高校学籍档案管理研究

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　　【摘要】高校学籍档案管理工作是高校事业发展的重要组成部分，是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录。随着社会主义市场经济的发展和我国高等教育事业的不断发展，高校学籍档案管理工作也进入了一个新的历史阶段，同时也面临着许多新情况、新问题，特别是随着高校办学规模的不断扩大，改革的不断深化，高校学籍档案管理工作在高校管理中的地位和作用日益突出。新的形势要求高校学籍档案工作要与时俱进，不断创新学籍档案管理，努力把传统的、封闭的、静态的档案信息，开发成现代的、开放的、动态的信息资源，更好地服务于学校的建设和发展。
　　【关键词】高校档案 学籍档案 档案管理
　　一、高校学籍档案管理现状
　　学籍档案是学生入学到毕业离校，这一时期内形成的具有查考利用价值的档案材料，是学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占数量较多的档案，它记录了每位学生在学校的成长历程。目前不少高校的学籍档案管理还是相对滞后，很难适应新时期学籍档案管理的需求，主要表现在一下几个方面：1、对学籍档案管理认知缺失。随着高等院校不断扩大招生规模，学生人数越来越多，师资队伍也不断增加。不管是学生还是教师对学籍档案管理的认知甚少。作为被动的管理对象，学生只有快毕业才知道自己的学籍档案中有问题存在，对以后求职、工作有一定的负面影响。有些教师没有意识到学籍档案管理的重要性，认为学籍档案只是教务处的职责范围，对有些学生的违纪不处理，不能很好的执行相关管理制度。而有些档案管理人员业务素质不高，文化程度低，整体管理队伍参差不齐，导致学籍档案管理效果不佳，影响整体教学质量和教学秩序。有些学生毕业后，与学校失去联系，不重视自己的档案，导致档案的损坏，甚至丢失等现象的发生。2、学籍档案检索方法落后、管理制度不完善。有些高校的学籍档案的检索工具是手抄制作的案卷目录，没有学籍档案管理软件。因此，一但查阅的档案不能确切知道毕业届次、班级时，查阅就犹如大海捞针，花费大量的时间、精力也未必能找到。即使找到，提供资料也是欠准确，这就大大影响了档案的查全率、查准率，给查阅者和档案工作人员带来一定的困难。3、学籍档案整理不规范，制度不完善。有些高校学籍档案管理人员的意识比较陈旧，没有认识到学籍档案的重要性，平时不注重学籍档案的数据和信息的收集。在学籍档案管理中相关制度不完善、不統一，由此造成管理不够规范，缺乏指导性文件，管理内容不全面，影响了学籍档案的完整I生和详实性。4、学籍档案使用效率低，转递时较为混乱。虽然大部分高校对学籍档案管理配有计算机，但没有一套完整的管理系统，毕业生的学籍材料没有全部输入电脑中，其作用难以真正发挥。有些高校毕业生档案基本上和用人单位签约以后才能将档案递转出去（没有签约的学生档案暂时放在各省市人才交流市场），在递转过程中难免造成档案的遗失现象。5、学籍档案管理信息化、网络化水平需要提升。现阶段大多数高校在教务管理数据系统的开发上投入很多的物力和人力，扩展了信息量，提升了管理工作效率。但在学籍档案管理上信息化水平还处于初级阶段，这些初级的信息资料不能真实反映学生在校期间的表现，不能对学生真实客观地进行科学评价。学籍档案信息化和网络化失去基本作用，无法满足学籍档案的管理需要。
　　二、对高校学籍档案管理的思考
　　1、建章立制，组织保障、责任明确。
　　在完善学籍档案的时候，应该建立合理的管理制度，从而保证管理效果。学校的领导以及管理部门必须要重视学籍档案的管理。有了领导的支持，在开展学籍档案管理的时候，更方便，管理效果更明显。学校为管理学籍档案建立的制度，应该以学校的具体情况而定，同时还要参考学生的数量。在规划学籍档案管理工作的时候，应该从学校的整体出发，要为学籍档案建立专门的管理部门，同时学校应该派专人负责学籍档案的管理工作。在管理学籍档案的时候，应该重视管理的意义，通过对学籍档案的管理，知道管理中存在的问题，并且有效解决。
　　2、调整档案管理体制，注重实效，统一管理。
　　根据学校的规模建立档案馆，因为我国大多数高校的学生数量非常多，学生的数量甚至会超过万人。所以，为了能够妥善的管理档案，应该在校内建立档案馆。如果没有一个正规档案馆的学校也要为档案成立专门的档案室，这样可以实现对档案的统一管理。现在存在的一个问题就是，很多学校在管理学籍档案的时候，都是将档案放在教务处。这种管理方式有局限性，在管理学籍档案的时候不能做到合理的利用资源。因此学校应该改变这种管理方式，这样才能让学籍档案保证完整。
　　3、加强学习，提高档案工作者的素质。要做好高校教育学籍档案的管理工作，不仅档案主管部门要定期对档案工作者进行岗位培训和专题培训，而且档案工作者本人也要加强学习，提高工作人员的档案管理能力和操作能力。不断提高包括思想素质和业务素质在内的整体素质，在实践中不断积累经验，并虚心向同行们学习。学籍档案中的材料多，因此在管理的时候，学校可以邀请专家来讲解管理知识，只有这样，才能使档案工作者工作起来得心应手，才能把档案管理工作由原来的随意化、手工化，转化为规范化、标准化、科学化、现代化。
　　4、加强学籍档案的规范管理及信息化建设
　　学籍档案的管理是系统性的工作，从收集学籍档案开始就要进行管理，在收集到档案之后，也要整理档案。学生的学籍档案，会在一个较长的时间内形成，而且档案的类型多，其中存在的问题也很多。这些问题都是与学生的动态变化联系在一起。在保证学籍档案完整上，要求管理人员的管理行为规范，完整的档案能够真实的反映出学生在校内期间学习以及生活的变化。如果档案不完整，那么会给学生的前途埋下隐患。因此要充分利用新兴的科学技术的优势，高校教育的学籍档案必须由原来的传统管理逐步转化为计算机管理、网络管理等，在信息化的理念中引入信息化管理设施，组织开发适合学校自身需求的管理网络系统，这种现代化的管理手段不仅方便快捷，而且能进一步提高学籍档案的管理水平，塑造高校教育在社会上的良好形象提供了可靠保证。
　　5、以评促管，以评促建。
　　学校内部也要不定期的检查学籍档案，档案管理部门之间也要做好检查工作。在检查中，档案管理中的弊端无疑会暴露。要评价管理的任务，注意评价的语言，要用语言激励档案管理人员的工作。通过评价促进档案管理的发展，同时促进建设更完善的档案管理制度。从而使学校的档案管理工作能够在一个规范的秩序下进行。
　　6、有效开发利用学籍档案
　　为了满足档案利用者查找信息的求全、求准、求快的需求，提高利用的服务质量，多方面提供档案信息资源。做好档案的编目和编纂工作等工作。学籍档案管理工作的根本目的是及时、准确地为利用者提供档案材料，为学校和社会服务。学校应重视档案的开发利用工作，组织相关人员对学籍档案材料进行梳理，统计分析，找出一些规律性、结论性的数据资料及有代表性的问题来为教学管理服务、为教学改革服务，为领导的决策服务。
　　7、加大审查力度，确保档案的真实性和严肃性。高校教育的类型较多，形成的档案内容较散，光靠某一人难以完成，这就需要全体管理人员团结协作，平时注意收集，及时移交。而要做到这一点，领导重视、及时检查又显得尤为重要。各部门的领导要把档案工作列入学校工作的议事日程，要像抓教学、抓管理等工作一样抓档案工作，要把档案管理纳入个人的目标管理进行考核，要定期检查，及时纠正实施过程中出现的问题，特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的检查审核，以便及时补缺。只有这样，才能保证每个学生的档案材料真实、完整，也才能维护学籍档案材料的严肃性。
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