信息化背景下的人事档案管理
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【摘要】信息技术的深入发展引起了社会各个单元管理模式的变化，产生了海量的资源信息，人事档案管理也随之迈进了数字化信息化时代。目前，有必要深刻研究怎样让信息化技术更好的为档案管理服务。
【关键词】信息化 人事档案管理 措施
人事档案的管理需要大量的手工操作，但随着社会和科技的发展，先进的科学技术也为人事档案的管理带来了改革和创新，大大提高了人事档案管理的便利性。我国很多单位人事档案管理已经开始采用信息化手段。
一、信息化人事档案的内涵
信息化档案是在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。
二、信息化时代加强人事档案管理的意义所在
（一）信息化时代的快速高效性要求人事档案管理方式更加便捷。信息化时代，知识更新间隔极大缩短，对工作效率提出了更高要求。传统模式的人事档案管理已经不能适应信息化时代的效率需要，亟需实现更准确、更高效的信息化管理。
（二）信息化时代的数据海量性要求人事档案管理内容更加全面。数据是信息化时代的第一资源。对于人事档案管理而言，既需要进一步丰富和完善传统模式下的内容，更需要通过信息化手段强化内容管理。信息化时代，无纸化、信息化趋势将渗透各行各业各个领域，人事档案管理工作也不例外。这不仅有利于节约从事人事档案管理的人力物力成本，也将带来人事档案管理的平台换代和载体革新。因此，在信息化时代，必须尽快建立能够支撑和承载内容更全面、调取更快速的人事档案管理平台。
（三）信息化时代的信息渗透性要求人事档案管理安全更加可靠。信息安全是信息化时代无法回避的热门话题之一。在带来极大便利性的同时，信息的易渗透性使得信息安全问题频发，小到用户个人信息大到国家国防安全，信息安全必须得到有效保障。作为人事档案管理的特点之一，无论时代如何发展、技术如何进步，隐私机密性将伴随始终。因此，信息化的双刃剑作用不容忽视。对人事档案管理而言，必须加强信息化平台的安全系数，确保人事档案所有者个人信息的安全性、隐私性和保密性。
三、信息化人事档案管理的主要原则
（一）统一领导原则。在国家层面的档案管理中所遵循的基本原则是“统一领导、分级管理”。那么在社会各个单元也应从管理理念、制度、模式、技术标准和数据格式等方面进行协调和统一，以确保人事档案能够融入到一体化管理之中。
（二）协同效应原则。人事档案管理的相关设备将与其他部门的电子文档管理设备一起参与调配与使用，根据人事档案管理与使用的实际需求，对资源进行合理配置，这才能提升管理与利用的效率。
（三）全程管理原则。该项工作需要从文件的产生到保管、利用和报废，对其进行管理应当遵循全程管理原则。对电子文件实施生命周期管理，比传统档案管理更加复杂多变，要求各部门应当在数据传递、移交以及系统的衔接方面开展更加紧密的合作，这都是人事档案管理信息化应当注意的问题。
（四）前端控制原则。对电子文檔的生成进行前端控制和干预，确保其生成过程符合已经制定的各项制度与规范，并将这些规范性的要求融入到档案管理部门与人事管理部门自有的业务系统之中，以便对人事档案电子文件的产生与管理给予相应的指导。
四、提高人事档案管理信息化水平的措施
（一）建设信息化数据库。首先，通过专业的档案管理人员实时编辑纸质档案详情，明确相关内容字段，逐步实现档案材料的数字化建设。其次，在编辑人事档案信息之前，建设信息化的档案数据库，利用云存储、云计算、信息采集等先进的大数据技术实现信息的采集、导入、整合、分类等工作，真正确保编辑数据与纸质档案的一致性，避免遗漏、错误等状况。最后，建立访问档案材料的具体界面，主要表现为两个方面：第一，前台操作系统，实行信息资料的整理与检索，具备快速简单的特点，提升查询、检索的整体效率。第二，后台操作系统，专业人员修改并完善人事档案资料，确保存储收录信息的科学性、完整性。综上，通过大数据技术建设信息化数据库，为数字化人事档案管理提供硬件基础，在人事档案管理中占据重要地位。要想有效的进行数字化人事档案管理，建设数据库是不可或缺的环节，其在存储、载入信息的同时，也能避免数据丢失等问题的出现。同时，建立信息化数据库，也为人事档案管理人员提供便捷，帮助其提升整体运行效率。
（二）采用互联网+人事档案管理系统。“互联网+”时代，以云计算、物联网、大数据为代表的新一代信息技术为人事档案的信息化管理智能化提供了更强的技术支撑。目前，互联网+人事档案管理系统，在我国很多地方已悄然兴起。发挥互联网+人事档案信息管理的优势可有效解决以往存在的诸多问题，具有现实意义。互联网+人事档案管理系统在运行过程中，将有效地发挥数字化信息管理的真实、有时效、快捷、高效、实用的优势。与以往比较，明显缩短了档案的查询和提取时间，显著提高了人事档案管理部门的工作效率，有效地规避涉密信息泄露的情况。
（三）培养专业化和技术化档案管理人员。信息化建设要求档案软硬件的及时更新和档案管理人员业务水平和素质的提高。好马配好鞍，先进的现代化档案管理设备必须匹配能较好的驾驭这些现代化设备能力的专业技术人才。此外，专职的档案管理人员，还具备着一定的政治敏感性，毕竟档案涉及保密性，这对单位安全稳定和政策的执行都颇为重要。
参考文献：
[1]姚珊.事业单位人事档案管理信息化建设初探[J].城建档案，2018（12）.
[2]满静.大数据时代事业单位人事档案工作的创新模式[J].办公室业务，2018（18）.
[3]向前.大数据时代档案管理模式创新的探讨[J].办公室业务，2018（1）.
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