学校档案管理工作中电子档案的应用探析

来源:用户上传      作者:

　　【摘要】步入新时代以来，我国现代信息技术高速发展，对于我国居民的生活质量产生了关键性的影响，将现代信息技术在各个领域当中应用，都实现了行业内的发展变革，提高工作效率。在学校的档案管理工作中应用电子信息技术，能够生成电子档案，不仅能够实现学校的现代化管理，还能够减轻相关工作人员的工作负担。因此本文就学校档案管理工作中的电子档案应用展开了研究，主要描述了电子档案应用的必要性以及提高电子档案应用水平的措施，以供参考。
　　【关键词】学校;档案管理工作;电子档案应用
　　
　　现代信息技术的发展推动了我国的行业发展与变革，在不同领域当中应用现代信息技术，都促进了行业发展水平的提升。在学校的档案管理工作当中，现代信息技术发挥了重要的作用，通过电子信息技术的应用，能够生成电子档案，通过电子档案的应用，大幅度提升了学校档案管理工作的效率，因此针对电子档案的应用效果展开研究十分有必要。
　　一、在学校档案管理工作中应用电子档案的必要性
　　（一）时代发展的要求
　　步入新时代以来，我国社会经济获得了飞速的发展，现代化的信息技术就是基于我国当前的社会背景而发展的一种高新技术。在教育行业引入现代信息技术，除了在日常的教学当中实现多媒体教学、自动化办公等工作，还能够在学校的档案管理工作中实现电子档案的管理。电子档案能够降低档案管理的工作量，提高工作效率，在社会发展飞速的当下，效率成为了很多工作追求的重要元素之一，通过电子档案的应用能够高效完成工作，因此可以说电子档案的应用也是时代发展的要求。
　　（二）是学校实现长远发展的需求
　　对于一个学校来说，发展决策是学校未来发展方向的重要参考，是否能够正确决策关乎到学校未来的发展历程，但是在制定决策的过程中必须要有充足的数据支持。如果在学校面临机遇和挑战的过程中能够具有充足的数据支持，将会直接提升学校发展政策制定的准确性，那么就能够促进学校在未来一段时间之内实现稳定长远发展。而学校的档案信息则是学校决策信息支持的重要来源，实现档案的管理信息化能够实现信息数据的充分整合，帮助学校做出正确的发展决策方向。
　　（三）提高档案管理效率的要求
　　学校在进行提倡的教学、科研以及管理工作的过程中，会产生大量的文字资料、教学档案以及学籍档案等材料，而这些材料对于学校的发展和进步会产生十分深远的影响，因此具有高度的保存价值和使用价值。但是传统的文书档案管理工作中具有一定的封闭性，这些档案的参考性以及重要的资料都没有办法被有效发掘，但是通过电子信息档案，这些电子资料的归档和查阅变得更加简答，重要的数据很容易就可以被提取出来，充分发挥了档案的重要作用，促进了学校的长远发展。
　　二、提高学校电子档案管理水平的建议
　　（一）树立起正确的电子档案管理理念
　　对于当前我国大部分学校来说，提高电子档案管理水平的重要措施就是树立起正确的电子大方案管理理念，管理层要充分认识到电子档案管理的便捷性以及重要性，加强对于电子档案管理工作的重视，同时积极宣传电子档案管理的重要性，并通过会议、讲座等形式让学校全体教职工都能够认识到电子档案管理的重要性。在进行电子档案管理工作的过程中，要注意严抓电子档案管理工作的侧重点，探究符合学校运行实际情况的电子档案管理模式。此外，学校还需要通过督促、激励等形式来调动工作人员的积极性，保障电子档案管理工作的质量。
　　（二）完善电子档案管理工作制度
　　电子档案管理的过程中，建立健全电子档案管理工作机制是十分重要的，为此，各地区和学校要在充分遵循国家相关部门颁布的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件的基础上，结合地区与学校的发展实际，建立健全相关的电子档案管理规章制度。为此，学校首先要做到权责明确，给予相关工作人员管理员的权限，并明确不同工作人员在电子档案管理过程中的具体责任，一旦电子档案管理过程中出现了问题，就可以直接对对应的工作人员进行问责，通过这种方式能够有效防止电子档案出现丢失、篡改等问题。此外，学校在完善相关规章制度的基础上，还要对于新增的电子档案类型进行明确的定位，并准确归类，使学校工作当中出现的党政活动、教学以及科研相关资料能够准确归档，提高电子档案管理工作的准确性和工作效率。
　　（三）加大对于电子档案管理监督的力度
　　为了提高电子档案管理工作的质量，对于电子档案管理工作进行监督也是十分必要的。为此，学校首先就要采取不定期检查的方式，检查工作人员的工作情况，主要监督工作人员信息录入方面的及时性，同时检查工作人员对于电子档案的分类和规章的情况，并将这些内容同工作人员的绩效考核直接挂钩，提高工作人员在主观上的工作积极性，同时保障学校电子档案管理的准确性与真实性，充分发挥电子档案的作用。除此之外，学校还要针对电子档案管理工作制定相关的奖惩措施，对于能够及时准确完成工作的工作人员，学校要给予肯定并给予一定的物质奖励，树立起榜样，激发工作人员的积极性，同时对于工作拖拉，工作质量不高的工作人员，学校要进行严格的惩罚，杜绝工作态度不端正的情况，提高电子档案管理工作的质量。
　　三、结束语
　　总而言之，学校档案管理工作是关乎到学校发展的重要工作，因此学校要给予充分的重视并采取多种手段提高电子档案管理工作的质量。电子档案是基于现代信息技术而提出的全新档案管理工作方法，能够有效提高档案管理工作质量，因此学校要重视电子档案管理的应用，保障学校的长远发展。
　　参考文献：
　　[1]田凌嫣.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用探究[J].办公室业务，2019（4）：145.
　　[2]秦凤萍.学校档案管理工作中电子档案的应用探析[J].兰台世界，2016（24）：69-71.
　　[3]侯艳琼.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[J].辦公室业务，2012（11）：91-92.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-14969793.htm