对我国会计电算化问题的思考

来源:用户上传      作者: 耿晓霞

　　随着经济的发展，会计在经济管理中的作用越来越大，人们对会计工作的要求也越来越高。会计不仅要通过记账、算账、报账来如实地反映经济活动，为管理提供信息，而且对经济活动进行分析、预测，参与经济决策。这就要求会计工作必须更加全面、及时、准确地对经济活动加以反映。显然，传统的会计信息处理方式已经难以满足现代经济管理的要求，于是，伴随着计算机技术的发展,会计电算化应运而生。
　　“会计电算化”是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。它是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析和判断的过程。会计电算化是会计发展史上的又一次重大革命，它不仅是会计工作发展的需要，也是国民经济和科技发展对会计工作提出的要求，是时代发展的需要。
　　
　　一、会计电算化的功能
　　
　　会计电算化是一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的交叉学科。其主要任务是研究如何在会计实务中应用电子计算机，以提高会计核算和管理水平。会计电算化在经济信息管理诸领域中处于领先和核心地位，在整个企业的管理信息系统中，被称之为会计信息系统。它是一个组织处理会计业务，并为人们提供会计信息的实体，它通过收集、加工、存储、传送和利用会计信息对经济活动进行控制。
　　（一）促进会计工作规范化、科学化和现代化。采用计算机进行会计核算，就对会计数据来源提出了一系列规范化的要求。会计数据在电算化处理过程中始终由计算机控制，数据输出由计算机打印，使会计信息做到了规范化、科学化和现代化，解决了手工操作中不规范、易出错、易遗漏等问题。
　　（二）促进会计人员职能转变。会计工作电算化后，会计信息由计算机处理，大大减轻了会计人员的劳动强度，使会计人员从繁杂的简单重复劳动中解放出来。这不但提高了会计工作的效率，而且会计人员可以腾出更多的时间和精力参与经营管理。以某企业为例，会计核算由计算机处理后，会计人员有了充分时间去做两头的工作：一是深入生产第一线了解生产经营的实际，及时组织节约挖潜；二是加强经营分析预测，参与经营决策。电算化前后会计人员的岗位和工作内容有了很大变化。
　　（三）促进会计理论研究和会计改革工作不断发展。会计电算化不仅是会计核算手段和会计信息处理技术的变革，它还有利于将现代化的管理思想和管理方法引进来，建立预测、决策和管理控制系统，更好地为管理服务。
　　会计工作不但要对经济活动有事后核算和分析功能，而且要发展为进行事前预测和事中控制，这样就可以利用电子计算机及时处理技术，运用生产过程自控原理，把计划、预算或定额各项数据输入并存储在计算机中，作为标准项。当实际业务发生后，再把实际数据及时输入计算机，自动与计划、预算或定额标准项对比，如有偏离，及时输出信息，对受控系统进行调节，以保证计划、预算或定额的正常实施。为加强预测和决策功能，还可建立决策支持系统。该系统以三库为基础，即在日常核算基础上建立的数据库；把量本利分析、线性规划、价值工程、投入产出、回归分析等方法以数学与程序的方式存入计算机，建成方法库；对各项经济业务，在因素分析的基础上，运用方法库中的方法和数据库中的数据形成各种数学模型，建成模型库。通过数学模型求解，取得各种不同实施方案的预测数据，进行分析对比，为领导决策提供科学依据，为会计理论研究提供更科学的依据。
　　（四）为实现管理信息系统奠定基础。就企业而言，50%以上的会计信息是一个综合性指标，具有涉及面广、辐射和渗透性强的特点。会计电算化后，会计信息就能及时、准确、适用地反映企业的经济活力，从而形成会计信息系统。会计信息系统是企业管理信息系统中较大和主要的一个子系统，它能完成向企业外部报告财务状况和经营成果；在企业内部起到反映内部经营管理的作用，这为建立企业管理信息系统奠定了坚实的基础。
　　
　　二、会计电算化工作中的问题及对策
　　
　　随着计算机技术的突飞猛进，会计电算化也得到了前所未有的发展。许多单位要么微机记账，要么微机出报表，或二者兼而有之，初步实现了会计工作电算化，并取得了较好的效果。但由于这项工作刚刚起步，尚处于探索阶段，加之缺乏统一规划和组织协调，仍存在许多问题。归纳起来，有如下几个方面：
　　（一）重视机的因素，忽视人的因素。电算化会计取代传统会计，即可取代会计人员的算账、报账等工作，会计人员的工作就是简单地输入信息。因此，会计电算化的关键是计算机的运行速度和功能，而非会计人员的素质。在会计电算化中，计算机是主要因素，财会人员是次要因素。外部环境也促成了这一现象，名目繁多的达标、检查都是以机型的好坏作为评价标准的。为了对付这样的达标和检查，各单位不断地提高计算机档次，不断翻新机型，但却缺乏对财会人员的业务培训。
　　（二）重视会计电算化自身因素，忽视会计电算化环境因素。会计电算化自身因素是指直接维持计算机运行的各因素之和。它包括计算机硬件系统及其配套设施、会计电算化软件、会计电算化工作人员以及赖以输入信息的原始凭证。会计电算化环境因素是指对会计电算化产生促进和制约作用的社会环境总和。包括经济环境、政治环境、法律环境、管理环境以及意识环境等。这些环境因素对电算化会计具有极大的制约作用。会计电算化的正常运转必须具备相应的环境条件，如电算化会计管理制度、内部控制制度以及单位领导对电算化会计优越性的充分认识和重视。只有具备上述条件，电算化会计才能在财务管理中有效地发挥作用。某些单位存在着只重视会计电算化自身因素，而忽视环境因素的现象。如，已开展会计电算化工作的单位，大多都没有建立和制定相应的电算化会计管理制度及内部控制制度，单位领导也没有足够重视，认为微机记账只是手工记账的重复，从而缺乏有效的管理。
　　（三）重视计算机专业人员，忽视财会专业人员。在传统会计核算形式下，从对原始凭证的分析处理开始，一直到财务报表的生成和财务数据的分析，都由财务会计人员完成。整个财务会计工作始终离不开财会人员，财会人员显得至关重要。在电算化会计方式下，只是原始凭证的分析和输入由会计人员直接处理，会计报表的生成以及一部分财务数据的分析都由计算机自动生成。财会人员的工作显得较机械、简单，而维护计算机运转的计算机人员的工作却显得相对重要。因此，这些单位更多地依赖计算机专业人才，造成重视计算机专业人员、忽视会计人员的现象。
　　（四）重视报账功能，忽视管理功能。长期以来，我国会计工作主要从事事后核算，很少进行事前分析和事中控制。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，把精力放在加强财会管理方面。然而，我国实行会计电算化的单位中却存在着重视报账功能，忽视管理功能的现象。采用的财会软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块，或根本没有设计，或内容过于简单、功能不全，并且查询功能也不很强，限制了其管理功能，失去了会计电算化对加强财务管理的积极意义。
　　（五）重视电算化会计系统建设，忽视电算化会计制约机制。有些单位将计算机系统的维护、数据的输入与修改、软件的输入与修改交给同一个人完成，大大增加了差错和舞弊的可能性。有些单位为了加强控制，不是从会计电算化入手建立相应的内部控制制度，而是保留了传统会计核算方式下的大部分会计资料，甩账率始终难以提高，没有充分发挥电算化会计的优越性。而且长期计算机和手工双轨运行，增加了财会人员工作量，会使财务人员产生厌烦情绪。

　　（六）缺乏统一协调，形成各自为战的局面。在会计电算化开发应用中，由于缺乏统一规划和组织协调，各单位往往各自为战，闭门造车，信息交流不畅，有限的人力、财力不能充分发挥作用。有些单位通过电算化生成的会计信息资料不系统、不完整，口径不一致，难以被单位领导和主管部门有效利用。有的仅限于工资、固定资产核算，或生成会计报表等局部业务，没有真正甩掉手工记账。
　　
　　三、应采取的对策
　　
　　（一）更新认识，转变观念。单位领导要重视会计电算化工作，要认识开展会计电算化工作的意义，并且树立以财会人员为核心的“人本主义思想”。具体而言，即在会计电算化过程中，强调人的作用，特别是财会人员的作用，牢固树立人是会计电算化工作的决定因素的观点。它包括三层含义：一是计算机是人们引入会计工作的先进工具，而不是会计工作的全部；二是会计电算化运行环境是由财务会计人员、计算机专业人员以及广大的职员营造和构建的，会计电算化系统离不开运行环境；三是会计制度设计、财务数据分析和解释以及各种预测和规划工作主要是由财会人员完成，会计专业人员在会计电算化工作中处于核心地位。
　　计算机专业人员固然必不可少，但会计人员的作用更加重要。报账型会计是以程序化工作为主，但管理型会计则以非程序化工作为主（如财务会计信息的分析、财务监督的实施等）。会计电算化的作用是将广大的财会人员从繁重的算账、结账工作中解放出来，并提供及时有用的信息，以供分析决策之用。针对瞬息万变、竞争激烈的市场，计算机无法取代财会人员非程序化的分析、预测和控制工作，而只能是财会人员的工具。会计电算化的发展为会计人员将其精力主要投向财务会计管理工作、降低成本和风险、提高资金使用效益提供了充分的条件。
　　（二）加强基础工作建设，改善会计电算化运行环境。要充分发挥电算化会计运算速度快、存储容量大的特点，使其在财务管理中发挥应有的作用，还需从以下方面加强基础工作的建设，改善会计电算化的运行环境。
　　第一，加强预算收支和凭证审核制度。电算化会计只能迅速、准确地处理数据，及时提供有关信息，但并不能预知将要发生的费用及支出情况，也不能审核支出的真实性和合法性。要使电算化会计输出数据真实可靠，首先必须保证输入的数据真实合法。因此，必须健全预算收支和原始凭证审核等制度。否则，就会导致假账真算现象的产生。
　　第二，完善电算化会计内部控制制度。内部控制的目标及其对财务管理的重要性并不因计算机的采用而改变或削弱。除手工操作下的内部控制同样适用外，电算化会计系统还必须从系统控制方面给予加强。它应做到以下几点：①系统用户只负责提供待处理数据，而不应介入系统部门的日常业务；②系统部门只负责数据处理，不经管系统部门以外的财产物资；③除非差错产生于系统内部，系统内部不得擅自更改差错，而应将数据退还责任部门按规定手续更改后，再送职能部门处理；④系统内部系统分析、程序设计与计算机的操作等职责应予以分离。
　　第三，改变财务管理形式和方法。计算机是一种先进工具，将这种工具成功地运用于财务管理之中，必须改变财务管理的形式与方法。如引入经费自给率等财务分析指标，充分利用计算机运行速度快、存储容量大的特点，对数据进行及时、迅速的处理，为财务管理决策服务。
　　（三）培养复合型会计人才，适应会计电算化要求。会计电算化要求财务人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较扎实的管理知识，才能根据单位自身特点，设计最为适用的会计制度，利用电算化会计的特点，为单位预测、决策和控制等管理工作服务。因此在会计电算化进程中，应注意培养“会计―计算机―管理”型的复合型人才，以促进会计电算化的正常发展。
　　（四）改善和提高会计软件功能，将会计电算化引入单位财务管理活动。现行单位会计软件虽然开始从核算型向管理型过渡，但总体上讲，模块内容简单，功能不强，不能适应单位财务管理的需要。要真正充分发挥会计电算化的优点，为财务管理服务，必须将其纳入管理信息系统，提高会计软件功能，增加具有管理性功能的模块，如设计比较分析、因素分析、差额分析、图表分析等财务分析模块，资金需求供给预测模块，等等。
　　近年来，电算化的管理减轻了管理人员特别是会计人员的工作强度，大大提高了管理人员和会计人员的业务素质和工作效率，为企业带来了经济效益的提高。同时，电算化的实施使企业管理和会计工作走向规范化，为公司今后参与国际合作、合资奠定了基础。会计电算化的发展促使了会计职能的转变，使会计人员从算账中解放出来，腾出更多的时间和精力去参与经营和管理，使每一个会计人员都能从核算人员变为一名企业真正的管理者。实行会计电算化，提高了企业管理水平，可以说电算化是打开企业现代管理之门的金钥匙。

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