强化四个意识 发挥兼职档案员应尽职责

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　　【摘要】档案工作是高校重要的基础工作之一，也是衡量高校管理水平的重要标志。在档案工作中，兼职档案员负责学校各职能部门和二级学院档案材料的收集、归档和临时管理，为学校档案馆提供最基本的归档材料，对保证档案材料的完整性、系统性具有决定性的作用，是学校档案工作的重要组成部分。
　　【关键词】强化四个意识 兼职档案员 应尽职责
　　
　　一、兼职档案员要牢固树立四个意识
　　一是强化责任意识。档案工作是一个非常繁琐而细致的工作，尤其是档案资料的收集更是一个漫长的过程，这要求兼職档案员除每天完成自己承担的工作外，还要时刻注意对文件资料进行收集，并要注意材料的连续性和齐全性。档案工作的性质决定了作为档案员要有正确的工作态度和责任心、义务感。各个部门兼职档案员的工作态度和责任意识的高低也直接关系到学校档案工作的质量。我们应该本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的责任意识开展档案工作。
　　二是增强协调意识。每个部门的档案工作是由部门档案工作负责人、档案员、立卷人共同完成。一卷档案从开始收集材料到最后装订完成，经历了立卷人的整理立卷，档案员的分类编号、录入装订，负责人的检查审定。要完成好本部门的档案工作，兼职档案员作为承上启下的关键一环，必须将协调意识贯穿始终，协调好人员的分工配合、立卷员的进度，加强与督导员的沟通，及时反馈意见。这就要求兼职档案员要善于把握分寸，协调各方，架起一座理解信任、配合协作的桥梁，努力形成齐心共抓、和衷共济的良好局面。
　　三是建立规范意识。档案是原始记录，是历史的真凭实据。做好档案工作，是每个档案工作者的责任和义务，同时，也是《档案法》的明文规定和要求。不能因个人认识的偏差影响档案工作，这就需要在工作中树立规范意识，通过建立相应制度和规范的程序，保障各立卷员、档案员的工作质量。在这方面，学校档案馆建立的立卷归档工作规范、立卷归档流程等，就是我们开展档案工作的重要依据。在此基础上，各二级单位也可针对工作实际建立起符合自身档案工作的流程，便于工作的开展。
　　四是不断深化学习意识。档案工作是一种专业性很强的工作，没有一定的档案专业知识，就难以开展档案工作。尤其是归档范围、立卷原则的把握，对每个档案人员来说都是十分重要。而各单位的档案员、立卷员大多是兼职，平时各自都有很多岗位职责内的业务工作，档案工作不是日常熟悉的工作，就不可避免的会有所生疏的地方。这就要求我们要不断深化学习的意识，通过自觉学习《档案法》及有关档案业务的规章制度，向书本学、向老档案员学、在档案工作实践中学，做到学用结合，努力提高自己的档案工作业务技能。
　　二、抓好各个环节，充分发挥兼职档案员的作用
　　一卷档案的完成基本上分为资料收集、整理立卷、编制档号、录入系统、案卷装订、档案移交等环节。各环节如何开展，各单位也是各有异同。
　　（一）资料收集环节
　　兼职档案员一般也是本部门的文管，在资料收集环节，可以从以下方面发挥作用：一是每天关注本部门收入、转出文件，了解部门内各内设机构处理的事宜，及时提醒各室立卷员做好资料的收集。二是建立随时收集、一事一立的良好习惯，在平时工作中，每件事项准备一个文件夹，在事项处理过程中，需要规档的文件及时按时间顺序收入文件夹，从而减少集中整理立卷的工作量。三是针对目前信息化办公的特点，在撰制的公文校对后，及时从办公信息系统中打印定稿与印制的正式文件同时收集保存。
　　（二）整理立卷环节
　　作为部门的档案员，首先每年根据工作安排拟定一个较为集中的整理立卷时间段，一般为3月至5月，要求各室立卷员及时对上年度收集的档案资料进行整理立卷。第二是从办公信息系统中查询出上年度的上级来文，领取原件，分发给相应立卷员正式组卷。第三是及时对立卷员明确立卷工作的要求，每年将立卷的原则、程序和需要立卷员完成的工作整理后发给每位立卷员，既是对整理立卷工作的提醒，也是进一步学习和熟悉档案业务知识。第四是加强对立卷员的督促，把握整体的立卷进度。整理立卷环节是整个流程中最重要的环节，此环节能否顺利开展，关系的档案工作是否能按时、保质、保量完成。
　　（三）编制档号环节
　　立卷员完成立卷后，就交由兼职档案员统一进行整理，编制档号。首先档案员从办公信息系统中将上级来文和本部门发文的目录打印出来，对立卷员的立卷情况进行核查，查看需要规档的文件是否都已立卷。第二是按照档案类目、保存期限对所以案卷统一进行编制档号。第三是联系学校档案馆督导员，邀请督导员对所有案卷立卷情况进行检查，及时发现问题，及时敦促立卷员整改。
　　（四）录入系统环节
　　可以将编写页号放在录入档案管理系统之前，这个环节工作量较大而繁琐，但不需要太多的档案业务知识，只要前期立卷工作到位，这个环节只需要简单的填写页码、按照卷名、文件名等录入即可。所以在这个环节，档案员可以采用学生助管协助开展工作。作为兼职档案员首先要对学生助管进行统一培训，讲解工作内容、程序和注意事项。第二随时检查档案管理系统中的录入情况，尤其是页（件）号、分数量是否符合，文件编号、附注等是否遗漏，文件级目录是否齐全，发现错误及时更正。第三及时与督导员保持沟通，录入工作的正确率也就有了更高的保障。
　　（五）案卷装订环节
　　流程走到这个环节，档案工作也大部分已经完成。在这个环节也主要是由兼职档案员指导学生助管打印案卷目录、去掉订书钉、打孔穿线等。在打印案卷目录的同时，可以将所有案卷的目录导出，分发给相应立卷员，这样便于在工作中随时查找档案，提高档案的利用效率。
　　（六）档案移交环节
　　首先由兼职档案员打印出移交目录，与案卷进行核对。其次将核对无误的案卷分类别、按照档案号顺序装入档案盒。第三与督导员联系，将移交目录和档案一起移交至档案馆。最后，将当年的移交目录、卷内目录等汇编成册作为资料保存，为今后的工作提供方便。
　　兼职档案员是学校档案工作中不可或缺的一个群体。我们的工作也许默默无闻，但在整个档案工作中的作用却也是至关重要，更有着专职档案员不可替代的作用。我们应不断提高对档案工作的认识，不断提高业务素质和能力，以正确的态度和主人翁的责任心对待档案工作，为学校的改革、建设、发展提供优质服务，做出自己应有的贡献。
　　作者简介：王蔡华（1975-），女，湖北红安人，武汉大学发展规划与学科建设办公室、对口支援与合作工作领导小组办公室，研究方向：高等教育管理、社会医学与卫生事业。
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