高校常见财务报销业务中存在的问题及应对策略
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作者:高晶
【摘要】 近年来，随着国家人才强国战略的推进，高校得到的上级部门划拨的财政资金以及所承担的科研项目数量和经费越来越多，给高校财政资金和科研经费的管理、使用带来很大的难度。同时由于高校管理部门对经费使用监管的缺失以及科研人员认识误区的偏差，出现了一些违规使用经费的现象。因此，文章剖析了高校常见九类财务报销中存在的问题，并提出相应的对策。
【关键词】 内部控制;高校;财务报销
【中图分类号】 F275 【文献标识码】 A 【文章编号】 1002-5812（2019）19-0102-03
一、高校九类常见财务报销业务中存在的问题
（一）日常业务费报销
日常业务费是为保障学校和学院正常运转、完成日常工作任务而发生的人员支出、公用支出和未完成特定工作任务和事业发展目标所发生的项目支出。在报销过程中存在的问题有：利用职务上的便利，通过签定虚假合同、虚开发票等方式，非法占有巨额公共财物;利用项目负责人和领导职务便利，以虚假发票和事项套取科研经费，并转入所控制公司。以上问题是由于支出业务相关岗位設置不合理，岗位职责不清、支出不符合相关政策与制度要求，导致单位支出不合法合规、错误或者舞弊。
（二）科研经费报销
科研经费泛指各种用于发展科学技术事业而支出的费用。科研经费通常由政府、企业、民间组织和基金会等通过委托方式或者对申请报告的筛选来分配，用于解决特定的科学和技术问题。在报销过程中存在的问题有：通过各种虚假票据，从高校科研经费中套取资金，常用手段包括使用亲友和学生的国内火车票和住宿费、在学校周边的打印复印装订费、给学生和校外专家劳务费、外出旅游租车费以及虚构网站开发费等。
（三）会议费报销
会议费，是指单位为执行公务或开展业务活动召开会议所发生的一切合理费用，主要有场所租用费、资料费、交通费、进餐费、住宿费等，是公用经费支出的重要组成部分。在报销过程中存在的问题有：在专项项目中列支无关人员会议费、考察费等;通过列支会议费、餐费、住宿费等方式，将套取资金（主要为科研经费）用于有关支出，结余资金形成“小金库”;利用公款组织旅游并报销等。
（四）高校公务招待报销
公务接待费是指出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示汇报工作中发生的接待费。违反公务接待管理规定，超标准、超范围接待;接受可能影响执行公务的宴请;通过虚列会议费、培训费、维修费等方式报销吃喝费用，或者以项目资金等专项经费支付吃喝费用;公款安排与公务无关的宴请，特别是在单位内部食堂、培训中心以及农家乐、“一桌餐”隐蔽场所公款吃喝问题。
（五）高校设备费报销
仪器设备是高校办学的基础条件，是保障学校教学管理正常运行的前提，是学校开展实践教学的基本保障，因此一般高校都会投入大量资金购买相关仪器设备。在此过程中存在的问题有：在采购设备、仪器过程中，收受厂商给予的好处费;利用其负责教学科研设备采购、验收的职务之便，收受设备商贿赂等。
（六）高校劳务费发放
劳务费，即个人所得税中的劳务报酬是指个人独立从事各种非雇佣的各种劳务所取得的所得。在报销过程中存在的问题有：借用他人身份证办理银行存折，以“校外劳务人员”的身份冒名领取劳务费，将领取的科研经费据为己有;利用职务上的便利，单独或指使他人采取虚开发票方式套取公款等。
（七）高校奖助学金发放
国家奖学金的奖励对象要求学科成绩优秀、并且全面发展的学生，国家助学金包括国家励志助学金和国家贫困助学金。在报销过程中存在的问题有：克扣、挪用国家奖助学金，将助学金用于抵作学生学费等。
（八）高校科研奖励经费
科研奖励包括论文奖、著作奖、项目奖、获奖成果奖、专利和成果应用奖，目的是为了调动科研工作者的积极性，提高高校科学研究水平。在报销过程中存在的问题有：通过委托他人私刻公章、制作假公函;通过虚列支出、提取教师考核奖励、科研奖励等方式，违规套取资金用于设立“小金库”;滥用职权，在形式审查中隐瞒、偏袒，让不符合条件申报者通过审查;利用职权，对学术成果审核等环节违规审核、复核。
（九）高校学术交流经费支出
学术交流活动范围包括学校举办或者承办的与学校学科建设相关的国际性、全国性或者省级学术会议，高校教职工参加在国内或者国外举办的与学校学科建设相关的各类学术会议，邀请国内外知名专家来高校进行学术交流活动。在报销过程中存在的问题有：提供的申报支撑材料不符合学术交流资助范围;滥用职权，在形式审查中隐瞒、偏袒，让不符合条件申报者通过审查;利用职权，在审核等环节违规审核、复核。
二、基于内部控制视角的对策
（一）基于报销内容及关键点，制定各方面应对细则
1.日常业务费报销中风险的应对。第一，依据财政部、财政厅以及高校科研经费管理办法、差旅费管理办法，大额资金审批管理办法，合理设置岗位，对于经费支出申请、报销审批及执行等岗位建立岗位责任制，确保业务经办与审核、审批等不相容岗位相分离。第二，依据项目和科研经费支出管理办法、公务接待费管理办法、高校会议费管理办法、因公出国出境管理办法等，建立健全支出业务各项规章制度，明确各类事项支出的开支范围和开支标准。第三，依据学校经费审批制度，分级进行审批，比如学院设立财务一支笔负责所有事项的审批，教学经费需要教学院长也要签字，必要时学院两位领导会签，大额资金必须校领导签字（基建工程款50万元及以上，设备购置款30万元及以上，图书购置费20万元及以上，单位基金10万元及以上，其他经费5万元及以上）。第四，依据江苏省国库集中收付制度、高校公务卡结算制度、高校会议费管理办法等，学校应将国家的法规政策在机关和学院范围内进行充分宣传，必要时可以定期开展培训和宣传，比如财务部门可以制作报销宣传单页，放置在财务报销大厅、窗口，并发放给各个机关部门秘书和学院的科研教学秘书。 2.科研经费报销中风险的应对。第一，根据财政部、财政厅和高校差旅费管理办法，国内差旅费管理办法，劳务费发放管理办法，公务交通管理办法，合理设置审批、审核、复核岗位，明确各个岗位职责，并承担相应的责任，规范审核、复核岗位操作，对于经费支出申请、审批及执行等岗位建立岗位责任制，签字审批、审核人要对经费的真实性和可靠性负责，并承担相应的法律责任和后果。第二，依据高校科研管理相关规定，建立健全支出业务各项规章制度，明确各项支出事项的开支范围和开支标准。第三，依据学校经费审批制度，分级进行审批，学院财务一笔负责第一关初步审核，单笔金额超过5万元，分管校领导负责第二步审核签字，单笔金额超过100万元需要学校正校长审核加签。第四，建立健全支出业务各项规章制度，明确各项支出事项的开支范围和开支标准，例如专家咨询费，正高级职称每人每次不超过5 000元，副高级职称每人每次不超过3 000元，其他专家每人每次不超过1 000元。第五，学校应将国家的法规政策在学校范围内进行充分宣传和培训，定期召开工作会议，交叉检查工作，可以定期对机关和学院的科研秘书培训，宣传报销政策，介绍各位业务的报销流程和规则。第六，财务部门审核支出预算，审验票据真伪。
3.会议费报销中风险的应对。第一，依据国家和省级会议管理文件、《Y大学会议管理办法》，会议申请全流程都实行分级审批制度，教师个人组织的会议需要院领导审批，学院和学校层次的会议需要学校领导审批，学校会议费用综合定额标准为每人每天550元，其中伙食费用每人每天340元，住宿费每人每天130元，其他费用每人每天80元，符合调剂使用的可以调剂使用，但不得超标准报销。第二，会议严格预算和决算制度，对支出进行严格审核，不符合预算的不予以报销，不报销旅游费、考察费，不报销高档烟酒和总统套房等高规格住宿费。第三，依据《Y大学会议管理办法》《公务出行、住宿、用餐、会议管理等规定摘编》，建立健全会议管理的各项规章制度，明确会议举办规模和标准，以方便经济原则为主，不能选择景区高档酒店，不超标准、超规格办会，严禁虚列会议费、考察费和旅游费，加大宣传、发放《公务出行、住宿、用餐、会议管理》等规定摘编。
4.公务招待报销风险的应对。第一，依据《Y大学公务接待管理规定》《公务出行、住宿、用餐、会议管理等规定摘编》，建立健全公务接待各项规章制度，明确公务接待的范围和标准，公务接待用餐地点不得使用高消费餐饮场所，菜肴以家常菜为主，不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴，不得提供香烟或者高档酒水，接待对象10人以内的，陪餐人数不得超过3人，超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一，接待住宿原则上以标间为主，不得超标准安排接待住房，不得额外配发洗漱用品，会议会场布置要简朴，不摆放花草、香烟盒水果，不安排茶歇。第二，依据学校经费审批制度、《Y大学公务接待管理规定》，公务接待全流程实行分级审批制度，对接待全过程进行监督，审计处应对公务接待费用进行审计并加强对校内接待场所的审计监督，纪检监察部门应加强对公务接待违规违纪行为的查处。第三，财务部门审核支出预算，审验票据真伪，注意审核经济事项的真伪性和票据的合规性。第四，依据学校经费审批制度、《Y大学公务接待管理规定》，款项支付应采用银行转账或者公务卡结算的方式，不具备条件的地方以公务卡或有共同见证人情况下现金支付。
5.设备费报销中风险的应对。第一，对于设备报销未经适当审批，依据仪器设备管理和资产采购相关管理制度，明确各部门职责，互相监督，凡单价在800元（含800元）以上，耐用期在一年以上，能独立使用的教学、科研、生产、行政用仪器设备，列入固定资产管理范围，设备处经费需要设备处处长签字审批方可报销，学院报销设备时需要财务一支笔签字审批，金额超过五万元需要分管校领导审批，金额超过100万元需要分管财务副校长也要签字，金额超过200万元需要校长审批。第二，对于付款流程风险，依据仪器设备管理和资产采购与财务相关管理制度，财务部门付款审批相关流程，严格把关，对申请报告和相关资料，审核签字。
6.劳务费发放中风险的应对。第一，依据《Y大学绩效工资实施办法若干补充意见（试行）》，各部门严格遵守学校规定，对劳务费和评审费的真实性把关，对发放的内容审核，防止出现不符合规定而发放以及超出额度的发放，建立审查岗位责任制。第二，依据上级及学校有关制度规定，建立健全劳务费、评审费发放业务各项规章制度，明确劳务费、评审费发放的开支范围和开支标准，以国家社科基金为例，劳务费的支出总额，重大项目的支出不得超过项目资助总额的5%，其他项目不得超过项目资助额的10%。支付劳务费的人员须是非课题成员和无工资收入的课题组成员，不允许有工资收入的课题组成员及项目管理人员在项目中提取劳务费。第三，依据学校经费审批制度，分级进行审批，项目负责人初审，学院财务一支笔负责第二道审核，大额资金分管财务的校领导第三道审核。第四，学校应将国家的法规政策在学校范围内进行充分宣传和培训，制定经费报销业务指南和报销小贴士，以及违规报销的以往案例警示录。
7.獎助学金发放中风险的应对。第一，对于个别项目中存在名额多余现象，可能会造成利用空余名额套取资金的行为，依据奖助学金管理办法，完善审批制度，慎重讨论、严格审批程序和复审程序，完善监督渠道，一经发现，立即处理。第二，对于审核和汇总、公示过程有可能出现舞弊，依据奖助学金管理办法，增加监督程序，发挥审计监察部门监督作用，畅通公示意见反馈渠道。第三，对于制作酬金发放清单过程可能出现舞弊，财务部门应加强对于公示文件内容和酬金金额内容一致性的审核。第四，对于利用符合申请条件学生的账户套取资金，建立流程结束后的意见反馈机制、处罚机制。
8.科研奖励中风险的应对。第一，依据相关法律法规和学校制度规定，学院（部门）等二级单位科研秘书要对申报科研奖励材料审查。第二，依据学校经费审批制度，分级进行审批。第三，依据学校科研奖励规定，按照科研成果奖励相关规定严格审核申报材料。 9.学术交流经费中风险的应对。第一，依据学校相关规定，学院等二级单位科研秘书要对申报材料进行审查。第二，依据学校经费审批制度，分级进行审批。第三，依据学校学术交流经费支出规定，按照学术交流经费支出相关规定严格审核申报材料。第四，财务部门审核支出，审验票据真伪。
（二）转变监管模式，实现事前信息推送、事中适度控制、事后严格监管的会计核算新模式
首先，要将经费使用指南和报销手册发放给教师，通过对各类经费使用者开展持续性、分层次的核算业务培训，告诉教师如何合法合理地使用经费，以及违规使用经费的危害，进一步加强虚假发票报销审验和责任追究。其次，项目负责人，学院“财务一支笔”，分管领导以及审核人员要以政策制度为依据，严格把关。再次，要对违规使用经费的行为采取严厉的处罚措施或者上报纪委处理，并将处理结果公示，以儆效尤，完善财务询证、审计整改和问题线索移交机制。
（三）完善财务报销审核机制，大力推广无现金报账等多种方式
通过网上预约报销，提高报销效率，减少教师排队等候时间;建立大堂经理制度设立咨询专岗，为科研工作者减负，以实质重于形式来审核报销单据，监督并指导教师合理使用经费;设计、利用移动APP解决时空间限制，提高业务处理效率;建立高校智能报销系统，不间断采集费用支出数据，为高校管理提供技术支持。
（四）设立专职财务秘书，提高报销效率
设立专职财务秘书，并定期培训，提高服务意识，提高审核效率，持续提升经费项目管理和经费使用的规范化水平。
（五）建立部门之间相互监督、相互制衡的内部控制制度
建立各个部门之间相互监督、相互制衡的内控制度，根据项目管理和经费使用风险点编制职权目录和权力运行流程图，量化风险点，建立健全科学高效的制约和监督体系，促进学校内部治理水平不断提高。Z
【主要参考文献】
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[ 4 ] 孙惠玲.浅析高校财务报账中出现的问题及对策[J].商业会计，2016，（12）.
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