关于医院档案实行计算机管理的探讨
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作者: 张艳霞
摘 要：医院档案工作已由过去管理单一的文书档案逐渐发展到今天的多门类的综合档案，档案载体也从以纸质为主体向多种形式载体发展，特别是近几年来电子病历、影像资料等电子文档的发展，对医院档案管理提出了更高的要求。因此，寻求医院档案的计算机管理已成为医院档案工作迫切解决的现实问题。
关键词：医院档案；计算机管理；档案
中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）10-0206-02
一、医院档案实行计算机管理的必要性
1.利用计算机管理档案可以帮助档案管理人员整理、组卷、编制各种目录，可以在避免差错的同时又减少工作量，其速度与效果是人工所无法相比的。同时利用计算机管理档案保存时间长，分辨高，不失真，成本低，并且存贮量大，可以缩小档案的保存空间。
2.可进行档案目录数据库建设，提供计算机目录检索，改变单纯手工检索低效，受人为因素影响大的状态，只要将查找文件的有关主题词输入计算机，就能很快得出结果。大多数室藏档案都是按问题立卷的，所以在主题检索时，再设职能部门名称加以限制，这样检索速度将大大提高，从而提高了管理人员和利用者以及各部门的工作效率和质量。
3.可以进行档案的统计，既避免了手工计数可能出现的失误，又节省了人工统计所用的时间。管理人员需要的各类统计数字，都将在得到一个指令后迅速、准确地显示出来，不仅便于管理档案，而且还为提供分析预测建立了良好的基础。
4.档案借阅实行计算机管理，查找方便灵活，直观性强。系统采用菜单形式，把借阅人、借阅单位和档案编号输入计算机，灵活配组输入可即刻得到结果。当借阅的档案到期未还，也无须档案管理人员逐页核对和填写催还单，只要通过计算机便可打印出催还单，节省了利用者和管理人员的时间，方便了管理。
5.对原件反复调阅，直接利用，时间长久，极易使档案原件遭到破坏，利用计算机管理档案，减少了调阅原始档案的频率，无须直接接触原件，避免档案损伤，有利于对档案的保护，延长了档案的寿命。
6.利用计算机可进行联网管理，可打破时空界限，扩大档案的利用范围，提高档案信息资源的利用率，实现了信息共享。
7.档案计算机管理加强了文件的保密性和安全性，使信息传送渠道更加安全可靠，避免了文件丢失和泄密现象的发生。
二、医院实现计算机管理档案存在的问题
尽管实行档案管理计算机化有如上所述的许多优势，但是实行档案管理计算机化仍存在着不少困难和问题，必须加以克服和解决。
1.档案管理人员对应用计算机管理档案的认识不足，缺乏明确的目标。一些医疗单位对应用计算机管理档案要达到什么目的，能解决什么问题还不很清楚，而只是流于一种形式，未意识到传统的管理模式亟待改革。
2.人员素质不能满足需要。档案实行计算机管理，需要工作人员具备相应的计算机知识，然而目前卫生系统档案管理人员队伍大部分是非专业人员和兼职人员，能熟练使用微机的不多，即使学过一些计算机基础知识对计算机技术的掌握又缺乏深度，需提高档案管理人员素质。
3.医院实行计算机管理档案，难度较大，面临许多技术难题。计算机管理档案是信息社会的产物，它与以前的纸质文件有着本质的不同，如归档范围仅从载体材料来分就包括磁带、软磁盘、光盘，文件种类包括数据库文件、字处理文件、表格文件、图像文件、声像文件等等，因此，实行计算机管理难度较大，缺乏统一协调的具体管理办法和措施，影响计算机管理档案的广泛应用。
4.档案管理计算机软件实际应用面不广，水平不高。目前，实际工作中所用软件功能比较单一，仅局限于档案的编目和检索，有许多工作还得靠手工来完成，不仅不能提高工作效率，反而在某种程度上造成人力、物力的浪费。
5.计算机管理的技术保护难度大。计算机管理档案的载体一般是以磁性介质为主，相对于传统的文件载体纸张而言，对存放环境的要求比较高，且磁性介质本身寿命较短，性能不稳定，耐久性差，这给文件的技术保护提出了更高的要求，文件的耐久性成为新的问题。同时，还有许多的安全隐患，如计算机病毒、黑客入侵、计算机硬软件故障等等。
三、实现医院档案计算机管理的途径
1.树立新的档案信息管理理念。目前，大量非纸质材料将成为档案管理的主要对象，磁盘、光盘、声像材料等新型载体档案的保管利用，则要求必须有科学的方法。在新形势下，不采用先进的现代化技术设备和管理手段进行整理和保管，很难适应快速高效的工作环境和档案管理现代化的要求。如果档案管理人员的思想仍停留在档案的收、管、藏的落后水平上，满足于不丢不损状态中，势必满足不了社会对档案信息的需求，因此档案管理人员必须更新档案管理理念和管理方式，树立新时期医院档案信息管理的现代化理念，认识到档案管理计算机化是医院档案发展的必由之路。
2.建设一支素质优良的专业队伍。实现医院档案计算机管理必须有一支具有档案专业知识和较强计算机应用能力的队伍，即掌握传统的档案管理知识与新时期计算硬软件信息管理知识相结合。不懂档案管理的基础知识就无法理解计算机管理档案长期保存的必要性和重要性，就不可能采取一切必要的技术和措施管理和保存好电子档案；不懂计算机软硬件技术就无法对文件形成归档及归档后形成的档案进行有效管理。医院可以通过参观、培训、学习、考核等方式和手段循序渐进地培养一支拥有新知识体系的素质优良的档案专业队伍。同时档案管理人员也应积极进取，不断加强自身学习，努力掌握现代化知识，提高业务能力，成为新型的档案管理复合型人才。
3.提供医院计算机管理档案良好的外部环境。医院档案信息管理应配备计算机，这是基本硬件条件，同时要根据工作实际情况在计算机软件开发上加大投入，使计算机功能的开发以及档案软件的制作适应档案工作发展的需要，以达到档案信息资源的有效开发，只有这样才能真正意义上实现档案管理计算机化。
4.加强档案业务规范建设。档案管理人员应加强基础标准工作和配套工作，如案卷质量、归档要求、归类要求等等，使档案从立卷到归档等一系列工作有序可循，才能保证标准化工作的顺利进行。如果档案不完整、不准确，即便是计算机管理档案的软件实现的功能很全面，计算机管理档案的水平也难以提高。因此医院档案管理人员应当严格依照国家标准，根据本单位具体情况制定标准实施细则，并积极组织实施标准和开展监督，确保档案基础工作标准化落到实处。同时要注意归档后的保管工作。档案管理人员在日常管理中注意做好检测、复制等操作过程的记录，库存电子文件要及时做好同步更新复制工作，保证信息读得出，用得上。
5.建立网络安全思维意识，做好安全防范工作。采取杀毒软件技术、防火墙技术、文件加密、加强拷贝管理，不从盗版光盘、小网站等不可靠的渠道上安装和下载软件等多种技术手段防范风险，建立严密的网络安全防范措施，维护医院档案信息安全。
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