浅谈组织《家报》“老友乐”运动会的小心得

来源:用户上传      作者: 马晓红

　　2010年11月20日，由哈报集团《家报》编辑部主办的“哈市首届老年趣味运动会”在哈尔滨学院体育馆成功举办。这场由热爱运动与健身的老年人群共同参与的大赛，是《家报》全力打造的一场老年健身运动盛会，无论是比赛规模、表演内容、参与人员还是持续时间，都创下哈埠媒体老年健身运动大型活动之最。此次运动会为哈尔滨市老年健康文化生活树起了先锋旗帜，同时也扩大了《家报》品牌影响力，带来了可观的广告收入和利润，成为哈埠媒体“活动营销”的一个成功典范。
　　时下，面对激烈的市场竞争，举办主题活动已成为各家报刊甚至新闻网站扩大品牌影响力、增加广告收入、培养忠实读者，提升竞争力的有力手段。在这些大型活动的背后，很多组织者和承办方苦于经验和管理上的不足，造成超强的体力和脑力压力以及各种突发事件带来的财务预算超支和经济损失。笔者作为《家报》一员，有幸参加了整个活动的策划和组织，并具体负责全部活动的后勤保障和现场调度，对媒体大型活动的组织有了一点肤浅的认识。下面就结合自己在“哈市老年趣味运动会”活动中的工作经验和教训。说说媒体搞活动，怎么才能既讨巧还讨好!
　　
　　前期计划要“详”
　　
　　大型活动是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。要保证大型活动的完美实施，前期周密的计划是不可或缺的重要保证。《家报》在举办“哈市首届老年趣味运动会”之前。即对整个活动的计划进行了反反复复的论证，大到活动经费的筹集，小到场馆布置、装饰需要多少条幅、胶带都进行了仔细的研究，最终确立了一个完备的策划案。当初有很多同志认为反复的论证有些多余。认为是纸上谈兵，应该边着手边完善，不要在冗长的会议中浪费时间和空谈。现在看来，“哈市首届老年趣味运动会”的圆满举办，正是得益于前期充分的计划和准备。通过本次活动，我们得出经验，活动策划之初，以下几点需要重点来考虑：
　　1　提出活动设想，明确活动性质、目的和任务。
　　2　初步拟定活动的内容、规模大小，初步确定活动的地点和参加人数。
　　3　根据初步确认的参加人数及对象，确立活动时间及时长。
　　4　确立工作人员岗位及人数。
　　5　作出较为详尽的活动经费预算。
　　6　对初步活动的计划方案进行充分论证、修改，制定出最终的活动方案和活动计划，写出活动计划书。计划书的内容具体包括：活动的性质、目的和任务，活动规模大小和参与活动的人数，活动的举办日期、内容、时间和程序的安排，活动的地点和现场布置，活动的后勤辅助人员计划选择及安排，活动主持人选、活动经费预算及分配，活动的交通及食宿安排等。
　　
　　活动筹备要“细”
　　
　　“哈市首届老年趣味运动会”的核心内容是进行老年健身团体表演与个人趣味运动竞技两大类，这两类项目赛对裁判、场地、道具以及音响的要求各有不同，很多项目的比赛如定点投篮、跳绳、两人三足跑等还要求专业的场地和道具，为此。整个活动的筹备工作牵涉面非常广，需要联系和准备的事项非常多。考虑到自身经验不足。我们前期筹备工作适当放宽了时限，花了近1个月时间去联系场馆、准备道具、聘请裁判和进行人员分配。事后总结经验，将活动筹备的重点事项和程序进行了归纳，以便以后按图索骥，有备无患：
　　1　办理审批手续。根据《中华人民共和国行政许可法》规定，公民、法人或者其他组织从事特定活动，依法需要取得行政许可的，应当向行政机关提出申请，待取得相关部门批准后方可实施。对于媒体举办的常见大型活动，需要报批的主要有文化厅(局)、体育局、公安等部门，其他的申报行政机关也有可能出现，多方咨询，特别是活动中有特殊内容时一定要预先征得相关部门的同意，以免出现不必要的麻烦。
　　2　签订相关合同。媒体举办大型活动，协办单位不可少。为了保证活动的顺利开展，并依法维护各方的正当权益，在联系相关事项时一定要签订合同，约定各自的责、权、利。
　　3　准备活动物资。大型活动需要的物资很多，大到音响设备，小到矿泉水、备用药品、胶带、垃圾袋，都需要在活动筹备期间准备妥当。一些专用物资比如奖状或证书、奖品，一定要提前准备并有备品，以免不要临到场拿不出东西或者出现差数、东西损坏、名称错误，就会为整个活动带来极坏的影响。此次运动会当比赛成绩评出后，需立即撰写获奖证书，由于参赛队伍多，时间又很急，所以负责写奖状的同事将某团队名称写错，所幸在颁奖开始前及时发现拿出备用奖状进行替用，才得以避免造成错误。因为老年人都是很认真而珍视团队荣誉的。写错一个字都会影响他们的积极性与满意度。另外，针对参与人群均为老年人，所以，我们特为本次活动邀请了专门的医护人员，携带相关医疗物资，以备不时之需。
　　
　　活动实施要“活”
　　
　　活动计划制定的再周密。活动实施过程中也难免出现小差错，这就要求现场工作人员要“活”，才能避免将小差错放大，影响到活动的正常进行。
　　1　本次活动在位于哈尔滨市南岗区学府四道街的哈尔滨学院进行。虽然我们在报纸上介绍的具体活动位置与乘车路线，并在学校门在悬挂了本次活动的条幅，但仍有一小部分老年人找不到具体活动地点而打电话向工作人员进行咨询。得到这一消息后，活动组织者迅速派出专人守候在重要路口进行引导，也就适时解决了这一问题。
　　2　在跳绳比赛中。我们规定参赛队员自备跳绳，但却在比赛规则中并未公示一旦出现跳绳断裂这样的意外发生，该如何处置?然而，在比赛过程中，这样偶然的事件就是发生了。一位参赛选手很有实力，然而，他自备的跳绳竟然在比赛途中突然断了。幸亏该项目裁判灵活为其现场制定加赛规则，使得他本人及其他参赛队员都认可了自己的比赛成绩。
　　
　　活动结束要“净”
　　
　　活动结束后，如何快速组织参加活动人员离场，并给提供场地的协办单位留下美好印象以利下次合作，是每次组织活动都需要考虑的，但却是每次活动的主办方最容易疏忽的地方。往往活动开始前风风火火，活动进行中紧紧张张。可是到了活动结束之后，大家都有“终于可以松一口气”的懈怠。每到这个时候，从负责人到工作人员都会有种事情终于完结的错觉。有些工作人员甚至会和观众一起一走了之，完全忘了还有收尾工作要做，出现丢失物品的现象。
　　为保证活动顺利收尾。防止物品丢失，也为我们的辛苦划上一个完美的句号，在活动开始之前一定要把收尾工作安排妥当，分配到人，责任明确。在举办“哈市首届老年趣味运动会”中，我们专门安排了善后工作组，并为每一个工作人员指定了工作范围，明确了工作要求。由于实现考虑周全，安排得到，每一个大赛项目完成后，善后工作组都迅速疏散人群，清扫现场，为场馆提供方和广大群众留下了较好的印象。
　　
　　(编辑／刘佳)

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