浅谈疾病预防控制机构业务档案管理

来源:用户上传      作者: 杜广宇

　　疾病预防控制机构业务档案是疾病预防控制工作长期积累的资料,对开展疫情的预测预报、流行病学分析、制订公共卫生实施监督监测方案,更可能为若干年后发现或分析疫情流行规律提供依据。笔者认为加强疾病预防控制机构业务档案管理,能有效地利用信息资源,广泛开展信息交流,使业务档案发挥其利用价值,有助于疾病预防控制事业的发展。那么,业务档案采取何种管理方式,才能保证其信息共享,笔者认为有如下几方面。
　　
　　一、对疾病预防控制机构业务档案实行分级管理
　　
　　疾病预防控制机构业务档案的划分范围,应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则,将那些反映主要业务工作总体水平的资料以及基础监督监测且有一定学术价值,保管时限长的资料确定为中心级档案,以确保中心业务档案能反映和概括本机构业务活动及工作水平。包括:(1)将疾病预防控制业务档案纳入中心档案管理体系,由中心办公室统一领导、档案室组织实施。(2)将业务档案分为中心、科两级。对业务活动中形成的大量疾病防治、监测资料,可分为中心级档案和科级档案两个层次。中心档案:凡划归中心管理的业务档案,由各科负责立卷,定期交中心档案室归档,统一保管和提供利用。科室档案:凡划归科级管理档案,由各科室收集整理立卷,指定专人负责保管,提供利用。
　　
　　二、疾病预防控制机构业务档案范围的确定
　　
　　1.中心档案范围:(1)业务工作法规、标准及技术方法的研究档案,如有关证书、研究报告等。(2)年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案、流行病学分析、疫情流行趋势预测、不明原因疾病的调查分析等。(3)年度或跨年度疾病监测总结分析。(4)重大事故、重大疫情、暴发疫情、中毒调查处理的有关资料,包括调查报告及现场调查分析总结。(5)专题调查:包括调查设计、调查报告或总结、统计汇总资料。(6)各项业务工作的统计月报、年报。(7)中、省、市级刊物上发表的业务论文。
　　2.科级档案范围:对辖区内疾病预防控制机构所提供的报表、总结等资料。因疾病流行规律,防治措施来自于长期、大量的日常性监测工作的积累,不仅对当年的疫情分析有用,更可能是若干年发现或分析疫情流行规律,不少资料需要逐年加以补充。这些资料的保管周期不易确定,可随需而定。因此,这些一般性、经常性业务活动形成的资料应作为科级档案保管。科级业务档案可有以下几方面:(1)疾病监测报告,包括流行病学调查原始资料、调查方案;(2)基层常规报表,包括月报、季报、年报等;(3)重大暴发疫情的处理资料;(4)疾病监测原始记录、督导检查记录及总结。
　　
　　三、加强疾病预防控制机构业务档案的管理途径
　　
　　业务档案不仅反映本单位业务工作全貌和工作水平,为疾疾预防控制工作的正确决策提供有力的依据,同时由于业务档案范围明确,要求各科业务人员不能滞留在一般性工作小结,而是要在大量的监督监测资料上做进一步加工,形成分析报告,促进提高业务工作水平。
　　疾病预防控制业务连续性很强。在开展疫情的分析、预测预报,制定公共卫生实施监督监测的过程中,都需要掌握对比前年度的监督监测数据,预防医学研究更需要比较长年度的相关数据作为依据,做出针对性的统计分析。因此,疾病预防控制中心实行业务档案分级管理有助于业务工作的开展。
　　1.建立管理网络是通过中心、科室的管理而实现的。由主管中心主任牵头、各科长参加的全中心档案管理委员会,负责业务档案工作的领导、规划的总体要求,制定业务档案的各项管理制度,除管理中心业务档案外,还要指导科级业务档案管理,以保证业务档案的完整性,提高信息利用价值。
　　2.建立切实可行的业务档案管理制度。对种类繁多、形式各异的业务档案,要实行科学规范的管理,建立切合实际的管理制度。在制定业务档案归档范围和归档制度时,应注意结合科室主要业务活动,确定符合业务实际的中心级和科级业务档案的范围,提出统一的立卷要求,以确保业务档案的规范。严格科级档案的保管及利用制度,任何人不得将档案据为己有。
　　3.加强对兼职档案员的培训和指导。各科兼职档案人员不但要熟悉本科业务,还要熟悉档案管理知识,定期举办档案业务培训讲座,将档案管理业务学习列入兼职人员继续教育学习内容,进行学分评定,以提高档案业务学习的积极性。□
　　(编辑/永安实习编辑/原野)

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