《电子文件归档与管理规范》（续）

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　　（续上期）
　　 ９ 归档电子文件的移交、接收与保管
　　
　　 ９．１ 移交、接收与保管要求
　　
　　 对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。
　　
　　 ９．２ 移交、接收检验
　　
　　 ９．２．１ 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到１００％时方可进行交接。
　　 ９．２．２ 检验项目如下：
　　 ---载体有无划痕，是否清洁；
　　 ---有无病毒；
　　 ---核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
　　 ---核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
　　 ---对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
　　 检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录Ａ的表Ａ．３）的相应栏目。
　　 ９．２．３ 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。
　　
　　 ９．３ 移交手续
　　
　　 档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录Ａ的表Ａ．３）的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。
　　
　　 ９．４ 保管要求
　　
　　 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件?押
　　 ａ）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
　　 ｂ）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
　　 ｃ）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
　　 ｄ）环境温度选定范围：１７℃～２０℃；相对湿度选定范围：３５％～４５％。
　　 归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。
　　
　　 ９．５ 有效性保证
　　
　　 ９．５．１ 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于３年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
　　 ９．５．２ 对磁性载体每满２年、光盘每满４年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于１０％，如发现问题应及时采取恢复措施。
　　 ９．５．３ 对磁性载体上的归档电子文件，应每４年转存一次。原载体同时保留时间不少于４年。
　　 ９．５．４ 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见附录Ａ的表Ａ．６）。
　　
　　 ９．６ 迁移
　　
　　 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》（见附录Ａ的表Ａ．７）。
　　
　　 ９．７ 利用
　　
　　 ９．７．１ 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
　　 ９．７．２ 利用时应使用拷贝件。
　　 ９．７．３ 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
　　 ９．７．４ 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
　　
　　 ９．８ 归档电子文件的鉴定销毁
　　
　　 ９．８．１ 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。
　　 ９．８．２ 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
　　
　　 ９．９ 统计
　　
　　 档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
　　

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