信息化管理在办公室业务中的作用探究

来源:用户上传      作者:

　　【摘要】随着信息技术和网络的快速发展，信息化在办公系统的应用过程中显得越来越重要，从业人员必须明晰信息化办公系统对自身发展的重要意义，在实时应用过程中不断总结和归纳经验，进而不断优化办公系统软件，确保信息化办公系统的健全和完善，从而达到深化思考的目的。
　　【关键词】信息化办公 信息化建设 OA系统
　　随着信息技术的发展，信息化办公、无纸化办公已然成为一种主流，信息化建设也成为国家和社会发展的重要任务。办公室各项日常事务办理往往需要多方沟通、协作，传统事务办理方式有的需要来回奔走，有时还需要大量信息维护、统计分析等，耗费大量时间，严重降低工作效率，而相对独立、功能单一的传统办公应用系统也仅能实现部分事务办理的信息化处理。根据诺兰模型信息化发展阶段论，只有发展到应用整合阶段，信息技术才能深入融合业务應用。建设新一代信息办公应用，能够有效支撑办公室日常办公及管理，提升效率、降低成本。
　　1信息化办公应用现状分析
　　科技快速发展的今天，信息化办公意识有了很大提升，传统办公方式已不能满足各级人员对高效、便捷办公的需求。大多数单位都引入了不同程度的办公应用系统，开展信息化办公，但还有待进一步提升。当前信息化办公应用存在以下不足：重视度不够，首先表现在领导没有带头使用，导致信息办公应用推动困难，使用人数较少;其二，负责信息化建设的部门授权不足，在使用过程中难以实施有效监督，让信息办公应用成为摆设，不能起到提升效率的作用。很多单位自行开发OA系统，但后续开发及服务缺乏稳定团队，导致开发的OA系统不能稳定、有效运行;有的单位选择的技术体系相对落后，或技术架构未考虑到将来发展的可扩展性，成为系统扩展的障碍。多数单位目前采用的是相对独立的办公OA系统，功能比较单一，不能与其他应用系统互联互通，反而成为信息化应用的阻碍，降低了职工对信息化应用的热情。
　　2信息化办公的功能及其重要性
　　信息化办公是一个包含文本处理、数据加工、办公业务操作、信息管理系统和决策支持在内的一个全面一体化新型办公系统。其主要功能有以下几方面。
　　2.1文本处理操作
　　文本处理工作是办公室的重要工作当中的一项，传统的处理手段都是依托于纸、笔，不同人员的反复修改、校对，费时费力。利用新型信息化办公，通过计算机可以编辑、排版、打印、存储、复制和自动校对等轻松操作，简化工作量，提高工作效率。数据处理是通过对数据的采集、保存、处理、运算和传递等操作的总称。其意义是从海量的初始化的数据中提取、分析出对于有价值的信息，为下一步行动和决策提供参考和依据。当今是大数据时代，科学计算机可以快速、高效、批量记录、存储、分类、检索和阅读各种信息资料。从众多的数据库中检索出所需要的资料可能仅需要几秒钟的时间，这不是人工所能比拟的。
　　2.2网络通信功能
　　如今互联网快速的成长和完善，是网络信息时代的集中表现。网络通信的不断迭代，现代化网络技术的广泛运用，使地球村得以实现。通过计算机网络可以实现把整个部门关联起来，打破时间和空间上的限制，继而实现资源的共享，提高办公系统稳定性，分散协调工作。伴随着计算机技术日趋成熟和不断完善，信息技术已经运用到各行各业中，并且实现着举足轻重的作用和意义。现代信息化办公可以更好地促进办公高效化，规范化，集成化，构建信息化办公平台，能够达到更好的交流和沟通，明确职责和分工内容，进而提高办事效率。
　　3信息化办公系统的优化手段
　　3.1优化信息化办公系统
　　关于信息化办公系统的优化问题，我们必须严肃对待，因为它关系到办公室的正常化发展和前进步伐，而且影响到办公室的整个信息化建设进程。因此，在办公室信息化办公系统的应用过程中，首先必须深化好办公室的信息化办公规划方案，确保办公室制定的发展朝向与目标标准合理且明确，确保方案能够按次序、步骤完美进行。其次，需要促进办公系统的各个流程紧凑协调，促进办公室信息化建设的稳步前行。最后，我们还应时常注意各环节的调试和更新，建立分步实施的项目管理原则，将信息共享提升到一个较高的层次，推进系统的现代化和信息化水平。
　　3.2健全办公系统的视频会议
　　会议电视系统是一种新颖的会议形式，它主要是通过人与人之间的网络传输，实现实时沟通的目标，加之互传影视资料，在提高沟通水平的基础上强化自身工作质量与效率。为了深化网络传输系统设备的应用，确保会议系统的健全，办公室需要引进视频会议系统，并事先运用于小型会议中，将电话、传真、电脑三方结合，确保小型会议应用的风声水起，随后在不断地扩展。同时，信息化办公系统可以通过具体的网络手段，实现公文的网络处理协同合作，并且定期发布一些实时信息，既提高了工作人员的办公效率，也促进了办公室内部各环节的协调。
　　3.3应用多种信息化具体手段
　　在办公的过程中，为了确保办公室内部生产办公系统的优化，我们有必要更新自身的管理模式，而且也需要应用多种信息化的手段，促进办公室信息化办公系统的应用水平，最终提升办公室的管理效率。现下，手机作为人社交交流的一项必备通讯工具，办公室可以巧妙地借助手机普及化、广泛化的特点，在上传下达中尽情发挥其价值，比如：在具体的活动中，可以通过“微信”或者“邮箱”的形式将信息发给职工，达到一种点对点的服务和传送。除此之外，办公室需要深化协调内部人员结构，提高信息化建设队伍的综合素质，重视上下级部门间的沟通和交流，从而提升办公室信息化办公系统水平。
　　4结束语
　　信息科学技术的日渐成熟为办公室带来了重要辽阔的成长机遇，同样科学信息建设也是促进办公室完成调整结构加快转型升级的一个点。在科学信息越发高速发展的今日，科学技术不断完善和进步，信息化智能设备更新换代日新月异，移动化和智能化将成为未来企事业机关单位的发展和突破方向。利用先进的无线移动互联网技术，达到打破时间和地域等条件的限制，简便轻松地完成办公等。不断加强信息化处理技术在办公中的运用，完善单位各部门信息办公系统，落实加强办公室管理和工作效率的保证。未来信息化办公的发展将对现代化信息化建设格局产生重要影响，现代信息化产业的进步和完善又会推动信息化办公的进步，二者相辅相成，共同促进。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-14827287.htm