如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平
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【摘要】人力资源档案管理在事业单位的管理工作中扮演着重要角色，是人力资源管理中的重要组成部分。提升人力资源档案管理水平可以充分发挥“人”的价值，人是诸多生产力要素中最活跃的因素，也是事业单位发展中最重要的资源。当下事业单位强调对人力资源管理制度的创新发展，但实际还有很长的路要走。本文结合笔者的工作经验分析提升事业单位人力资源档案管理水平的必要性和现状，并提出几点推动事业单位人力资源档案管理水平提升的系列建议，供同行们讨论。
【关键词】事业单位 人力资源 档案管理
在实现中华民族伟大复兴的中国梦这一目标指引下，事业单位作为科技、文化、教育、卫生等与民生息息相关领域的单位，要更好的为群众服务，就要充分开发和管理人力资源，调动工作人员的能力、技能、经验和体力等多种因素，不断提升事业单位自身的综合实力。传统事业单位内部疏于对人力资源档案的管理，难以发挥员工们的价值，而唯有从根源上发现问题并解决问题，才能有效提升事业单位的人力资源档案管理水平。
一、提升事业单位人力资源档案管理水平的价值分析
（一）关乎事业单位的长远发展
对人力资源档案管理影响着事业单位的发展状况，人力资源档案管理水平较高，管理者可以精准把握工作人员实际状况，制定符合工作人员的发展规划，实现人力资源最大化的优势，提升事业单位的总体发展水平。檔案管理的有序化、规范化，可以在档案查询时快速了解工作人员的素质结构，对工作人员进行全面认知和合理定位，快速匹配合适的岗位。事业单位的长期发展中不可避免有人员流动，岗位调动，为实现工作人员的价值，就要提升档案管理水平并实现档案共享，保障内部人力资源最优配置，这关乎事业单位的长远发展。
（二）关乎工作人员潜力的挖掘
在稳定发展的过程中，事业单位的高层人员为发展考虑，必然要挖掘工作人员的潜力，推动工作人员更好的成长，职位调动时充分考量工作人员的素质结构。人力资源档案管理水平的提升，可以全方位、多角度的记录工作人员状况，在个人职业生涯发展中也扮演着不可磨灭的作用，而这对于工作人员本身也是行为的约束力，个人的表现都会实时记录在档，可以推动内部员工在规范操作的基础上提升业务水平，实现个人价值的同时为单位发展带来更大的价值。
二、事业单位人力资源档案管理中存在的问题分析
（一）信息化意识不足，重视程度较低
传统事业单位的人力资源档案管理工作单纯需要接受档案、保存档案，以单纯的手工操作形式不仅效率低，档案保存、查阅和整理过程中失误率也比较高，难以实现系统数据统计，一方面不利于事业单位长远发展，另一方面也难以适应时代的趋势。传统人力资源档案管理模式明显难以发挥工作人员的价值，长久下去档案管理工作者的惰性明显，不愿意接受和学习信息化档案管理方式。由于缺乏重视程度，工作人员难以适应时代发展趋势实现对档案的数据化处理，难以推动档案信息化管理。
（二）系统建设不完善，信息化水平低
当下事业单位强调在人力资源管理中实现档案管理的信息化，但由于缺乏统一且完善的标准，档案的数据库建设也缺乏具体的规定，各个单位间档案管理工作开展缺乏统一的工作依据，导致档案管理系统建设不足，网络化水平不明显，难以实现档案资源有效共享和有效传输，整体而言的档案管理水平依然较低。除档案管理系统建设不完善外，当下系统的安全性也是一大隐患，相对封闭的状态下难以发挥信息化的特征与优势，不利于档案管理水平的提升。
（三）档案管理工作者数量有限，综合素质待提升
当下人力资源档案管理水平提升的一大关键是档案管理者综合素质的提升，传统档案管理工作简单且单一，操作起来难度不大，大多工作人员并非相关专业的工作者，而大多是缺乏系统培训、直接上岗的工作者，在入职时缺乏系统的面试考核和技能培训，计算机应用和软件应用能力较差，不能匹及新时期人力资源档案管理水平提升的需要，不利于事业单位的档案实现信息化管理。
三、提升事业单位人力资源档案管理水平的策略分析
（一）实现规范管理，明确责任意识
事业单位的人力资源档案管理工作要提升水平，首先要有具体、明确的标准规范，工作人员的档案管理工作开展有章可循，在执行时也会更高效。依据行业具体的管理制度和单位自身的规章制度，构建全面且合理的管理体系并落实在工作实践中，提升档案管理工作的可行性。于高层的管理者而言，定期组织档案管理者学习档案管理知识，结合本单位的实际状况有序推动，可以提升档案管理体系的规范化程度。诚然，规范化的管理体系构建，一方面是保障档案管理工作有序展开，另一方面可以为档案管理工作者提供动力，积极配合档案管理工作的开展。为保障档案管理工作与事业单位具体工作齐头并进，不断发展，就要在事业单位内部设置专门的档案管理团队，并实现档案管理机构的独立运作。在对工作人员展开培训的过程中强调不同职位的责任和义务，强调人力资源档案管理工作的价值，使工作人员在工作中保持高度注意力集中，尽可能做到零失误、零犯错。档案管理工作者在事业单位内部薪资体系相对特殊，明确规范的考核体系可形成对档案管理工作者的积极推动，形成精神激励和物质激励的内在动力，借制度保障完善追究责任制度，提升档案管理工作的安全性，确保档案管理工作的顺利开展。
（二）加强思想重视，提升综合素质
长期以来对事业单位人力资源档案管理工作思想上的轻视，导致档案管理没有发挥价值，各部门间对档案的利用不够，不利于工作高效开展。基于此，提升全体员工的档案思想意识，是加强对档案这一有效资源的利用率，以合理、合法的方式获得资源后，解决工作中的问题。思想上有足够的重视是基础，还需要积极展开对事业单位全体工作人员的培训，强化工作人员对档案资源的认知，组织专门的知识讲座实现对档案资源的深度认知，唯有全体工作人员思想上重视，才能实现档案管理和各部门工作的共同发展。 思想上对档案管理工作的重视是针对全体员工的，而对于档案管理的具体工作人员而言，单纯的思想重视不能满足长远发展需要，综合素质的提升才是审时度势的表现。首先，要具备对档案管理工作的耐心，认清个人的职位职责，严格把控档案内容的真实性，其次，要保持对档案管理工作的细心，帮助同事进行档案的准确、规范的归档。最后，不断提升档案管理者的专业水平，为事业单位的工作展开提供服务，实现档案管理体系高效运作，构建事业单位内部高水平的档案管理专业团队。
（三）学习档案管理技术，研发信息系统
学习与时俱进的档案管理技术才能提升档案管理工作水平，传统人工档案管理方式低效且容易出错，相关工作人员学习先进档案管理技术并应用于事业单位的具体工作中，让原本复杂的档案管理工作简单的多，在网络信息技术支撑下，档案的快速查阅、资料传输、信息共享更有效，档案资源的利用率逐日提升，使得档案管理工作更加现代化与信息化。人力资源管理系统（e-HR）当下在各个行业扮演着重要角色，在事业单位的人力资源管理系统或办公自动化系统（OA）中研发人事档案信息系统（模块），是实现人力资源档案管理水平提升的新思路。这一系统可以动态的存储数据，还有定期提醒更新档案的功用，便于档案管理者充实档案，高效管理。展开档案管理系统研发的过程中，要在保护原始档案的基础上减少纸质材料，借助软件展开信息自动严重，避免完全相同信息重复录入，避免相互矛盾信息的错误录入，以图像、音频和音像等为载体进行记录。人力资源档案管理系统的研发要注意两个问题，首先是资源的兼容性，以统一的信息采集标准和统一的数据格式展开系统研发，避免多余冗杂的数据转换，杜绝结构的混乱无序，其次是资源的安全性，具体包含包括网络、设备、介质、数据等方面。若要实现单位的档案数字化外包，就要与可靠的实施单位展开合作，严格把控安全性，严守保密規定，提升信息系统的安全性和可靠性。
四、结束语
总而言之，我国经济发展水平不断提升的新时代，事业单位要与时俱进，就要解决内部发展过程中的不成熟问题，尤其是人力资源档案管理工作。人力资源是实现组织目标的重要力量，重视人力资源档案管理可以充分发挥员工的价值，发挥人的主观能动性。事业单位的管理者需要积极学习先进的档案管理信息手段，不断优化和改进人力资源档案管理模式，提升档案管理人员的素质并提升工作效率，为事业单位的发展创造价值，更好的为群众服务，实现事业单位的长远发展。
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