电子政务系统中的档案管理
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摘要：现阶段，我国已经全面进入互联网时代，很多传统行业开始与互联网技术进行积极的融合，并且对互联网的整体依赖程度也变得越来越高。对于政府信息化管理工作来说，在实际展开的过程中更是离不开互联网系统对其进行支持。与此同时，由于互联网技术的高度发达，使得信息的共享程度有所能加，电子文档在方便使用的情况下，也存在着一定的问题，由于互联网的解放，有时候，在没有使用人员的准许之下，很多电子文档可以被阅读以及传输，在这过程中还经常会出现文档内容丢失以及泄漏的情况，从而给使用人员带来了很大的风险。本文对电子政务系统中的档案管理中存在的问题进行了分析，并且给出了相关的解决方案。
关键词：电子政务;系统;档案管理
电子政务是政府展开工作的一种方式，主要是利用通信技术以及网络技术来完成一些数据的整理、搜集以及分析，电子政务的运行并不会受到时间以及空间的限制，是政府以及相关部门对人民进行服务的一个重要途径。为了有效的适应现阶段发展的环境，要对电子政务工作展开的实际情况进行精准的把握，保证相关档案管理工作的整体质量[1]。
一、电子政务系统档案管理的现状
在21世纪初期，电子政务的概念才开始正式形成，我国国家质检部发布了《电子文件归档与管理规定》，其中对电子文档有了更加明确的定义，其主要是指在设备上生成的、主要以计算机或者光盘为信息数据载体的形式叫做电子档案，可以在计算机等数字设备上进行浏览。现阶段，电子政务系统在我国地方政府的应用已经非常广泛，并且取得了较为理想的效果。为了更进一步促进我国电子政务工作的展开，从而为人民提供更加优质的、快捷的服务，这就要求电子政务工作在实际展开的过程中还要进行不断的创新以及突破，要坚持不懈的进行探索，从而保证电子政务档案管理系统的发展一直处于进步的状态。电子政务系统中的文档与传统的电子文档相比较，有很多不同的特征。首先，电子政务系统当中的文档具有较强的独立性，在实际应用的过程中是通过网络数据传输的方式来进行数据传递的，这种数据传输方式更加方便快捷，并且在很大程度上保证了数据传输的精准性，并且每个电子文档都有较为固定的储存位置，这些数据信息一旦储存之后，并不会因为载体的改变而发生改变[2]。其次，可以充分的利用与计算机有关的设备，但同时也存在着一定的安全隐患，在很多时候这都是不可避免的，电子政务的任何操作都离不开计算机的支持，由于对计算机有较强的依赖，从而会引发一些安全问题，计算机的登录是没有限制的，任何人都可以进行登录，这也在很大程度上导致了一些重要的数据信息可能会出现被串改或者复制的情况，这些问题都是不可忽略的。在进行计算机操作的过程中，由于计算机的硬件设备以及操作系统经常会出现不匹配的情况，这就会在一定程度上导致电力档案的储存出现问题，很有可能造成已储存数据信息的丢失。
二、电子政务系统中档案管理存在的问题
（一）技术水平有待提升
电子政务系统在我国应用了很长一段时间，系统在实际运行的过程中主要特点表现为频率较高，但是对于档案管理来说，需要有较高的安全性，业务部门在对数据进行管理的时候应该提升其安全性。但同时，安全性得到提升之后，可能会导致档案部门不能够第一时间找到所需要的档案，从而会在一定程度上影响到整体工作展开的进度[3]。
（二）对安全性的保障还存在着一定的缺陷
现阶段，我国的电子信息技术已经非常发达了，在实际应用的过程中，还是难免会出现一些问题，问题是多方面的，但是其中最为主要的问题就是安全问题，如果系统的安全性没有达到标准要求的规定，再加上有些时候人工的操作会出现失误，还有可能出现分工不明确等等问题，这些都属于人为的因素。此外，还有可能会受到一些不可控制因素的影响，例如地震以及火灾等等，这些都会在一定程度上导致档案的安全性受到威胁。
三、电子政务系统中档案管理问题的解决措施
（一）不断完善档案的管理制度
对于电子政务系统中的档案管理工作来说，管理制度是非常重要的，在平时应该做好有针对性的防预工作，通常情况下，要在问题还没有发生的时候就展开预防，这样往往能够起到较为理想的效果[4]。因此，要不断完善档案的管理制度，在档案使用的过程中经常会遇到一些突发状况，当管理制度得到规范以及完善之后，在工作的过程中就不至于手忙脚乱，对于各个环节步骤有自己较为明确的看法，并且可以对细节有一个较为精准的把握，俗话说：没有规矩，不成方圆。对于一个单位来说，如果没有较为完善的规章制度，单位在运行的过程中就会成为一盘散沙，对于电子档案的管理来说也是如此。同时，在进行电子档案管理制度建立的时候，要使档案具有一定的灵活性，可以根据不同的情况来进行建立，从而使其适应不同的环境。
（二）加强场地的建设
加强场地建设是非常关键的，很多天灾人祸往往是人力不可抗拒的因素，在对其进行预防的时候，应该抓住重点，很多自然灾害都对人们的生活照成了极大的负面影响，自然灾害发生的概率很低，但是并不代表不会发生，所以要注意对场地的建设，要在室内设有坚固的场地，并且要注意灭火器摆放的位置，这是非常关键的一点，一旦有火灾出现的时候，方便对其进行第一时间的处理[5]。只有这些还是不够的，还要定期对线路进行检查，防止线路老化的情况出现，一旦线路出现老化的情况，很容易引起電路自燃，为了防患于未然，应该充分重视起问题的严重性。
结束语
综上所述，现阶段，我国的电子政务还在不断的发展阶段，随着时代背景的改变，其整体的工作流程也发生了很大的变化，电子政务活动的很多文件以及档案内容都有所改变，对于档案管理队伍来说，还应该不断的提升自身的专业素质，从而使我国的档案管理事业可以健康平稳的发展。
参考文献：
[1]蔡秋华.电子政务系统中的档案管理探讨[J].卷宗，2018，14（5）：97.
[2]吴佳怡.电子政务系统中档案管理的运用[J].新智慧，2018，23（7）：68-69.
[3]孙慧东，李静.电子政务系统中的档案管理[J].卷宗，2017，6（26）：33-33.
[4]宿昊.电子政务系统中的档案管理问题与思考[J].办公室业务，2017，17（24）：183.
[5]张培明.电子政务系统中的档案管理问题与思考[J].中文信息，2017，11（5）：33.
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