档案网络化应主动适应网络时代需求
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作者: 党 军 王 汇
摘要：因特网(Internet)和中国教育科研网(CERnet)的异军突起以及如火如荼的高校校园网建设，给高校档案馆网络化建设带来了难得的机遇和不小的挑战。高校档案馆自动化建设初见成效，经费紧张状况得到初步缓解，但是存在缺乏统一的网络化协调机构、标准化水平低、数据库建设滞后等诸多问题，在此，提出一些解决问题的构想。
关键词：网络；高校；档案馆；网络化
现代信息技术的飞速发展，把档案工作早已带入了自动化与网络化的新阶段，因特网(I n t e r n e t)和中国教育科研网(CERnet)的异军突起以及高校校园网建设，给高校档案馆网络化建设带来了难得的机遇。但由于起步较晚，经验不足，管理水平不高，高校档案馆网络化建设中还存在许多问题有待解决。各馆应抓住校园网建设这一机遇，努力解决和协调好档案馆网络建设的各种问题，促进高校档案馆网络化健康稳步发展。
一、建设高校档案馆网络化的条件
自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。随着自动化专用软件的开发，许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率。同时计算机应用正在改变着档案人员的观念，数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门已经初步认识到档案馆网络建设的重要性和紧迫性。近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设有了极大改观。
二、高校档案馆网络化建设存在的问题
(1)缺乏统一的网络化协调机构。由于受高校管理体制和运行机制的影响，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
(2)标准化水平低。鉴于学校档案馆网络自动化建设的现状，各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。
(3)数据库建设滞后。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均有不同程度的浮躁情绪，急功近利倾向严重。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与CERnet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源可共享。
(4)经费保障率低。目前各高校档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。但是高校档案馆的经费投入仍较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
(5)人员整体素质低弱。档案馆现代化建设中，人是最关键的因素。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求――不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前高校档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆内严重缺乏既懂计算机技术、通信技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。
三、高校档案馆网络化建设的构想
(1)建立高校档案馆网络化协调机构。建议由教育部牵头组织高校档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划高校档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国高校档案馆网络化工作进行实质性领导。统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，打破片面追求“大而全”、“小而全”的思想观念，真正实现高校档案信息资源共享。
(2)加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。高校档案馆网络化协调机构应召集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准。如网络通信及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准、网络传输的标准、机读格式、著录规则的标准、文献标引的标准等。各高校在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
(3)开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面，要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进 行。
(4)增加经费投入。档案馆网络化建设和维护均需要大量资金，学校应加大投资。档案馆领导要利用档案馆自动化方面已取得的成果，积极向校领导反映网络化建设的重要性、紧迫性，把网络化建设作为一件大事来抓，把档案馆网络建设纳入到校园网建设的总体规划和预算之中，从而加快档案馆网络化建设的步伐。
(5)培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
作者单位：中州大学
参考文献：
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[3]刘宝林,刘兰娟,李春英.档案馆要主动适应网络时代要求[J].兰台世界,2004,(4):14-16.
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