加强ERP在企业财务管理中合理应用的措施

来源:用户上传      作者: 张 健

　　【摘要】 在知识环境下,随着对ERP的逐渐应用,很多企业发现了其在财务管理中的优势。本文详细介绍了我们公司引入ERP后在财务管理方面对公司产生的影响,最后把ERP实施过程中的经验提供给大家,以使企业的ERP系统在财务管理领域中的应用更加完善与深入。
　　【关键词】 企业管理 财务管理 ERP系统
　　
　　在现代知识社会下,越来越多的企业开始运行ERP进行财务处理。对于企业来说,应用ERP的价值在于通过系统的计划和控制等功能,结合企业的流程、有效地配置各项资源,以加快对市场的响应,提高效率和效益,它是企业在信息时代生存的有力保障。不过随着现代社会的急剧变化,必然对ERP系统有新的期待,新期待的实现一方面来自ERP软件的完善、升级,另一方面来自对已有功能的挖掘、利用。ERP系统的完善需要不断积累经验,同时也需要成功企业提供好的做法来丰富企业财务管理方法,促进财务管理水平的提高。
　　一、ERP在企业财务管理中的作用
　　在引入ERP以前,会计系统的信息处理一般都是电脑作业,或是引入其他硬件来提高其自动化水平,但这只是将手工会计向计算机系统进行的简单复制与移植,对提高企业经营决策水平作用有限。依托ERP平台,可以进行更广泛的,包括客户、供应商、分销商和代理网络、各地制造工厂等的各种经营资源、各种信息的集成,从而为企业科学决策提供更好的服务。同时由于ERP提供的不仅是基本财务职能,而且可以透视经营、保障业务发展的全新的工作平台,在这个平台上建立起财务业务一体化的核算和管理模式,实现经济活动信息数出一门、多方使用,达到企业内部财务和业务的协同财务业务一体化的核算与管理模式基于会计信息与业务信息的集成,以此为基础财务部门与业务部门进行有效沟通,并采用财务方法对业务过程进行事中控制;这种核算与管理模式将会计数据与业务数据融为一体,极大丰富了财务分析信息。
　　二、ERP在企业财务管理应用中出现的问题
　　1、ERP软件与企业管理不相适应
　　据有关资料显示,我国企业对企业管理的软件需求每年应在200亿元以上,面对如此庞大的市场,国外的软件公司,如SSA、微软等公司先后在国内设立销售网点,直接销售ERP软件,而国内的著名软件公司如用友等也专门开发并推出商品化的ERP软件,但实际上能够适合我国企业的ERP系统并不多。我国企业多数还停留在半自动化的财务管理信息化工作,缺乏计算机化的预算管理和利润分析,这使ERP系统在财务管理中的数据采集存在一定困难。因此,企业在ERP的应用上,应根据企业自身的实际情况选用各种模块,目前来看,ERP系统的开发研究与企业管理的实际要求还存在着差距。
　　2、ERP存在财务控制缺失风险
　　ERP系统投入使用后,财务工作方式已经发生彻底改变,原来设定的财务控制流程与方式必须随之发生变化。如果在实施系统过程中没有充分考虑企业所需要的财务控制环节和方法,或者系统无法支持企业所需要的控制环节和方法,在甩掉手工管理方式的同时,存在财务控制缺失风险。如在手工环境下,出纳只有权限查看与银行存款、现金有关的账簿信息;切入ERP系统后,账簿查询是一个查询功能,输入不同的科目作为查询条件即可查询到各科目的账簿信息,如果忽略或系统不支持科目的数据权限控制,则出纳可以查询其他科目,将造成财务控制不力。
　　3、无法合理选择与实施ERP系统
　　软件选型和实施对于ERP的成功应用非常关键。企业在选择ERP时,不能完全由IT部门主导。ERP系统最终会交由财务部门和业务部门使用,IT部门只是提供技术保障服务,系统是否符合企业管理的需求,取决于系统能否与企业管理工作相融合,如果仅仅考虑技术因素、轻视管理需求,必然将直接导致项目失败。
　　4、财务人员潜在风险大
　　目前很多企业的财务管理人员仅仅只是操作财务系统,被动的使用网络系统的数据和信息,而开发、扩展财务信息系统的工作则是由计算机专业人员完成的,在这样的系统中,财务管理人员不是真正的主人,无法将ERP作为支持企业财务控制、财务决策和战略管理的系统,那么系统实际的运行效率和效果都不是太令人满意的。同时ERP系统将改变财务人员的分工与权限,可能引起抵触情绪,阻碍ERP的实施进程。另外,已掌握ERP系统基本操作、运用技巧和ERP理念的财务人员流失,这部分复合型人才的流失,尽管不影响短期内系统的正常应用,但长期来看,必然影响ERP应用价值的挖掘。企业管理者可以充分发挥财务工作的管理职能,有精力开始参与企业战略的制定、参与投资项目的投资决策、丰富和提高企业财务管理工作的管理职能,帮助企业分析各业务的发展潜力、寻求企业价值新的增长点。
　　5、ERP系统还未实现供应链的整合
　　ERP系统始于战略规划、是为战略服务的,而ERP解决方案供应商提供的ERP系统整合了顾客和供应商资源并设计了支持企业创新的跨越式应用解决方案,其战略高度和信息资源整合力度大大高于我国企业的信息化实践,如何弥补理论与实践的差距,运用这些创新的跨越式的应用方案使之转化为真正的竞争优势是我国企业的发展方向。根据调查发现企业的内部网向合作伙伴、渠道商、供应商、顾客和政府主管部门开放的很少,真正拥有外部网的企业大约也不会超过50%,所以我国企业的信息系统建设基本上处于ERP实施的第一阶段即内部功能模块的设计和建设阶段,真正实现供应链整合的战略整合的企业很少。
　　三、加强ERP在企业财务管理中合理应用的措施
　　1、分步实施
　　实施过程中,要遵循科学的实施方法,既不能操之过急,也不能把时间拖得太久。操之过急则可能“欲速则不达”,拖得太久则会推迟效益的获取,不利于保持员工的工作积极性,因此成功的机会也会相应减少。同时企业财务信息化管理是一个庞大的系统工程,但也是风险性较高的项目,为了确保项目成功,借鉴国内、外企业企业财务信息化实施的经验与教训,企业财务信息化工程需要合理制订目标和工作计划,同时,系统实施又采取了整体规划,分步实施的策略,确保项目实施工作可以步步见效。
　　2、严格信息质量
　　财务信息的正确性是企业非常关心的问题。集成应用机制要求数据一方录入,多方使用,集成应用是一把双刃剑。一方面减少了重复录入的工作量,减少了重复录入过程中多方都可能出错的可能性。另一方面,数据录入途径唯一,大部分财务数据直接来自于销售、采购、生产等业务子系统,财务人员无法控制原始数据的正确性,一旦原始数据出现错误,就将影响所有信息使用者。为了保证财务信息的正确性,企业可以采用多种方式进行控制。如召开内部沟通会,注视数据的准确性,以减少出现差错的概率。如果企业在ERP系统中填制单据之前仍然存在纸质单据,则在单据审核过程中,加强纸质单据与系统单据关键数据项的核对。
　　3、试运行
　　试运行是重中之重,为了保证企业信息化切换的成功,在系统切换前,必须对系统进行严格的测试,测试包括模拟运行和试销售,我公司在系统切换前进行了严格的试运行,保证了切换的一举成功。其次是模拟运行。模拟运行是指对软件功能模拟运行,其主要目的是为了弄清楚软件的全部功能,以及各个参数之间的关系及相互影响,通过测试进一步了解软件功能与企业的实际需求是否吻合,有哪些差异,及时确定进一步的解决方案。模拟运行之后,就要根据运行情况进行深入地挖掘现有软件功能,进行一些必要的客户化设置,将软件功能进一步补充、修改、调整、完善,例如增加一些查询功能或查询条款或一些限制功能,使用户在使用起来更加得心应手。

　　4、加强财务人员管理
　　在企业财务信息化项目实施过程中,必须有一支既熟悉企业财务管理模式、又具备相关的财务信息化知识的队伍全程参与。明确项目的负责人与组织模式,并且明确在实施项目中各单位的分工,通过定期沟通交流会、阶段总结、现场会等形式,强化了实施的组织力量,为项目实施提供了管理保障。
　　四、某公司实行ERP的情况分析
　　1、某公司实施ERP前的概况
　　某公司是一家大型的民营大型集团,以金融地产产业为根本,兼顾教育产业、文化交流、现代物流多产业共同发展。公司组建以来,以年均170%的速度稳定、持续、高速地增长。国内资产规模达21亿元人民币。在全球拥有3500多名管理人员,为了快速满足业务管理的需求,集团下属分支机构纷纷建立起各自的管理平台,包括各分公司平台、区域平台、专卖店平台等多个系统平台。
　　2、某公司实施ERP应用模式分析
　　根据集团的现状及需求,大多数公司目前都不在同一地点,即不在同一个局域网内,我们将采用基于Internet/Intranet的集中式的应用模式,即与总部在同一局域中的各下属公司采用内部局域网操作,而与总部不在同一局域网的其它公司通过Internet与总部相连接,这样一来,将会很好的保障数据的及时性和完整性,既能实现全集团的集中、统一的管理,也能在网络投资上节约一大笔不必要的开支,这种方式的应用非常灵活,功能强大,既能满足集团整体的需求,又不会影响各下属公司系统的正常运行及以后能逐步向ERP方向扩展应用。
　　3、某公司实施ERP后财务管理的效果
　　公司在实施ERP的过程中,全面吸收ERP的管理思想,经过公司全体员工的努力,成功建立了自己的ERP系统,取得了良好的财务效果。
　　(1)系统运行集成化。公司完成了财务管理系统运行集成化,ERP系统是对企业物流、资金流、信息流进行一体化管理的软件系统,软件的应用跨越多个部门。建立企业完善的数据体系和信息共享机制,大大改善了公司的物流、信息流运转的效率和有效性;控制和降低了库存与生产成本。
　　(2)业务流程合理化。目前公司采用新的一套统一的业务流程,改善了管理效率,企业的业务处理流程也趋于合理化,并实现了ERP应用的以下几个最终目标:企业竞争力得到大幅度提升;企业面对市场的响应速度大大加快;客户满意度显著改善。
　　(3)绩效监控动态化。公司已利用ERP系统提供的信息资源建立起自己的绩效监控系统。ERP的应用,将为企业提供丰富的管理信息。在ERP系统完全投入实际运行后,企业应根据管理需要,利用ERP系统提供的信息资源设计出一套动态监控管理绩效变化的报表体系,以即时反馈和纠正管理中存在的问题。
　　总之,在新时期下,企业对应用软件的需求也必然会升级,老的传统软件肯定会遭淘汰。本文提供的企业ERP系统的操作经验,能帮助企业完善科学的管理体系,从而提高企业的管理水平,对企业开展ERP项目和顺利实施具有现实的指导意义,为企业财务管理信息化的推进提供了借鉴和参考。
　　
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