浅谈档案数字化管理
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作者: 张晗
科技档案是国家档案的一个重要门类，科技档案信息资源是一种对经济和社会发展具有重要作用的信息资源。企业科技档案则是保存备查的直接记述和反映企业科技、生产活动的科技文件材料。它作为企业重要的信息资源，在现代化企业制度的条件下，其原始依据性、真实可靠性、现代实用性、成套专业性的性质和特征更加突出和明显，具有不可替代的作用。现代企业的社会化大生产也逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面。
一、实现数字化档案管理的利与弊
实现数字化管理的优点：一是信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。二是资源管理虚拟化。通过网络互联来建设虚拟资源，从而达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以使利用者进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上；保真性高：而一般的纸介质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以随时访问自己所需要的档案资料。
但是以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，其局限性也很明显，如不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；其影像记录的稳定期限不长。
二、数字化管理模式下对电子文件的归档管理
目前，对于电子文件的管理，有些企业将原电子文件保存在形成部门，没有归档。也有一些企业将归档的纸制文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门。这两种做法都有缺陷。形成部门看中电子文件在处理现行事务中的作用，由其自行管理往往出现短期行为，而且管理不规范，造成企业对这些电子文件的失控。由信息技术部门统一管理，常常把电子文件视同于一般的电子信息，主要着眼于技术管理，不能全面把握电子文件的价值和联系性，对其真实性、完整性、长期可读性的保障措施不够得力，无法确保其行政有效性和法律凭证性的管理要求。电子文件与纸制文件分口管理可能造成因管理方法的不一致，给日后的查找利用带来困难。根据《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）中都明确规定机构内部的电子文件应由档案部门归口管理。档案部门通过建立统一的管理系统，制定和推行统一管理制度等措施，对本企业电子文件进行统一管理。这对于保证电子文件的完整安全和有效利用有明显的优越性。
三、电子文件的鉴定
归档前要对电子文件进行鉴定。这一工作主要是鉴别档案的价值，确定其保管期限，并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件，并予以销毁。也可以说，是保证归档电子文件准确、完整、系统，确定档案属性的工作。
其中自动鉴定的方法是制定电子文件保管期限表。它是电子文件鉴定的依据性文件。在电子文件管理系统设计的调查阶段就着手制定保管期限表。电子文件保管期限表是自动鉴定功能能否实现的重要因素，通过系统自动运用保管期限表，鉴定时完全可以不必审阅全部文件，因而也就避免了为挑选少量文件长久保存而必须审阅全部文件的低效率现象。为提高电子文件保管期限表的实际应用效率，保管期限表的制定工作应纳入电子文件系统的设计阶段。文件一旦生成，系统将文件与保管期限表的条款对照判断，确认文件是否能进人正常的处理流程。参考本单位实际情况，将电子文件保管期限表做的更具体，保管期限划分可以更小一些，还应具有可拓展性，以便及时更新与补充。对于保管期限到期的文件，系统自动提示用户进行处置。
四、电子文件的著录
完整的电子文件著录工作可分为归档前文件级以及案卷级著录和归档后案卷级以上的著录。其中文件级以及案卷级著录一般由电子文件形成部门完成，著录文件与电子文件同时归档，即归档光盘中存放着相应的“著录文件”。要实现这一点，就必须在文件形成之前将著录信息的形成和收集纳入考虑范围，从而实现“前端控制”。从设计的开始阶段，设计人员先完成由档案部门设计的著录单，然后进入设计系统界面开始设计工作。为了保证此项工作的标准化，档案室可以根据需要将著录项目编成统一的表格软件，发给对方。以便于两个部门的合作与衔接。案卷级以上的著录由档案室完成。要将机构所有文件纳入考虑范围，再在全宗内根据文件之间的有机联系划分类别。
五、电子文件的维护
电子文件的数字化形态加大了日常维护的难度。例如：电子文件对系统有很高的依赖性，因此不但要保存好电子文件载体，还要保存完整的读取环境，这无疑会增大管理成本。电子文件使用的是磁性、光学材料等精密型载体。因此，在电子文件的管理过程中要保护好其载体。控制好环境的温湿度，做好防尘、防磁、防震工作。避免紫外线和有害气体的影响。在日常管理中，软盘和磁盘都应垂直放置。对电子文件信息的保护也是保管电子文件的重要环节。对重要的程序和数据要进行备份。尽量选择容量大、寿命长的备份介质进行定期备份，并指定专门人员完成备份，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；定期进行病毒的检测和清除；制定严格的管理制度，明确管理员职责和权限。
六、电子文件的安全问题
采用杀毒软件控制网络上病毒的传播，树立“预防为主，防治结合”的观念。不要寄望于恢复手段。对不需要再写入或修改的软盘加以写保护。
综上所诉，我们既要接受数字档案馆这一必然的发展趋势，也要根据本单位的实际需要为它的发展道路做一个正确的定位。使数字化管理更好地为公司服务。
参考文献：
1.《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）
2. 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）
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