浅谈合同管理存在的若干问题与相应对策

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　　摘要: 文中笔者结合工作实践，着重探讨了建筑施工合同管理中存在的若干问题，包括合同签订阶段、履约阶段、合同管理制度等方面，并由管理人员素质、合同管理体系及制度等角度入手提出了相应的对策，以期加强建筑企业合同管理水平。
　　关键词: 合同管理，若干问题；相应对策
　　Abstract: this paper the author combining the working practice, this paper mainly discusses the construction contract several problems existing in the management, including contract signing stage, performance stage, contract management system, and the management personnel quality, contract management system and the system of Angle put forward the corresponding countermeasures, so as to strengthen building enterprise contract management level.
　　Keywords: contract management, several problems; Corresponding countermeasures
　　
　　
　　中图分类号：F715.4 文献标识码：A 文章编号
　　随着国家建设的快速发展，相关法律法规制度逐步建立完善，建筑企业在实际合同管理中，常遇到一些问题。以下是笔者结合建筑施工合同管理实践中暴露出来的常见问题，进行着重探讨，并提出对策，目的是有针对性地加强建筑施工企业的合同管理，维护企业的合法权益。
　　建筑企业合同管理中存在的问题经归纳有以下几点。
　　1 合同签订阶段存在的问题
　　1) 对合同主体的概念不清。合格的主体应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。主要有两种不清楚:
　　a．具有上述两种能力，但不是合同当事人，即当事人错位; b．是合同当事人，但却不具有上述两种能力。
　　2) 对合同条款表述不准确。表述不准确容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立有效的合同，应当体现双方的真实意思，需用准确的表述来保证。
　　3) 合同条款不全面。许多企业在经济交往中也签订合同，但条款不完善，不全面，责权利表述不明确。常见遗漏的部分是违约责任，一旦发生违约，在合同中没有写明如何处理违约的条款，就无法追究责任。
　　4) 主从合同不清。主合同是指能够独立存在的合同，如建筑工程总承包合同等。从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，如建筑工程分承包合同及保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同。
　　5) 违反法律法规签订的合同。《合同法》第52 条规定，违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同，而无效合同是不受法律保护的。
　　2 合同履约阶段存在的问题
　　1) 合同变更不及时。合同签订后，由于实际情况千变万化，合同内容随时都可能调整，由于现场人员素质等多方面原因，变更不能及时进行，为企业带来不必要的损失。
　　2) 不注重书面资料。在履约过程中及时发出必要的书函，是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，也是建筑企业自我保护的一种行为，但这一点往往被忽视。再有就是对书面资料的有效性缺乏正确的认识，有些虽有书面的资料，但因某些原因，如无对方签收记录成为无效证据。
　　3) 过程签证不及时。施工中经常有重复、更改等情况，但有些建筑公司的现场管理人员对此并不重视，不能及时签证，好多应得利益无法收回。
　　4) 对相关法律法规不清楚。现场人员只注重施工，不了解法律法规，如: 建筑企业被拖工程款的情况相当严重，但因没有及时诉诸法律，当起诉时已超过两年的诉讼期，无法挽回损失; 发包方不按合同约定支付工程进度款，建筑公司可以行使抗辩权停工，但却没有行使，怕单方面停工要承担违约责任，结果客观上造成了垫资施工，发包方的欠款数额愈来愈大，问题更难解决。
　　3 合同管理制度不规范
　　虽然许多企业对合同比较重视，但是并未形成一套完整的体系，仍存在一些不足。例如: 建立合同归口管理制度; 合同调查存在内容不详实( 如资料的准确性、真实性和合法性) 、调查程序简单复制及调查结论的同质化; 对合同变更、履行缺乏有效监督; 合同归口管理部门缺少合同履行资料，以致无法监管; 合同示范文本未能有效使用; 缺少有效的合同责任人制度、考核机制及奖惩措施等等。
　　4 合同管理粗放
　　合同管理未实行真正的归口管理，归口部门无法掌握合同履约情况，归口部门、业务部门、相关职能部门及外聘专家之间缺乏有效的沟通机制，合同管理模式为粗放式管理模式。一些企业也建立了相应的合同管理机构或相应的法律顾问制度，但由于和各业务职能部门协调或深入监控的程度不同，致使合同履行中因为不到位的管理，而使好的制度不能取得好的结果。例如，公司合同文本的归档没有统一标准等情况，不利于合同文本的归档和查询; 业务部门对合同的订立、履行和执行等过程的责任划分不清，甚至认为归口部门应负合同的全部责任。
　　5 重静态管理、轻动态管理
　　在合同的履行、变更或解除、终止过程中，有效的合同履行跟踪、监督、管理和控制机制的缺乏是合同纠纷多发的主要原因。由于企业对合同履行的重视程度不够，存在一些不足之处，如: 合同谈判阶段的关注度、经费和人员等方面比较重视，而对合同签订之后的履行阶段，则存在重视不足、管理不到位等情况。
　　6 对策
　　由于观念、制度等方面的原因，建筑企业合同管理存在一些问题，只要我们能找出问题所在，就能对症下药，解决问题，使合同管理正常，从而减少纠纷，减少损失，现就上述分析，谈谈合同管理中存在问题的主要对策。
　　6.1 提高合同管理人员的素质
　　提高合同管理人员素质: 一要选好合同管理的专职人员; 二要建立岗位责任制，明确责、权、利; 三要加强业务和法律培训，法律培训应侧重《民法通则》《合同法》《信托法》《担保法》《物权法》《公司法》及《刑法》等基本常识方面。
　　通过学习培训，使得公司相关人员都能掌握基本法律知识和签约技巧。例如: 能区分要约和要约邀请的不同; 能区别无代理权、超越代理权和表见代理的差异; 能认识无效合同、可撤销合同和有效合同的差别; 在合同签署过程中，合同承办人会有意识地看拟盖章的合同全部条款是否与已审查的合同条款相一致，合同对方加盖的公章是否为有效的公章，加盖的公章是否清晰可辨，在合同文本上修改过的地方对方当事人是否盖公章予以确认; 此外，还要加强和提高防诈骗(刑事)、反欺诈(民事) 的识别能力等等。
　　6.2 建立和健全企业的合同管理体系
　　建立健全合同管理体系，要注意: 1) 落实合同管理的机构、人员配备和人员培训，建立合同归口审查和分级管理制度，使合同管理逐步规范化、制度化。2) 明确合同业务部门和承办人、合同审查部门和承办人、合同批准机构和人员及合同归档部门和承办人的职责。3) 规章制度一经制定，除了严格遵照执行外，还应有相应的措施以保证该项制度得以更新，以适应法律法规等方面的变化。

　　在具体操作上，对合同管理实行归口、分级、划块管理模式;合同归口管理部门为合同一级管理部门，负责为业务部门提供法律服务，建立健全合同管理制度，监督检查和考核合同管理情况，参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理，统一管理法定代表人授权委托书和公证事宜，负责合同备案文本的管理，考核合同管理人员，组织合同管理知识培训等; 各业务部门为合同二级管理部门，负责本部门的合同立项、可行性调查、文本草拟、签订、履行、争议解决和履行过程中的档案管理等，并向合同归口管理部门定期汇总、上报合同履行情况; 相关部门负责合同专用章的使用及合同履行完成后的文本归档工作。
　　6.3 切实把好项目调查、合同审查和履行监督环节
　　合同归口部门要监督检查合同的履行情况，一般采取重点检查和抽查的方式。
　　检查内容包括:
　　1) 看各方是否按合同约定全面履行合同，督促各方严格履约; 2) 履行过程中是否存在合同数量、工期、设计等方面的变更情况，如有变更应履行变更签约手续，以合同形式明确变更情况; 3)是否存在违约情况，合同当事人任何一方违反合同约定的任何一项义务，都会导致违约情况。对此过程应重点监控，合同履行过程中，当事各方的往来函件、通知等文书都具有法律效力，如果发生纠纷，也是区分责任的重要证据，所以对合同履行的每一环节形成的书面材料都应注意完整保存。
　　在谈判和签订合同时，严格审查合同当事人的主体资格、资信情况和履约能力，必要时可向公司要求法律事务管理部门配合协助调查。业务承办人员应对涉及的业务事实详细告知合同审查人员，在对合同背景了解的基础上认真对合同条款加以推敲，确保合同应具备的条款齐全、准确; 确保文字表述确切无误，避免条款之间的矛盾性; 使用格式合同时应注意避免存在免除其责任、加重对方责任、排除对方主要权利等情形出现;加强对合同变更的管理;及时适当履行发送正确的函件等通知义务;重视证据(资料)的保留及保证其有效性;及时行使合同权利以确保诉讼时效。同时可建立重大项目和合同专项审查管理制度。
　　6.4 建立静态和动态相结合的合同管理制度
　　合理的合同管理模式不应是静态的、也不仅仅是某个部门的事务，而应该是动态、连续、相关责任部门共同的管理过程。
　　采取静态和动态相结合的管理方式，以减少合同管理中期和后期争议的发生及避免措施建立的滞后性，对合同的履行情况进行全程跟踪。在合同纠纷处理完毕后，公司应对整个事件过程作出评估和总结，在根据成因分清责任基础上实行责任追究制。例如: 对合同的履行和资金划付予以监督和管理，通过监督可以知道各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便及时向相关部门和机构反馈，防止或降低违约行为的发生。合同资金的划付、汇入及合同清算作为合同履行的主要环节和内容，可由业务部门、财务部门、法律事务管理部门密切配合把好此环节。
　　7 总结
　　综上所述，健全的合同管理将能有效地防止决策的随意性、准确地分析和判断交易对手、妥善处理履行中出现的问题、合法合理地解决纠纷等。合同管理能力的提升能有效地避免不必要的争议和诉讼出现，而且相比诉讼，合同管理的成本也小得多，同时，其还能化解不特定的法律风险出现。因此，提升合同管理能力和完善合同管理制度是公司追求的终极目标，是公司合规管理的重要组成部分，是公司依法治企和建立现代企业制度的有力保障。
　　注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。

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