财务核算应加强对存货管理
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作者: 刘晓巍 汪丽红
[关键词]财务核算;存货管理;重要性及措施
一、存货管理在企业管理中的重要性
企业为了进行正常的生产经营活动,除了需要备置一定数量与物质的长期资产外,还需要备置一定数量与质量的存货。存货作为企业的一类资产,具有较大的流动性。另外,企业储存存货的目的在于准备按正常经营方式予以耗用。存货的上述特征,决定了存货在企业生产经营活动中的重要地位。企业为了保证生产经营过程的持续,必须有计划地购入存货耗用。存货作为一项重要的物流资产,它的存在势必会占用大量的流动资金。一般情况下,存货占施工企业总资产70%左右,其管理情况如何,直接关系到企业的资产占用水平及资产速动比率。因此,一个企业若要保持较高的赢利能力,应当十分重视存货的管理。通过实施正确的存货管理方法,来降低企业的平均资产占用水平,提高存货的速动比率和总资产周转率,才能最终提高企业的经济效益。另外,从市场营销的角度来看,存货作为企业物流的重要成份,据营销学家估算,其成本降低的潜力比任何其他市场营销环节大得多,如企业物流成本占营销成本的50%,这其中的存货费用大约能占35%,而物流成本又能占产品全部成本的30%~85%;在美国,直接劳动成本不足工厂成本的10%,并且在不断下降,全部生产过程只有5%的时间用于加工制造,余下的95%时间都是储存和运输时间。由此看来,降低存货成本已经成为“第三利润源泉”。在企业管理的其他环节成本降低潜力不大的情况下,在降低存货成本上下工夫已经是成本管理和企业管理的最终所向。
二、加强存货核算、管理
1.外加工和自制半成品的核算。将外加工和自制半成品分开核算管理。原材料的形态变化过程在财务账上无法体现,这是外加工和自制半成品在核算上的弊病。加工改制过程是存货出库再入库过程,这其中包括库存货出库后经过加工发生了变化,增加了原存货的成本,改变了原存货的形体和结构。加工后的存货发票进账是财务入账的需要,填制入库单。新存货发票入账是反映加工完成的外协件的实际成本。所以财务账上的存货数与仓库的实际数账相符。同样,对一些自制半成品件进行核算,也可以准确地反映出自制半成品的实际成本。
2.严格严用存货的会计处理方法。存货应当按照永续盘存制入库建账,其价格可采用“先进先出法”、“加权平均法”、“移动力口权平均法”、“个别计价法”、“后进先出法”来确定实际价格,这些方法一经采用不得随意变更。
3.及时调整存货的成本差异。企业在按照计划成本进行存货核算时,对于存货的计划成本和实际成本的差异,应当单独核算,并按期结转其应负担的成本差异,将计划成本调整为实际成本。
4.财务管理应定期参与存货盘点清查。存货稽核只能通过实物盘点。财务部门核算各类存货的明细分类账。核对账、物、卡是否相符,从而分析查找存货盈亏的原因。
三、加强存货管理的措施
1.强化管理意识,树立效益观念。过去人们普遍注重资金的管理而忽视对其他资产的管理。存货是一种很重要的资产,它直接影响企业的资产流。存货管理的目标是为了在满足生产经营的同时,减少浪费损耗,降低采购、仓储和管理成本,正确核算存货成本,为企业经营和领导决策提供可靠依据,是企业如何降低成本提高效益的可靠途径。
2.制定合理的存货周转流程。针对企业的具体情况,根据企业经营流程,确定一套适合本企业的高效、合理的存货周转流程,并保证原材料的采购、入库、出库、领用、加工和销售的每一环节物流、单证流同步进行,财务部门根据单证按照一定的方法及时记账,对重点存货做到永续盘存。
3.进行合理的存货分类。若企业所用原材料的品种和规格繁多,收发频繁,为加强对原材料的管理,必须对原材料进行合理分类。将原材料分为委托加工材料、外购件,备品备件,辅助材料等,对每一类原材料分类建账。设置分类明细账,反映外加工件的名称、数量、加工费用和运杂费,计算委托外单位加工但尚未完成的外协件的实际成本。同时,对一些自制半成品进行管理,以便从财务账上能反映出半成品的加工过程。
4.建立内部稽核制。采购、保管账应由采购部门设立保管,财务负责稽核。对仓库的稽核只能通过实物盘点,才能做到账物相符,如账物不符,应及时查找原因,进行相应的账务处理。制定盘点制度,每季度一次由财务参加实物抽盘,年度进行一次存货的全面盘点。领货、开票给客户之间存在着时间差,有可能会导致物品从仓库已出库而财务尚未出库反映,导致账账不符,所以稽核工作尤为重要。
5.采用现代科学的存货管理方法及手段。存货管理手段的落后会降低工作效率,增加重复工作,影响存货的流转速度和产品的生产及其销售,应使用一套合适的库存管理软件,建立计算机内部网络系统,在相关部门之间形成网络体系,从采购计划的制定到销售实现数据共享。这样,各部门就可以根据需要及时查阅所需信息,提高工作效率,减少部门与部门之间的扯皮,使仓库账与财务账之间的时间滞后问题不再存在。
6.完善内部控制,确保其行之有效。做好岗位分工控制。首先,建立存货业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督,如采购、验收与付款;保管与清查;销售与收款;存货处置的申请与审批;审批与执行等。其次,授权批准控制,明确审批人对存货业务授权批准方式、程序和相关控制措施的权限责任,不得越权审批;明确经办人员的职责范围和工作要求,对于超越权限的业务有权拒绝办理,并向上级报告;严禁未经授权的机构人员办理存货业务。再次,制定存货业务流程,明确存货的取得、验收与入库、仓储与保管、领用发出与处置等环节的控制要求,做好相应的记录与凭证保管。取得、验收与入库的控制。外购存货应符合内部《采购与付款》的有关规定;抵顶债务及其他原因入库的存货应有有关部门、人员的审批,其价值与质量状况应符合双方协议:严格验收制度,重点是对取得存货的品种、数量、规格、质量和其他相关内容进行验收;设置存货明细账,加强对代管、代销、暂存与委托加工存货的管理。
总之,存货管理在企业管理中占有重要的地位,好的存货管理会节约产品的成本,所以注意存货管理中常见的问题,采用科学的管理手段,会带来巨大的经济效益。□
(编辑/永安)
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