档案信息管理系统在档案管理中的应用
来源:用户上传
作者:
【摘要】随着近年来我国科学技术的快速发展，基于计算机技术形成的档案信息管理系统在档案管理中得到了广泛应用。在信息技术的推动下，档案管理向网络化、集成化方向发展，档案信息管理系统的广泛应用也给档案管理带来了新的机遇与挑战。
【关键词】档案信息管理系统;档案管理;应用
随着近年来我国社会的快速发展，人们越来越重视档案信息资源的使用，档案信息资源在社会管理中的价值也越来越高。档案信息管理系统的广泛应用更新了档案管理模式，使得人们能够更加快速准确地查阅各类档案信息，档案管理工作效率也越来越高，给人们高效利用档案资源提供了便利。
一、档案信息管理系统在档案管理中应用的意义
档案信息是对社会发展的有效记录，是人类社会发展的宝贵记忆遗产，是重要的信息资源，在整个社会管理系统中具有独特的作用与价值。随着信息技术的快速发展，档案信息管理系统被广泛应用到档案管理中，档案管理信息化建设成为档案事业发展的新趋势。在档案管理中应用档案信息管理系统具有巨大的功能优势，是传统档案管理方式无法相比的。档案信息管理系统具有检索速度快、可靠性强、查询方便、保密性好、信息保存时间长等优势，在很大程度上提高了现代档案管理水平，使档案管理由传统的人工模式向科学化、專业化方向迈进。但从目前档案管理现状来看，我国档案管理正处在数字化与人工化并行交替阶段，档案信息管理系统的功能优势没有全面发挥出来。自从档案信息管理系统作为一种新的技术手段应用到档案管理中，使传统的档案管理方式向信息化、智能化方向迈进，档案管理效能大幅度提升。
二、档案信息管理系统在档案管理中的应用方式
（一）自动编目。自上世纪90年代以来，随着计算机的普及，档案信息管理系统被广泛应用到档案编目领域，这是目前档案信息管理系统使用最广泛的一种方式。自动编目方式的形成改变了传统的人工检索方式，极大提高了档案信息资源的利用效率，在推动档案信息全面利用的基础上，使档案信息管理系统能准确地为社会各领域用户提供服务。
（二）档案自动检索服务。档案信息管理系统被应用到档案管理中的另一个主要方式是档案自动检索服务，但自动检索服务比自动编目更为先进，档案管理者可随时利用档案管理系统查询档案信息，也可以通过接入档案管理网络精确搜索档案信息。从档案使用范围的大小，可以将档案这种检索服务划分为通报式、追溯式两种;从档案信息管理系统的使用方式来看，这种检索服务可以分为问答式检索服务和批处理式检索服务，使档案检索效率大幅度提升。
（三）档案信息自动管理。根据档案资源的类型以及使用方式的不同，不同用户使用档案信息资源具有不同的目的，当涉及档案信息利用者的情况、使用方式的时候，根据档案管理手续以及档案的密级权限，档案的使用方式被称为利用登记，档案信息管理系统的应用可实现计算机系统对档案使用进行自动管理，档案信息管理者可随时借助系统查询档案的使用情况，对档案资源的损耗情况也可以详细排查，能有效把握档案的使用动态，使档案资源利用效率提升。
（四）在档案编制中实现信息自动管理。在档案编制中，档案管理者可以利用档案信息管理系统辅助完成档案编制工作，可以针对档案主题进行筛选，根据不同的主题对档案资源进行集成，使不同种类的档案资源按照专题聚类到一起，使档案资源的价值最大程度发挥出来。
三、加强档案信息管理系统应用的保障措施
在档案信息管理系统全面应用到档案管理中后，档案管理者的工作压力以及工作负担有效减轻，为了提高档案使用效率，使档案信息管理系统的效能最大程度发挥出来，要加强档案信息管理系统的应用保障，使档案信息管理系统处在最佳工作状态，满足人们高效使用档案信息资源的需求。
（一）加强档案信息管理系统的内部管理。档案信息管理系统的全面应用，使珍贵的档案资源暴露在开放的网络环境中，这将会给档案信息资源的安全带来隐患。事实上，网络中的恶意攻击无处不在，为了有效应对网络的恶意攻击，档案管理专家要加强档案信息管理系统的内部管理，要针对档案信息管理系统定期维护、定期查询漏洞，针对发现的漏洞要及时修复，要利用加密技术对重要的档案信息资源进行高度加密，在保障档案信息资源高效使用的同时，提高档案信息资源的安全性，使档案信息管理系统稳定运行。
（二）加强档案信息资源的安全管理。对于档案信息管理系统的使用来说，最重要的部分在于数据库存储的重要档案资源，防止档案资源流失与信息泄密应是档案管理者高度重视的问题。这也需要技术人员加强档案信息管理系统的安全防护，有效避免病毒侵袭。通常情况下，网络病毒的传播是依靠信息网络进行的，当档案信息管理系统感染网络病毒后，是无法通过物理手段化解的。为了保障重要档案信息资源的安全，在每部计算机中要设置防火墙，要使档案信息资源数据库与档案信息管理系统独立分开，当用户查询时必须具备一定权限才可获取档案资源，这样能全面保障档案信息资源的安全，提高档案信息管理系统的有效性。档案信息管理系统是满足档案高效管理以及便捷使用需求的计算机系统，对提高我国档案管理信息化水平有着重要意义。这也需要档案管理人员加强档案资源的防护意识，在档案使用每个环节、流程中做好档案的安全保护工作，防止重要档案信息资源泄露，使档案信息管理系统高效稳健运行。
四、结语
信息技术快速发展使利用计算机进行档案信息管理成为了可能，档案信息管理系统的应用建设减轻了档案管理人员的工作负担，使档案资源利用效率得以提升，不仅提升了我国档案管理信息化建设水平，也使用户获取查询档案更为便捷，使档案资源得到科学利用。
【参考文献】
[1]左永艳，安建梅.融媒体视域下的档案管理模型建构[J].山西档案，2018（06）：20-22.
[2]蔡梅玉.事业单位档案管理规范化的分析[J].经贸实践， 2018（19）：233-234.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-14933238.htm
