对高职院校毕业生档案管理的思考
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[摘 要] 随着社会的不断发展与进步，高职院校作为人才培养的重点机构，对于毕业生的档案管理也是非常重要的，毕业生档案当中记录了学生的政治思想、道德品质等等信息，对于大学生的就业来说有着很大的影响。因此，高职院校在毕业生档案管理的方法上必须进行改革，然而，从目前的形式来看，实际管理过程还存在着一定的问题与不足，为了促进毕业生的发展，必须加强对于档案的管理力度。文章就高职院校毕业生档案管理的现状进行分析，以供参考。
[关键词] 高职院校 毕业生 档案管理
中图分类号：G271 文献标志码：A
随着我国高等院校事业的快速发展，大学生就业成为了迫在眉睫的问题，大学的录取分数线也在渐渐上升，而也正是因为种种原因使得大学生档案管理工作迎来了全新的环境，而管理工作也随之迎来了自己的挑战。在目前新形势之下，高职院校毕业生档案管理工作当中还面临着一些不好的现状，这些都是制约其发展的主要因素，如果再得不到解决，不仅会影响到高职院校在社会中的发展，也会对学生的就业发展造成阻碍。
一、高职院校毕业生档案管理存在的问题
（一）重视度不高
在高职院校当中，在整个档案管理工作进行的过程当中，有一个非常普遍的现象就是院校根本就不重视该工作。一般院校都将重心放在了对教学档案的管理上，他们认为是教学是核心重点，从而忽视了毕业生的档案管理工作。一些高职院校在档案管理工作上因为缺乏了必要的业务监督、指导以及评估手段，使得管理效率不理想。而有的高职院校在毕业生的档案管理这一块，还没有引入专门的管理人员，很多管理人员都是从其他科学调过来的，院校认为对于毕业生的档案管理就是对一堆资料实施管理，并没有任何的难度可言，只要保证档案的完整性和安全性就可以了[1]。
（二）管理工作技术落后
虽然如今高职院校已经引入了科学技术，然而从整体上来看，大部分的科技都是使用在了教学这一块，在毕业生档案管理这一方面，并没有应用现代化管理技术，依旧使用传统的人工管理。久而久之，就造成了档案丢失、磨损等现象，而有的院校还是使用的纸质化管理，就算是使用到了计算机管理，也只是用来操作最为简单的毕业生档案号输入、资料输入等，没有实现完全的无纸化管理。
（三）“死档”“断档”现象较为严重
如今高职院校毕业生的档案一般都是由人才市场或者是毕业院校所代管的，等到毕业生找到工作之后就会将档案移交到工作单位之中，但是，因为高职院校毕业生的档案移交以及管理等工作还不够完善，有的毕业生对于人事档案的內容和功能都不清楚，而院校的相关部门也没有对毕业生档案保管的责任，就使得毕业生的档案管理效率不佳，最终导致了档案欠缺资料或丢失的现象，给毕业生未来的就业导向，入户等带来了不良的影响[2]。
二、高职院校毕业生档案管理问题的原因分析
（一）缺乏对档案管理的深刻认识
在目前很多高职院校当中，他们都还没有意识到对于毕业生档案管理工作的重要性，而在企业当中，他们在选择聘用员工的时候一般都不会查看历史描述，比较关注学生的实际工作能力。而越来越多的高职院校就觉得学生的个人档案信息不会对其就业造成太大的影响，因而忽视了对于档案的管理。有的学生为了自谋职业，会把档案留在院校之中，让院校代替保管，也没有办理任何的档案转出手续，等学生们找到工作之后，就会回到学校查询档案。但是，由于学校的意识不足，学生不一定会查询到，这就会对就业造成负面影响。
（二）对档案管理相关规定不了解
目前很多高职院校毕业生都不能了解档案管理的有关规定，而有的用人企业也不会太去关注应届毕业生的个人档案，慢慢的档案管理也就没有了多大的地位，而有的毕业生不知道档案到底是应该交给院校管理，还是保留在自己手上，他们认为档案没有任何的管理价值，于是，就渐渐忽视了档案管理的重要性。对于档案的管理是要承担一定的管理费用的，很多毕业生认为反正在就业的时候企业也不重视档案信息，没必要花费费用去对其实施保管，于是就造成档案丢失等情况的出现。
（三）档案移交不规范
在对毕业生档案移交上有两种形式，一种是毕业生自己通过院校的机构部门投递，而对于投递部门的要求是，其必须是县团级以上的党政机关，或者是事业单位。但是，因为我国现在大部分企业都已经更改成为了责任有限公司，在投递档案的时候就可能出现地址不详而投递失败等现象，要么就是在投递之后没有成功被退换回来的情况。第二种形式就是高职院校将档案直接移交到毕业生本人那里，大多采用邮寄的方式，而这样的方法也存在很多不可测风险。往往签收地址不正确，导致档案没有到达毕业生手上，在毕业档案的管理上，最好是不让本人经手，更不能够进行私自拆封，一旦出现了任何的问题都可能造成四档或者是废档[3]。
三、高职院校毕业生档案管理的实施对策
（一）树立正确的档案管理观念
在对高职院校毕业生档案管理这一块，院校必须要加强对于档案的重视，将原本传统且老化的思想进行更新，从而树立起正确的档案管理观念，将传统管理思想彻底更新换代，所谓思想意识决定了行动。只有将观念进行深化，才能够带动整个档案管理行为。并且，高职院校也要将毕业生自己对于档案的重视度提起来，往往很多时候，就是因为毕业生自己对于档案不重视，才使得档案丢失了。如果毕业生本身都不关注，那么势必会对其将来就业趋势造成影响。高职院校可以开展一些和档案有关的知识讲座，让学生可以认识到档案的重要性，以及档案管理的意义何在，时刻关注档案的去向，尽可能的避免“断档”或者“死档”情况的出现。
（二）规范毕业生档案管理工作体系
高职院校在对毕业生档案进行管理的时候，可以从多个方面入手来建立完善的管理工作体系。比如，高职院校可以建立学生的档案管理制度，将院校的管理职责进行详细的说明，让管理人员可以做到尽心尽职，发挥出自己的管理作用。每一项管理工作都要落实到要点，在将制度制作完成之后，院校必须制定出对应的监督机制，对有关管理人员的行为进行约束和监督，并且加强对于管理人员的专业化培训。高职院校可以选择对在职员工进行培训，也可以在招聘的时候就选择专业对口的员工，要求其每一项管理工作都做到认真、细致，在机制上对其起到制约效果，从而来提升毕业生档案管理的质量与效率[4]。
（三）加快毕业生档案管理的信息化建设
在我国高职院校当中，对于毕业生档案管理工作还没有引入全方位的信息化技术，而引入信息化技术是促进其管理效率的有效途径之一，而信息化的建设也是实现高职院校档案管理无纸化的有效方法。高职院校可以对信息化技术进行借鉴，对国内或国外一些优秀的管理方法进行借鉴，并结合进实际情况，引入毕业生档案管理过程当中来。高职院校可以使用进Visual Ba-sic来构建一个档案管理系统，在系统当中，不仅仅可以实现对档案号的检索，还可以实现对档案的自动归类、处理以及储存，在减轻管理人员工作量的同时，还大大提升了管理的质量。
（四）加强对于档案移交的监管
必须要规范档案移交过程及其规范，预防档案在移交的时候丢失或损坏，针对毕业生档案的去向，一是可以将其转交给当地的人事局，二是可以将其存放在工作单位所属地，进行人事档案托管，这些方法都可以有效的对毕业生档案进行保管[5]。
四、结语
在高职院校毕业生档案管理上，针对重视度不高、管理工作技术落后、“死档”“断档”现象较为严重等问题，必须先分析其原因，再制定出对应的解决措施，比如，树立正确的档案管理观念、规范毕业生档案管理工作体系、加快毕业生档案管理的信息化建设等，从而有效提升档案管理时效。
参考文献：
[1]刘珊.浅谈高职院校毕业生档案管理转递及查询工作[J].信息化建设，2016（3）：227- 228.
[2]刘萍.高职院校毕业生预备党员档案管理工作浅析[J].黑龙江档案，2014（1）：37- 38.
[3]王辉.如何加强医学类高职院校毕业生就业档案管理[J].兰台世界，2013（S6）：115- 116.
[4]王丽华.服务于大学毕业生就业—高职院校学生档案管理实践审视[J].佳木斯教育学院学报，2013（11）：196- 197.
[5]朱湘晖.以市场需求为导向的高职院校学生档案管理探析[J].保险职业学院学报，2009，23（6）：89- 91.
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