如何做好企业档案管理工作

来源:用户上传      作者: 赵九龙

　　[关键词]企业;档案;科学规范
　　档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,是加强档案信息资源开发利用工作的有效对策。
　　档案管理工作对我国现阶段制度的健康发展起着至关重要的作用。随着以建立现代企业制度为目标的企业改革日益深化,以现代信息技术应用为基础的企业信息化进程日益加快,给企业的经营、管理等方面带来了巨大挑战,也给企业档案工作带来的新课题,提出了新要求。企业档案工作必须适应信息时代企业发展的需要,改变原有的工作模式,建立新的档案管理体系,树立全新的企业档案工作理念,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导企业的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。
　　很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无,档案室在某些人眼中便成了废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。致使档案管理工作的重要性进一步淡化。主要原因是企业领导档案意识薄弱,档案工作得不到应有的重视。还有部分档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。因此只有加大档案宣传力度,才能提高企业领导及相关工作人员的档案意识。为扩大企业档案工作的影响,使企业领导和相关方面重视这项工作,就必须加强企业档案宣传工作。一是为企业领导订阅有关档案工作的报刊,定期报送企业档案利用方面的材料,使其了解企业档案工作,进而增强企业领导的档案意识。二是要多请示、多汇报,以多种形式向企业领导宣传企业档案工作的重要作用,特别要加大对相关法律的宣传力度,使其提高档案意识和档案法制观念,促使企业领导切实转变观念,将企业档案工作列入企业工作的议事日程,为企业档案工作想办法、出主意、办实事,为企业档案工作发展创造必要的条件。更要不断提高企业档案人员素质,适应新形势的需要,掌握新技能,学习新知识,为今后实现档案与网络的有机结合奠定人才基础,促进企业档案事业健康发展服务。
　　随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变为依赖机器识别的电子档案。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前手工档案管理流程转变成电子档案管理的方式,实现了档案信息的网上检索。企业可以提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
　　收集工作是档案工作的起点。除认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律,法规外,还要求企业各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作,积极开发档案信息资源,采取各种有效手段广泛收集各种有价值的企业档案资料,力争建立门类齐全、结构全理、质量优化、载体多样的企业档案收藏体系,才能更好地为企业的各项工作服务。但正确处理好档案保密与利用的关系,也是企业档案管理中的重要任务。保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。一成不变地看待档案的秘密性,无视其秘密性的时效和范围,是不对的;但如果缺乏保密观念,对涉密档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的。因此,在开放档案为社会各界所利用的同时,应当做好相应的保密工作。保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。
　　目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有三点:一是企业对档案工作财力投入较少,不能应对相应情况。二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用。三是重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工在进行工作。
　　提高现代化管理水平,加快企业档案信息化步伐。企业档案信息化不仅能大大提高企业档案人员的工作效率,而且还能提高企业档案的查全率和查准率。要充分利用现代化手段,把企业档案转化为数字信息,实现档案管理信息化。同时,建立企业网站,实现资源共享,以应对新技术发展对企业档案工作的挑战。处于信息化社会的今天,企业档案管理应拓展其服务领域,由主要为企业内的对象服务转化为社会全方位服务,已成为档案管理者的共识。
　　科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发的利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
　　
　　收稿日期:2010-08-31□
　　(编辑/李舶)

转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-473177.htm