浅谈企业财务控制机制的建立
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作者: 陈 岗
【摘要】本文根据《控制论》基本原理和企业财务控制的基本特点,简要论述了约束机制、动力机制、反馈机制、制衡机制在企业财务控制中的重要意义,以及如何建立这些机制。
【关键词】财务控制 机制
企业财务控制是企业内部控制的重要内容。在企业财务管理过程中,财务控制与财务预测、财务决策、财务预算和财务分析构成财务管理的循环,其中财务控制是这个循环系统中的重要一环。要使企业财务管理过程能按照预定的目标和轨迹运行,必须实施控制。要能实施有效控制,关键是要建立一套行之有效的财务控制机制,以优化财务管理过程,实现控制目标。本文根据财务控制的特点和要求,简要阐述约束机制、动力机制、反馈机制、制衡机制的建立。
一、约束机制
1、构建财务控制系统。构建控制系统的要素有二:一是施控主体,即组织者、领导者;二是被控对象,即被领导者。财务控制系统应该是有三个层次:第一个层次是企业法人,即厂长,经理,负责综合、决策、指挥控制;第二个层次是决策和预算编制机构、监督、协调和仲裁机构、内部结算机构、考评机构等,负责组织、实施控制;第三个层次是执行机构,即各责任单位和财务部门,负责执行财务预算,从事财务活动。第一、二层次是施控主体,第三层次是被控对象。要使这个系统运行自如、灵活、高效、保持最佳状态,还必须研究和制定各层次,各机构具体的职能和职责,使这个系统保持其整体性、相关性和统一性,形成一个相互依存、相互制约的封闭运行系统。
2、制定控制标准。标准,即是施控主体要求被控对象所要达到的工作尺度、各项指标和要求。财务控制标准是财务控制的依据。因此,企业财务活动,除严格执行财务预算外,对各控制项目和各项工作,都必须制定科学的,符合本企业实际的标准和要求。在年度财务活动中,大体包括筹资、融资标准、投资标准、资金运营标准、分配标准、财务预算、各项财务工作规范要求等。各项标准还可细化为若干细项标准,形成控制标准体系。并将其分解落实到各责任单位和相关岗位人员,使之成为控制各相关单位、人员从事财务活动的依据。
3、建立控制制度。制度是约束人们的办事规则和行为准则,“没有规矩不能成方圆”。企业财务控制制度它包括企业组织机构的设置和企业内部采取的所有相互协调的方法和措施;围绕财务预算和各项控制标准的执行所制定的保证措施和财务制度。这些措施和制度用于保护企业的财产安全,检查企业会计信息的准确性、可靠性,以及约束相关人员遵纪守法、遵循既定的各项控制标准和财务预算目标的财务活动,以提高企业的经营效率。
二、动力机制
制度的遵守,目标的实现,要靠人们的自觉行为去努力工作。有了目标和制度还不能一蹴而就。要使被控对象能按照既定目标和方向去努力工作,还必须靠一种动力的趋使。才能实现目标。一个人的行为与他的动机和动力是相一致的,有什么样的动力就有什么样的行为。所谓控制,就是要采取一定的方式和手段,使被控对象产生一种动力,保持和强化与施控主体的意图和控制目标相一致的行为。因此,要建立和完善财务控制机制,不得不研究动力机制的设计和建立。
1、研究被控对象的动力需求。心理学认为,人的行为是对环境刺激的能动反映。也就是说,有行为必先有刺激。而刺激与行为之间的关系又是很复杂的。相同的刺激作用于不同的个体,有时会收到同样的效果,即常说“杀一儆百”。有的则不然,比如,有时在同一个英雄事迹面前,有的感动不已,有的则无动于衷。作为企业领导要使自己管辖的财务工作者,能按照所设计财务控制标准,所制定的财务工作制度去努力工作,必须研究每一位被控对象的行为特征和动力需求,针对不同的特点,采取不同的刺激方式,收到最佳的刺激效果。
2、激发与控制被控对象的动力。根据控制理论,要获得或提高动力,必须采取外部刺激。刺激分正刺激和负刺激。当被控对象的行为与领导意图一致时,可采取正刺激,即表彰、奖励;当其行为与领导意图不一致时,则采取负刺激,即批评教育或惩罚。财务控制的最终效率,取决于奖惩制度的切实可行和真正兑现。否则,即使有符合实际的财务预算和控制标准,也会因为财务控制的软化而得不到贯彻落实,不能达到控制标准。在研究奖罚制度的可行性时,必须研究正负刺激量的设定。忽视刺激量或刺激量不恰当,也收不到很好的刺激效果。如发资金,把奖金额度设定为最高200元,最低50元,它的刺激量为4;若规定为最高200元,最低100元,它的刺激量为2,若平均分配,刺激量则为0;精神刺激也是如此,对一两个典型的先进人物或先进事迹的表彰,“榜样的力量是无穷的”。反之多数人受表扬,大家彼此彼此,就失去了榜样的力量。因此,制定奖惩制度,要结合各责任单位的实际情况,体现公平、合理、有效的原则;第二,要严格考评。即要建立考评机构、考评程序,要审查考评数据,使考评结果体现客观、真实的原则;第三,要把过程考核和结果考核结合起来,把即时奖惩与期间(一般为季度或年度)奖惩结合起来,使考评贯穿整个财务活动的始终。
三、反馈机制
任何系统只有通过反馈信息,才能实现控制。这是《控制论》的基本原理。在财务控制这个系统中,建立反馈机制是最基本的控制方法。
1、建立反馈系统。财务控制是一个动态的控制过程。要确保财务预算和各项控制标准切实贯彻和达标,必须对相关部门的财务活动进行跟踪监控,发现执行财务预算过程中随时发生的偏差。因此,必须建立好一个灵敏、高效的信息反馈系统。这个系统必须是双向流动的,不仅能及时传输被控对象的财务活动信息,做到下情上报,也能及时传输施控主体对财务活动的纠偏指令,做到上情下达。这个系统的传输程序和传输方式必须十分规范,以保证所传输信息的真实性和可靠性。
2、及时反馈,及时调控。财务控制是一种综合性控制。它不仅可以将各种性质不同的业务活动综合起来控制,也可以将不同岗位、不同部门、不同层次的业务活动综合起来控制。要能如此,必须靠信息反馈系统的灵敏、高效,及时捕促各岗位、各部门、各层次的财务活动和会计信息,及时反馈到控制中枢。对如此复杂的财务活动的控制,必须以反映会计信息为前提,以现金流量控制为目的,透过汇总分析会计核算资料和各项财务报表,了解和分析各项业务活动的倾向和财务预算总目标的执行情况、存在的差异及原因,及时提出相应的纠偏措施,达到及时调控的目的。
四、制衡机制
1、建立制衡机制的现实性和理论依据。在现实生活中,不论是被领导者还是领导者,都有发生行为偏差的可能性。要防止和纠正各种行为偏差,必须建立一种有制衡机制的控制系统。然而,目前许多企业或单位的领导体制,存在着单向的上级制约下级,一级制约一级的“金字塔”式的制约方式,使系统存在着“失衡”状态。这是建立制衡机制的现实性。制衡机制的建立,必须依据矛盾制衡原理,运用矛盾―制约―平衡关系的科学抽象,分析构成矛盾系统的各种力量和因素及其相互关系,根据特定的控制方向和目的,设计矛盾制衡的机制和结构,才能发挥其特有功能,保持系统运行的动态平衡。这是建立制衡机制的理论依据。
2、如何建立财务控制系统的制衡机制。在数学原理中,三角形最具有稳定性和刚性。那么,在建立制衡机制时,我们可以将多种制约力量或因素按照三角形的结构形式组合起来,发挥其制衡功能。在财务控制系统中,财务预测、决策和预算编制环节的制衡结构,应该是企业所有者、经营者、劳动者三者的制衡。由于企业的所有者、经营者、劳动者三者各自的利益不同,构成了矛盾冲突,可通过目标导向,使三者相互监督、相互制约、相互依存,达到矛盾制衡。其中,特别是生产劳动者,应当对企业的财务预测、决策和财务预算享有知情权,对企业所有者、经营者的违规行为有权提出批评或向上级部门和领导机关反映,维护自己的权益。在生产、经营环节的制衡结构,应该是生产和销售部门、物资采购部门、财务管理部门三者的制衡。要制定和明确各自的职责、权利和义务,要求不得越权、越位、违规操作,对各自的行为相互监督、相互制约,达到矛盾制衡。在资金流动和管理环节的制衡,应当是会计、出纳、库管三者的制衡,对资金的流量和流向相互监督、相互制约,保护资金安全。
【参考文献】
[1] N・维纳:控制论[M].科学出版社,1985.
[2] 王安平:领导控制论[M].中国人民大学出版社,1989.
[3] 全国会计专业技术资格考试领导小组办公室:财务管理[M].中国财经出版社,1998.
[4] MBA核心课程编评组:财务总监[M].九州出版社,2002.
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