商务沟通中的信息传递

来源:用户上传      作者: 王　琳

　　随着科学技术的快速发展、全球经济一体化的逐渐形成，人们的工作和交际范围不断扩大，每天所接触的信息量也越来越大。国际商务沟通和谈判大多是用英语进行的，但为了满足与外商进行商务沟通和往来的需要，仅仅把掌握英语语法、口语和书面表达作为学习的目标是不够的，更重要的目标是要在商务沟通中能够有条理的管理信息，以便做到信息的有效传递，从而达到沟通的目的。本文将在简要介绍商务信息的基础上，着重对积极和消极种类信息的处理以及影响信息传递的文化因素进行简要阐述。
　　
　　一、商务沟通中信息传递的重要性
　　
　　沟通又称为传播，是指人与人之间交流信息、表达意思的过程。一般而言，沟通的基本目的有三个：宣传、劝服、娱乐。商务沟通顾名思义是指商务活动中一切信息交流的行为与方式。
　　当今信息社会中，飞速发展的计算机技术、全球经济一体化以及伦理道德观念的改变，使商务信息沟通与传播愈来愈凸现其重要性。公司无论大小都必须借助电脑以便快捷而高效地处理大量信息；经理们纷纷学习使用管理软件来提高效率，节省时间。总之，具备良好的沟通技能是我们从事良好商务沟通的必要条件。因此，良好的口头和书面沟通能力能使我们脱颖而出，为我们事业的成功铺平道路。
　　国际商务沟通涉及的内容和范围都十分广泛。在不同的场合与背景下，人们使用的语言不同。因此，在我们进行商务沟通时，语言使用的技巧和艺术也应随之做相应的变化。从这个意义上来说，商务沟通与谈判可以被称之为一门科学，在这门科学中，信息管理十分重要。要熟悉商务沟通这门科学并掌握好其中语言运用的艺术不是一件容易的事。我们要悉心研究，反复练习，不断探索，努力提高自己的沟通能力。
　　
　　二、信息简介
　　
　　在这里，对于商务沟通中的书面信息介绍从其种类谈起。在商务环境中，信息指的是商务活动中消息的简短书面陈述。它是人与人之间每天的交流，即使得内部和外部的商务活动都能够进行的沟通。总的说来，书面信息有三种形式：文本信息、传统的书信和备忘录。
　　文本信息是一种最新种类的信息。它开始于短信服务，最先流行于欧洲和亚洲的青少年，是移动电话用户发送的短信息。文本信息的使用发展很快，它可以被用作达成各种各样商务目的手段，如手机、电子邮件以及因特网。在写作文本信息时，我们应该明确地直奔主题。如果简写形式清楚并能够帮助达到目的，便可以使用简写形式。如果我们能够清晰、简洁、完整并以专业口吻表达意思，不难发现，文本信息作为一种相对很新的形式出现在商务信息的传递中是十分有价值的。
　　近些年，电子邮件的盛行可以说是商务沟通中最让人兴奋的事情了。在很短的一段时间里，电子邮件便成为了商务沟通的主要形式。一项调查表明，在美国，人们对电子邮件的使用已经超过了对全美邮政服务的使用。据估计，这种增长是因为电子邮件去除了电话便签，为人们节省了时间，便利了快速决议，并且很便宜。
　　同时，电子邮件为人们保存了记录，便于人们查阅数据信息，这一点对于商业人士来说是十分重要的。但是，电子邮件这种传递商务信息的形式也是有缺点的。最重要的一点就是它不利于保管商务秘密，因此，重要的信息不能用这种方式传递。其次，电子邮件不能表达发信人的情感，而且很容易被忽略。
　　备忘录是一种商务信息的内部书面表达形式。它很少被用作外部信息流通的方法，电子邮件正在逐渐取代其功能。
　　
　　三、具体商务信息处理
　　
　　商务信息的处理及其有效传递与接收有很多种方法和技巧，先把商务信息分为好（积极）消息和坏（消极）消息，然后再来讨论。
　　在表达任何一个商务信息时，一个好的开始就是先判断你的听众或读者对于你必须要表达的信息的可能反应。如果他们的反应很有可能是消极的，那就需要一个战略性的信息组织计划。但如果他们将会表现出积极或是中性的反应，最好采取直接的方法，即直接陈述要表达的主题，不浪费时间解释或使用一些调节性的语言。
　　要陈述一个好消息，只需从主题入手，因为这样可以节省你和信息接受者的时间。如果解释会有所帮助，那就加上一点解释。然后系统地完成你的主题，可以采用逐条列出或是分段的方法。无论使用什么方法，你所要说明的重点必须全部包括进去。最后要以良好的祝愿结尾。
　　通常不好的消息应该用间接的方法处理。但是，如果你可以断定你的消极信息可以被常规性的接受，或者接受者喜欢坦白的方式，那你就可以使用直接的方法。如若不然，还是要采取一般性计划传递坏消息。
　　首先，在间接表达坏消息时，应该使用铺垫。所谓铺垫，是指消息开头部分的引言，旨在克服、至少是减小坏消息所带来的消极影响。然后选择合适的、可以克服信息接受者消极反应的策略。开始部分的语言应该具有说服力。所用的铺垫尽量是中性的，就是说不要预示接下来是一个坏消息；当然，更不要暗示要出现一个好消息。其次，在表达消息主体时，你的目的就是尽量以积极的方式陈述一个事实。要肯定你自己是有权利和尊严的。最后，以一个特别良好的祝愿结束。因为即使是用最有技巧的方法传递坏消息，这个消息也很有可能给接受者带去思想上的不愉快，所以你有必要在结束时给予一个快乐的信息。此时，你的任务就是将信息接受者的思想转移到快乐的事情上。
　　
　　四、跨文化因素对于信息传递的影响
　　
　　在国际商务沟通中，文化差异是一种客观的存在。文化是一个国家、民族特定的观念和价值体系，这些观念构成人们生活、工作中的行为方式。事实表明，跨文化差异在各种人类关系中都存在，最明显的是语言差异，此外还包括非语言沟通、宗教、时间、空间、颜色、数字和食物偏好等。因此，企业在不同文化环境中从事企业管理和市场营销活动，要求能适应该国家或地区民族的价值观体系和行为规范，这种适应在宏观上讲包括跨国公司在国外运营的所有方面；在微观上讲就涉及到商务人士每天的信息传递与交换。
　　目前，跨国公司经营的最大障碍之一正是不同民族的人们之间产生的沟通问题。沟通过程的基础是信息的传递与理解，但是由于文化差异，一个信息在一个国家的含义与在另一个国家的含义是不同的。例如，意大利的服装商贝那通1989年在世界范围内发起了一场广告运动，主题是“贝那通的联合颜色”。广告描绘的是一位黑人妇女正喂哺一个白人婴儿。该创意曾在法国获奖，让贝那通公司大为吃惊的是，广告受到美国人权组织的抨击，指责它们宣扬种族优越论。贝那通公司不得不收回广告并且解雇了它的广告代理商。在这里，此广告所传达的信息对于跨文化的接受者来说，就是一种被误解的信息；而对于信息的传递者而言，他没有考虑到跨文化因素，从而造成了信息的错误传递以至导致误解的结果。
　　因此，国际营销组合需要考虑的一个关键问题就是沟通战略，它是用来确定企业如何把产品的特征信息传达给潜在消费者的。沟通障碍主要表现在消费习惯方面的障碍、广告信息传播、语言信息的传递。每一种语言都有其特有的俚语及习惯用语，如果不知道他人的语言风格，就会导致沟通障碍。例如，Coca-Cola最初进入中国市场的时候，中文名称曾译为“苦口蝌蚪”，后来才改为可口可乐。很显然，最初的译法传递的是让消费者无法接受的信息，必然会导致销路不好的结果。另外，还可以从不同方面举更多的例子。总之，文化差异的存在使得跨文化沟通变得不那么容易，我们在从事国际商务活动时一定要注意信息传递中的跨文化因素。
　　
　　五、小结
　　
　　礼貌和清楚的表达方法、恰当和委婉的语气，以及特别的句式，这三者在一起共同构成了使我们的语言在商务交流与沟通中有效的必要条件。在国际商务领域中，人们如何传递信息，特别是在我们使用商务通用语――英语传递信息时的方式、语气以及文化层次的语言表达习惯，对于一项商务活动能否获得成功起了很大作用。因此，要想专业、高效地进行商务沟通，那么，我们掌握正确处理信息传递的方法是十分必要的。■

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