浅谈大数据时代下的高职院校档案管理研究

来源:用户上传      作者:

　　【摘要】随着科技水平的提升，信息技术得到飞速发展。大数据时代应运而生并且以汹涌磅礴之势席卷整个人类社会，给各行各业都带来了深刻的变革。高职院校同样也受到了这种冲击，在教育教学、科研管理等方面都在进行变革、创新和优化，与此同时大数据时代给高职院校档案管理工作也带来空前的机遇和挑战，如何利用大数据带来的技术优势来优化档案工作是高职院校面临的课题。本文就大数据时代下的高职院校档案管理展开探讨。
　　【关键词】大数据时代;高职院校;档案管理
　　
　　从现阶段来看，我国大部分高职院校的档案管理工作都尚有提升的空间，档案管理制度不够健全，档案管理工作者能力较低等问题比比皆是。为了解决这些问题带来的负面影响，在今后的发展中工作人员应该尽可能的利用大数据技术，对档案管理进行调整和改进。
　　一、大数据背景下高职院校档案管理工作中存在的问题
　　（一）工作模式落后
　　高职院校档案工作较本科院校起步晚，基础差，底子薄。许多学校的档案管理工作仍然停留在传统的纸质时期，以手工操作为主，工作量大且效率不高。一些学校开展了档案信息化建设工作，但也只是停留在利用单机进行档案收集、保存和搜索等初级浅表层面，没有利用信息技術和大数据技术来挖掘档案数据背后的价值，而大数据时代用户对档案利用有更高的要求，他们需要更加快速、准确的个性化服务，这种需求超出了档案部门实际所能提供的，致使高职院校的档案工作无法适应大数据时代用户的新要求。
　　（二）管理工作方法落后
　　很多高职院校依然在档案管理工作中存在漠视社会因素、忽视教育环境、缺乏条件平衡等表象和问题。从深层次来看，这是高职院校档案管理工作方式方法落后于大数据时代的集中体现。不能建立起大数据平台下的资源库、数据库和信息库，难以对高职院校档案管理工作进行系统再平衡和结构再优化，致使在高职院校档案管理工作中产生了方法陈旧、模式落后等问题。同时，高职院校档案管理工作仍然以人工、机械的方式进行收集、加工和归档，为高职院校进行档案管理工作的创新和变革带来了结构上和实质上的阻碍。
　　（三）档案管理制度落后
　　高职院校往往办学历史复杂，多是由几个中专合并而来或是由行业办学转制而来，原来的档案管理水平较差，缺少相关的档案规章制度。即便有档案规章制度，也多是照搬本科院校，适用性较差，而且多年来并未针对大数据时代档案管理出现的新问题进行调整，出现了档案管理制度滞后、真空的现象，对大数据时代档案管理的指导性和约束力较差。
　　二、大数据时代高职院校档案管理工作的发展策略
　　（一）强化档案管理重要性宣传
　　想要提升高等职业院校的档案管理工作质量，就必须要做好档案管理宣传教育工作。第一，高职院校档案管理方面的主管领导必须要充分认识到档案管理的重要意义，将档案管理的意义宣传开来，让每一个与之有关的工作人员都能认识到其重要性。尽快将过去的错误思维摒弃，建立合理科学的档案管理体系，着力于增强档案管理的效果。将档案管理室作为学校发展历程的珍藏之处，让广大师生能够以档案管理室为汇集点，充分了解学校的发展趋势和过往事迹。
　　（二）创新工作模式
　　大数据技术渗透到了社会的各行各业，档案工作也应该借助大数据时代带来的技术变革来推动自身的发展。最显著的变化就是要利用大数据技术对档案资料和信息数据进行全面收集、整理和加工，改变传统的手工、机械化管理模式，建立起数字化、信息化档案管理的新模式，使得高职院校档案工作在大数据时代获得新的动能和生命力，同时要利用大数据平台，充分挖掘数据背后的价值，从目前有用的数据和知识中挖掘出潜在的可能有用的信息和知识，为用户提供高效、准确的档案信息服务，提高用户的满意度，满足大数据时代档案用户的个性化需求。
　　（三）创新大数据技术条件下的档案管理新方法
　　第一，高职院校档案管理工作的创新应充分考虑到社会环境、教育环境、技术条件和经济条件等方面的特点和情况，将大数据技术、模块化建设、资源库建设引入到高职院校档案管理工作之中。第二，将现有档案工作与现代管理思想进行平衡、优化和整合，创建起适应大数据时代的数字化、标准化的高职院校档案管理工作新方法。要利用大数据技术的基础优势详细规范高职院校档案管理工作的各主要内容和各工作环节。第三，通过系统建设构建高职院校档案管理工作的数字化指导调控平台，强化高职院校档案信息的收集、加工、整理和归档，在机制上和基础上打造高职院校档案管理工作的新模式。
　　（四）建立健全档案管理制度
　　建立健全档案管理规章制度是高职院校档案管理工作的必要条件。在大数据时代的背景下，要加大数字档案管理制度的创建和完善工作。针对档案管理制度滞后、电子档案管理规范真空的现象，高职院校应该以国家有关档案工作的法律法规，结合学校实际，因地制宜，建立起科学合理、操作可行的档案管理制度。同时要根据档案管理工作出现的新问题及时对制度进行补充和完善，增强适用性和指导性，不是一劳永逸、一成不变的。
　　（五）做好系统维护与更新工作
　　计算机技术的快速进步，使大数据和云计算开始走进了人们的日常生活，并且为人们的工作带来了新的便利，在今后的高等职业院校档案管理中，应该有意识的提升数字化档案的精准性，对档案信息的变动进行及时的记录。除此之外，还需要积极引入新的信息化管理系统，通过更加高效的管理系统实现档案管理高效化目标，定期对目前应用的信息管理系统进行升级和更新换代，同时聘请专业人员负责信息化档案管理系统的日常维护，保证大数据时代下档案管理工作能够与时俱进，取得新的突破。
　　（六）加快档案信息化建设进程
　　在大数据时代，高职院校利用现代化信息技术开展档案工作已经是大势所趋，档案信息化建设顺应了时代和社会发展的需求，能够有效实现档案信息网络化服务、档案规范化管理和档案资源共享。首先要构建档案管理系统，积极引进符合学校档案工作实际的档案管理系统，实现与其他部门信息系统的融合和对接，更要实现智能分类、自动化搜索和查询等功能。其次做好档案信息的开发利用工作。大数据时代，档案管理要向数据分析方向发展，利用信息技术、大数据技术分析、抽取档案数据，获得有价值的信息和知识，由传统的提供数据和文件转向提供知识，来满足大数据时代档案用户的信息需求。
　　三、结语
　　综上所述，目前党和国家对高等职业院校的发展提出了更高的要求，这无疑是高等职业院校各项工作进步的重要契机，同时也会给现存的一些管理方法带来挑战。档案管理是高等职业院校各种管理工作中最基本的一种，其管理效果关乎到学校校史的完整性也关系着档案数据的安全性，因此我们必须要对管理模式进行创新，保证档案管理的最终效果。
　　参考文献：
　　[1]李彦.大数据时代高校档案管理优化的路径探析[J].云南档案，2016（11）.
　　[2]贾俐研.大数据时代高职院校档案管理模式初探[J].办公室业务，2018（11）.
　　[3]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2016（6）.
　　[4]贺雯.大数据时代下的高职院校档案管理研究[J].人力资源管理，2017（7）：79-80.
　　[5]魏晓琳，祝彩凤.大数据时代高职院校档案服务新模式探析[J].城建档案，2017（2）：102-103.
　　[6]赵珺.大数据时代高职院校档案信息化建设研究[J].档案与建设，2016（12）：161-162.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-14969857.htm