录等。
　　 ５． 自传类：烈士生前的自传、回忆录等。
　　 ６． 著作类：烈士生前的有关著作、撰写的文章和文学艺术作品、学习笔记、书画等。
　　 ７． 评价类：有关报刊等对烈士的评价文章、事迹介绍等。
　　 ８． 声像类：有关烈士在工作、生活、学习、生产等活动中形成的照片、录音、录像带等。
　　 ９． 实物类。烈士生前用过的实物。
　　 １０． 其他类：如烈士的遗言、委托书等；党、政、军部门和社会组织为有关烈士召开的会议、座谈会记录和报刊的有关报道、烈士档案的形成有不同的内容及载体，并不是每个烈士档案都千篇一律，所以要坚持做到收集范围要广，整理分类要准，归档材料要精，以保证烈士档案的完整与齐全。
　　
　　二、烈士档案材料的归档与整理
　　
　　 烈士档案不同于机关文书档案，由于它的形成类别比较复杂，在管理和使用上有它的特殊性，所以，应属于专业档案范畴，是民政专业档案的一类。
　　 围绕每一个烈士所形成的各种材料，要采取随时收集归档的办法，归档时要注意烈士档案是人事档案和机关文书档案等的结合，但收集方法要区别于人事档案和文书档案。所以在收集归档时应按国家有关公民权的要求，严格按《档案法》的有关规定，保证烈士档案的完整与安全，以便全面地反映烈士的革命历史全貌。在整理时应遵循烈士档案的形成规律、特点和性质，科学地进行分类和整理。一般可参照机关文书档案的分类方法，利用人事档案或科技档案的归档形式进行整理。分类编目可采用三种形式。
　　 第一种是国家档案管理通用的年度分类法，按照每个年度出现的烈士以及所住地区（街道、乡、镇）进行分类编目。用英文字母Ａ１、Ｂ１、Ｃ１……，分别代表不同的所在的地区；如：Ａ１―１第一层次１代表某乡镇第１位烈士，第２层次１代表其形成的第１卷档案；Ａ２―１代表某乡镇第２位烈士，第１卷档案。第１位、第２位等等的烈士编号应以时间为序，从有烈士这一年开始排列，依次类推。这样保证档案材料完整性。
　　 第二种是根据烈士的职业性质分类整理编目。如：工人用字母ＧＲ，农民有字母ＮＭ，干部用字母ＧＢ等等。然后再按年度依次排列编目，ＧＲ―１、ＧＲ―２……
　　 第三种是采取机关文书档案的问题分类编目的形式，每当该年度出现烈士时，按问题单独组卷，并统一编一个大流水号，下设分号等，区分不同载体材料组卷。
　　 总之，不论采取那种方式编目，要采取切合实际的做法，遵循方便查找的原则，单独建立烈士档案目录。烈士档案是由多种载体材料组成的，它具有补充性的特点。所以在组卷过程中，应视具体情况具体分析。一般来说，可参照文书档案的订“卷”、人事档案装袋或科技档案的装盒的方式归档。对于烈士档案中的图表、文字类材料，用订“卷”的方式或根据国家档案局新颁发的《归档文件整理规则》按装袋以“件”的方式来保管；照片、图片材料用一组 “册”来保管；录音、录像材料用袋装或盒装来保管。实物档案可单独登记编目，单独管理。
　　 鉴于烈士档案的特殊作用，烈士档案的保管期限应定为永久和长期两种。
　　
　　三、烈士档案的管理
　　
　　 １． 烈士档案管理必须纳入本机关档案综合管理范围并集中统一保管，在档案业务上要接受同级档案行政管理部门的监督和指导。比如，如果烈士档案的管理在烈士纪念建筑物保护单位，烈士纪念建筑物保护单位必须向机关档案室移交一套归档目录。使本机关档案部门掌握烈士档案的归档情况。
　　 ２． 烈士档案管理部门要按规范要求及时收集烈士档案。烈士档案的收集是否齐全、完整，是否有价值，将直接影响到接收后各项工作的开展，特别是影响到档案的开发利用。因此，要按照档案馆归档的要求接收烈士档案。
　　 ３． 烈士档案管理部门要建立健全烈士档案的管理制度，保证烈士档案管理的有效性。如建立烈士档案岗位责任制，各种文件材料的归档制度，档案的保管、查阅、利用、保密、鉴定、统计等制度。要将烈士档案工作纳入有关人员的工作考核范围，使烈士档案工作有章可循。需要指出的是，对需保密的烈士档案，在利用时还要规定保密烈士档案的查、借阅的范围和权限等。
　　 ４． 由于烈士档案的特殊性，对烈士档案的保护就显得特别重要，因此必须有符合要求的库房进行保管。要加大烈士档案库房的投入，配备必要的保管设施，改善烈士档案的保管条件，包括防火、防盗、防尘、防潮、防虫等。在实际工作中要不断研究、选择或制作适合的烈士档案保管装具，使不同载体的烈士档案得到有效的保护。如对形成的录音、录像、照片档案要装“册”或装盒保管，要将库房的温湿度控制在规定的范围内，防止烈士声像档案霉变、褪色、失磁。
　　 ５． 对于烈士档案的分类、排列、上架要力求合理。一个市（包括区、县）的烈士档案编目方法要一致，以方便查找和利用。
　　 ６． 对保存的烈士档案要进行定期检查，确保档案的安全。有条件的地方要将破损的烈士档案进行装裱或进行一定的技术处理，如进行数字化管理，或制作缩微胶片，进行复本保存等。
　　 ７． 为了便于查找利用，烈士档案管理部门要编制一些常用检索工具，如：《烈士档案名册》、《烈士档案目录》、《烈士档案人名索引目录》、《烈士档案全引目录》、《利用效果汇编》等。
　　
　　四、当前需要解决的问题
　　
　　 烈士档案比较难得，有些还属于历史文物，应该属于国家珍贵档案，必须加以重视。但烈士档案管理的现状使我们清楚地认识到，如果不采取必要措施，严格管理，有些烈士档案将无法挽救。因此当前我们应加强烈士档案的规范化管理，要加大对烈士档案管理的投入，要确定专人负责管理，并进行必要的档案业务培训，明确管理职责。要对每一件烈士档案逐一进行排查、核对，看内容是否准确，归档是否规范。对收集不全、不完整的档案资料要想办法进行弥补，对不合规范的、存在安全隐患的档案要采取补救措施，对疑难问题要请档案部门专家进行必要的指导等等，确保烈士档案的完整与安全。

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