大数据支持下档案管理体制改革研究
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摘要：随着信息技术的进步，大数据应运而生。在大数据支持下，冲击着整个世界，改变着人们的工作方式、生活方式、思维方式。与此同时，对学校档案管理的能力与水平进行全新的考验。对此，本文着重分析大数据的特性，论述大数据支持下档案管理体制的变化，明晰大数据支持下档案管理体制改革的必要性，提出大数据支持下档案管理体制改革的策略。
关键词：大数据;档案管理;体制改革
中图分类号：G271 文献标识码：A
随着信息技术的发展，大数据时代己经来临。在大数据支持下，各行各业认识到大数据运用的迫切性、必要性、重要性。与此同时，大数据也为学校档案管理体制带来新的发展路径，例如：云计算、云存储等技术在学校档案管理中运用日渐突显。大数据背景下，互联网技术的运用，会为学校档案管理注入新的活力，推进传统档案管理体制的延伸，进而实现档案管理的信息化、智能化。对于学校管理而言，借助互联网平台在大数据中挖掘重要的档案信息，有助于提升学校管理模式。可见，在大数据支持下，探究档案管理具有一定的意义。因此，学校应该及时转变档案管理思维，有效地运用大数据，进而提升档案管理能力。
1大数据的特性
随着计算机技术的快速发展，人们迎来了大数据、云计算、物联网时代，特别是大数据对信息技术的处理形式，受到当代人们高度的关注。大数据具有以下几方面特性：一是数据量大。大数据中的数据信息庞大，是人们无法想象与预料的，其包含多元化、丰富的信息资源，满足人们对信息资源获取需要;二是速度之快。随着4G的生成，大数据生成与处理数据信息超快;三是价值性。即大数据价值密度较低，由于大数据信息生成快速，有效信息与无效信息错综复杂，因此，数据价值较低;四是多样性。数据涵盖多样性，数据的种类多样性，数据的形成多样性等。总之，大数据具有信息量庞大、多样性等特点，在海量的信息中，借助大数据处理技术，能够分析潜在的数据规律，为事物发展提供有效的信息保障。将大数据运用到档案管理中，有助于提升档案管理质量。
2大数据支持下档案管理体制的变化
2.1档案数据资源体系的变化
档案记录着一个学校的发展历程，档案资源越多，越能够体现档案部门的价值。同时丰富的档案资源，也是学校走可持续发展道路的保障，更能够凸显社会发展中学校地位。可见档案管理对学校发展的重要性。大数据支持下，信息资源呈现爆炸式，学校将传统纸质档案管理归纳到大数据中，其会随着时间的推移，不断地得到拓展与丰富，档案会越来越多，并且档案数据的来源越来越广泛，内容越来越丰富。可见，大数据背景下，档案资源体系从以往纸质演变成电子模式，有助于档案部门更好地储存档案。
2.2档案安全保障体系的变化
档案记录一个学校的发展历程，档案安全保障体系，能够更好地确保档案安全管理。可以说，档案安全管理高于一切。大数据支持下，档案数据信息量大、种类繁多，档案部门借助大数据处理技术较快，这都对传统纸质档案管理形成一定的挑战与压迫。因传统纸质档案在管理方法、保存形式、安全保密上都面临一定的挑战，而档案管理借助大数据，能够进一步确保档案的安全保障。
2.3档案管理服务体系的变化
学校档案部门针对档案开展相关的管理工作，主要是提取历史档案记录，为学校领导人、教师、学生提供服务。而大数据时代的来临，档案管理服务体系发生了变化，从以往单一的服务模式转变成多元化发展方向，即大数据档案管理服务对象发生了改变。例如：开展线上线下档案管理服务模式，提升档案部门档案管理质量，进而满足学生、学校领导、教师、社會大众对学校档案管理服务的需要。在此档案管理服务中，不仅能够让外界更好地理解学校发展进程，还能够吸引一些优秀的教师、学生慕名而来，增强学校知名度，进而提升学校办学特色。
3大数据支持下档案管理体制改革的必要性
3.1满足社会发展需要
随着社会经济的不断发展，构建智慧城市己经成为城市发展的基本需要。学校是城市中的重要一部分，在此背景下，对学校档案管理提出更高的需要。大数据支持下，档案管理工作应该与时俱进，接受大数据技术、云计算技术，构建智能化、数据化、信息化档案管理模式，使档案管理满足学生发展需要、学校办学需要、社会发展需要，进而提升学校档案管理质量。
3.2优化档案资源管理
大数据支持下，需要对传统档案管理进行整合，借助云存储、云服务模式将传统档案管理模式纳入到大数据中，进而促进档案管理的进一步发展。由于传统档案管理是纸质的，从存储方面而言，纸质的档案会随着时间的推移，出现一定的损坏，出现泛黄、虫蛀等现象，甚至会因为水火灾难，将纸质档案毁于一旦。档案管理是学校发展的保障，如果出现损坏，会为学校管理带来一定的困难。而大数据支持下，能够进一步确保档案管理的安全，将档案资源与信息技术相融合，以电子模式融入到电脑中。这样的储存方式即使放到很长时间也不会损坏，同时如果真的发生意外，还有备份，优化档案资源管理模式，进而提升档案管理成效。
3.3提升档案管理人员工作效率
传统档案管理由于是纸质的，存放的空间较大，在查找档案中会耗费大量的时间。虽然传统纸质档案管理都被档案管理人员编排成序号，便于管理与查找，但如果要想查找很多年以前的资源，并且这些资源不常被打理，就会耗费档案管理人员很长的时间，加重档案管理人员本就繁忙的工作量。而大数据支持下，借助互联网平台，搜索相关的档案名，会立刻呈现在档案管理人员面前，不仅节省档案管理人员工作时间，还能够为档案人员提供有力的信息保障，进而提升档案管理人员工作效率。同时，档案管理人员在查找档案后，借助QQ交流软件能够发送给对方，并且能够将一个文件发送给多人。而传统纸质的档案管理没有这样的功能，因此，学校应该借助大数据，实现档案信息化管理模式。
4大数据支持下档案管理体制改革的策略 4.1构建档案数据平台
构建档案数据平台，是创新档案管理模式的第一步，只有做好准备工作，才能够进一步实现档案管理体制的信息化模式。随着学校办学规模的拓展，学校的档案数据也在随之增加，面对如此多的档案，如果还停留在纸质管理模式中，不仅所占用的管理空间较大，还会为档案管理人员增加徒劳的工作，使档案管理人员整体忙碌在找档案工作中。因此，大数据支持下，应构建档案数据管理平台，转变档案管理模式。例如：构建档案信息平台、电子文件管理系统等，这些都是通过大数据的运用而构建成的。在档案信息平台中，设置资源共享渠道，进而提升档案管理质量。同时，将传统纸质档案管理纳入到大数据中，实现传统纸质档案管理信息化模式，进而使档案部门为学校发展提供有价值的信息资源。
4.2增强档案资源共享能力
大数据档案信息化管理是一项系统性工程，而增强档案资源共享能力，是细化大数据档案信息化管理的重要措施。一是学校应有效地运用大数据处理技术，结合多种方法实现大数据档案信息的网络化管理，为档案信息化管理模式创设良好管理环境，进而构建信息化档案管理体制。通过构建大数据档案管理体制，能够确保学校各个职能部门信息的相互整合，提升数据档案信息的管理水平。二是学校应该与时俱进，及时更换计算机、交换机、扫描仪等设备，构建单独的档案信息化管理服务器，安排专业化维修人员维护该服务器，进而促进档案的及时保存与更新。三是在信息多元化环境下，学校要购买先进的信息管理软件，通过数据信息来源、数据信息格式构建完善的信息平台中心。同时应该加强档案信息资源共享能力，设置档案信息权限，进而便于档案管理人员查询、访问档案信息。
4.3增强数据档案安全机制
增强数据档案安全机制为：一是运用保密技术，对数据档案进行加密，设置必要的权限，使其不能够被他人破解。二是运用证书式数字签名技术，对档案文件签名进行加固，防止档案被泄露。三是加强防火墙，使学校档案管理系统不受他人侵害，进而加强档案安全保护机制。其四，采用电子档案监控技術，加强对档案的实时监控，进而确保数据档案的安全。
4.4提升档案管理人员综合素养
档案管理实现信息化管理模式，需要学校构建一支优秀的档案管理团队，进而才能够促进档案信息化管理模式的开展。大数据支持下，档案管理人员不仅需要具备专业化能力，还应该具备一定的信息素养，能够灵活地运用信息技术开展档案管理工作，进而增强档案管理人员业务能力。学校应为档案管理人员开展相关的培训工作，根据档案信息化管理工作形式，为档案管理人员开展针对性的培训工作，鼓励档案管理人员融入到培训工作中，增强档案管理信息素养，进而使档案管理人员更好地运用信息技术开展档案管理工作。同时，在培训工作中，应该加强档案管理人员相关法律意识的培养，增强档案管理人员职业素养，使档案管理人员科学合理地管理档案。此外，档案管理人员应该与时俱进，开展自学模式，提升自身信息技术运用能力，例如运用微课、慕课等，自主学习相关档案管理知识。
5结束语
综上所述，丰富的档案资源，是学校走可持续发展道路的保障，更能够凸显社会发展中学校地位。大数据支持下，学校档案管理应与时俱进，有效地运用大数据，构建大数据档案管理模式，提升档案管理人员综合素养，实现档案信息共享模式，进而增强档案管理人员工作质量。
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