平衡积分卡在高职院校内部控制中的应用研究

来源:用户上传      作者:赵慧祎

　　摘要：高职院校的持续健康发展离不开完善的内部控制体系的构建，因此内部控制的有效性成为高职院校关心的话题，而平衡积分卡从衡量内部控制有效性的重要指标——组织战略高度出发，以战略为核心分解各个层面的具体指标，通过对这些指标的控制来保证战略的实现，从而保证内部控制的有效性。同时，平衡积分卡的整体性、全面性、平衡性也与内部控制的发展相符合，鉴于此，本文试图从平衡积分卡角度出发，构造新的高职院校内部控制评价模型，促使高职院校的平稳健康发展。
　　关键词：高职院校;内部控制;平衡积分卡
　　高等职业教育已经占据我国高等教育的半壁江山，高职院校之间的竞争也愈来愈烈，而要在这激烈的竞争中立于不败之地，就必须高度重视高职院校自身的内部控制与评价。高职院校的内部控制是指在组织内部采取相应的方法、手段、措施等来保证组织既有效率又有效果的实现其目标。健全的内部控制体系，能使组织尽早发现存在的问题，并加以解决。由美国学者卡普兰和诺顿提出的平衡积分卡（balanced score card）从顾客、财务、内部过程、学习与成长等方面为高等院校实现内部控制提供了良好的思路。
　　1高职院校内部控制现状
　　1.1协同弱化，各自为政
　　随着高职院校规模的不断扩大，为更好地完成学校相关发展目标以及高效率地完成具体工作，大多数高校都已经设置了比较完善的职能部门和相应的二级院系等具体业务部门，但是由于其各自的归属不同，极易导致各部门各自为政状况的出现。一方面，随着高校权力的下放，二级院系独立性、自主权越来越高，如课程的开设、学生活动、教室管理等方面都是由院系独立进行的，这虽然增强了院系的积极性和参与热情，但过度的分权在一定程度上导致高职院校整体上控制的困难，统筹难度增加，从而导致各院系各部门之间互相推诿、权责不清、各自为政。另一方面，各部门之间常态化、规范化和良好的信息沟通共享机制的缺乏，极易导致信息资源不对称状况的出现，从而导致各部门在具体工作中协同困难，加重各自为政现象。
　　1.2力度不够，执行不力
　　目前已经有部分高校开始着手建立符合自身实际的内部控制体系，但相应的内部控制管理的力度不够，执行不力。一方面，我国高职院校引入内部控制的时间较短，工作人员对于这一新生事物缺乏准确的认识，由于长期局限在学校范围内生活，对新生的、创新性强的事物接受能力较弱，再加上高校已经有符合自身的运行机制，而新机制的推行可能被认为打乱原来的工作步骤，延缓工作进度，影响院校的正常运行，甚至有一部分人员认为新制度的实施有损于自身利益，从而采取不配合、不支持的消极对抗态度，这都在很大程度上影响了内部控制的真正落实。另一方面，专业内部控制人员的缺失，目前部分高校的内部控制人员实行的是兼任制度，且缺乏相应的专业知识和经验，这极其容易导致岗位职责不清，一旦发现问题，难以问责到人，再加上高校对内部控制宣传力度不足，知识员工并没有真正明晰该制度，导致参与不足，影响执行效果[1]。
　　1.3目标模糊，关联有限
　　為使高职院校活动更加卓越有效，就必须明确其目标，为组织的工作指明方向，使组织成为一个密切联系的有机整体。高职院校都有自己的战略目标，为实现其战略目标而制定了各个部门、各项活动的具体目标，从而使战略目标更加的具体、可操作，但是在实际执行过程中，管理层对内部控制了解不足，并没有真正的意识到内部控制的重要性，各部门具体目标的制定主要根据部门具体的业务内容而制定，与整体目标关联有限。同时，各高职院校普遍将资金的安全作为内部控制的首要目标，对其他业务目标重视不足，受此影响，实际执行中更加强化对财务的控制，对其他部门的控制弱化，表现出内部控制管理机构比较完善，相关制度也比较规范，但是违规违纪现象时有发生[2]。
　　1.4控制片面，细化不足
　　高职院校的活动一般分为教育教学类和教学辅助类，涉及学校的人事、财务、教学、后勤、科研、对外业务、资产处理、银行业务等，涉及范围广且复杂。但目前的控制活动，并没有覆盖高职院校的各个范围，与具体业务和流程的融合有限，从未导致很多控制活动流于形式;没有清晰各项活动之间的关系，导致出现重复劳动甚至出现冲突状况，加重内部控制实施的阻力;没有树立正确的意识，认为控制是万能的，为控制而控制，控制活动趋向于流程化、同质化，缺乏权变意识，对实际状况考虑不周;没有细化各项制度、各项活动，致使在具体操作中问题、冲突不断，加大控制成本。
　　1.5沟通不畅，反馈滞后
　　沟通不畅，反馈滞后加重内部控制负担，严重削弱管理力度。首先，信息数据库建设不足，信息记录缺失，致使信息收集不全面，信息的可靠性存在失真现象。再次，学院众多部门都有自己的办公系统，但起主要服务于本部门，切各系统衔接不足，信息共享困难。最后，有效沟通机制的缺失，信息向上或向下传递的时效性难以保证，信息的在各职能部门之间的传递存在滞后性[3]，信息的无法及时准确传达，致使各个部门、各个层次之间信息模糊有限，沟通困难，甚至引起一些不必要的冲突，为高职院校内部控制加大阻力。
　　1.6主客不清，管理不当
　　目前高校实行的是法人治理结构，但在现在的管理体制之下，高职院校处于政府的从属地位，法人的实体地位并没有得到有效的落实。在这种现状之下存在的高职院校，内部控制的主体常为相应分管领导、审计部门或者纪检部门等，与学院财务等相关的活动成为了内部控制的客体。这就造成一些部门成为人们眼中的重要部门，而为控制好这些部门，一些活动势必会复杂化，造成控制过度，与此同时，一些院校行政部门或者二级院系则被认为是非重要部门，致使一些工作被忽略或者形式化，造成“失控”现象。[4]
　　2平衡积分卡在高职院校内部控制中的应用
　　2.1引入平衡积分卡的必要性
　　平衡积分卡是一套多元的绩效评价管理系统，是根据组织战略而精心设计的控制体系，其从组织战略出发，摈弃了传统的只以会计手段来评价控制组织的方法，从财务指标和非财务指标（顾客、内部过程、学习和成长）来综合评价组织绩效，从而提升组织价值，而组织的战略目标恰好是内部控制的重要目标。其具有的整体性、全局性、前瞻性特点也与内部控制的发展要求高度吻合，因此我们有必要把平衡积分卡和内部控制思想结合起来，以不断完善内部控制评价系统。 　　平衡积分卡各个指标之间密切联系，既与组织战略目标紧密联系，各指标之间也构成了一条因果链，相互驱动，形成动态系统，贯穿于平衡积分卡始终。它平衡了财务与非财务活动、短期与长期目标、外部与内部业务以及不同利益相关者的角度。它同时关注各主要控制指标，防止次优化行为，它对信息进行整合，提供给各方所需要的信息，使注意力更加集中。把平衡积分卡引入高校内部控制体系中来，把学院战略目标逐渐分解为具体的、可执行的、全面的、平衡的部门和个人目标，并对这些指标的实施状况进行管理，从而为实现学院发展目标建立起可靠的执行基础。
　　2.2平衡积分卡视角下高职院校内部控制指标的确定
　　2.2.1明确高校的战略和使命
　　使用平衡积分卡进行内部控制的前提是明确组织的战略和使命。对于高校来说其使命主要是培养人才，发展科学、适当盈利[5]。确定好高校的战略和使命以后，根据其设计部门、个人的具体指标，围绕着财务、顾客、内部过程、学习和成长对控制体系指标进行设计。
　　2.2.2平衡积分卡具体控制指标的设定
　　（1）财务角度。高校的发展需要稳定、长期、充足的资金支持，高校在经营过程中是否盈利直接关系着学生能够享受更好的教学待遇，关系着高效的长期稳定健康发展。因此，必须关注财务指标，从财务方面对高校进行控制。目前高校资金主要来源是财政拨款、学生学费、科研等，主要从生源扩大、研究课题这两方面进行盈利，基本上可以分为两个方面进行控制：一是盈利方面，统计分析资源配置状况和教科研经费，如生源资源引入率、资源使用率等;二是使用方面，高校经费使用的合理度、过程是否符合财务制度、经费预算的准确度等[6]。
　　（2）顾客角度。高职院校的顾客主要是学生、家长和用人单位，只有获得顾客的青睐，其才能得到长期的良好的财务业绩。其中学生方面主要是学校的师资状况、教学设备和环境、“双证书”获取率与获取质量等;家長方面主要是指学校的知名度、学校的影响力、学校的教育教学能力、学校讲授内容的实用性、学生就业率等;用人单位方面主要是学生知识掌握情况，知识应用能力，学生综合素质等。
　　（3）内部过程角度。高职院校的内部运营过程主要包括创新过程、教育教学服务、整体运营等。其中创新过程主要是管理方法的创新、教育教学方法的创新、技术的革新等;教育教学服务主要是指对学生、家长、用人单位、教职工的服务工作;整体运营是学院专业的配比状况，人才的培养状况，信息的开放程度，内外协调能力等。
　　（4）学习与成长角度。高职院校要长期立于不败之地就必须重视学习和成长，其为财务、顾客、内部过程目标的实现提供了基础框架。学习和成长的核心是教师，为此要提高教师质量，开展相关培训，提高教师学历学位，提高“双师型”教师比例，鼓励教师顶岗实习、出国深造等。除此之外，学生在接受高校教育之后的进步状况也不容忽视。
　　需要指出的是，以上各个指标不是孤立存在的，其是一个相互联系的战略体系，其为准确、客观、全面地管理目前高校内部控制中出现的问题提出了一些解决方法。平衡积分卡从战略出发，层层分解战略目标，构建符合高职院校自身的内部控制评价体系，有利于更好地完善高职院校内部控制体系。
　　参考文献：
　　[1]谌峰. 高职院校加强内部控制建设研究[J].财会学习，2017（1）
　　[2]孙薇薇. 高职院校内部控制框架的构建与优化研究[J]. 山东农业工程学院学报，2017（12）
　　[3]张艳. 关于推进高职院校内部控制建设的若干思考[J]. 科技风，2018（2）
　　[4]俞泓侯，春兰. 高职院校内部控制存在的问题与解决对策[J]. 扬州教育学院学报，2015（12）
　　[5]周川. 高等教育学[M].南京：河海大学出版社，2002 ： 70-72
　　[6]乔海燕. 平衡积分卡在高校行政管理部门绩效管理中的应用[J].企业改革与管理，2015（12）
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