疾病预防控制机构财务档案管理分析

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　　摘要：疾病预防控制机构的财务档案作为该机构重要的经济信息资料，与该机构的各项工作息息相关。本文阐述了疾病预防控制机构财务档案的定义、归档范围、重要性和管理现状，分析了当前疾病预防控制机构财务档案管理存在的不足，并针对存在的不足提出了改进疾病预防控制机构财务档案管理的措施，从而规范化地管理其财务档案，充分挖掘其财务档案的利用价值。
　　关键词：疾病;预防控制;财务;档案;管理
　　Analysis of Financial File Management in Disease Prevention and
　　Control Institution
　　Yang Xingmei
　　（Education and Information Service，
　　Yunnan Institute of Endemic Diseases Control and Prevention，
　　Dali 671000， China）
　　Abstract： As an important economic information，
　　the financial file of the disease prevention and control institutionis closely related to the every work of the institution. This paper expounds the definition，
　　file scope，
　　importance andmanagement status of the financial file of the disease prevention and control institution， and analyzes its shortcomingsat present. The measures to improve the management of the financial records of disease prevention and control institutionare taken in order to standardize the management and fully excavate the utilization value.
　　Keywords： Disease; Prevention and control; Finance; File; Management
　　0 引言
　　疾病预防控制机构是由政府举办的实施疾病预防控制与公共卫生技术管理和服务，以社会公共利益服务为主的非营利事业单位，经费来源于全额财政预算拨款，实行《政府会计制度》。疾病预防控制机构的财务档案是指疾病预防控制机构在从事疾病预防控制与公共卫生技术管理和服务等经济活动中直接形成的档案资料。它是反映疾病预防控制机构经济业务活动的真实记录和重要凭证，是疾病预防控制机构的重要经济档案[1]。对于疾病预防控制机构来说财务方面的管理主要体现在财务档案的收集、归档、保管、利用等工作，所以说，规范化管理其财务档案资料对疾病预防控制机构有着举足轻重的作用。
　　1 疾病预防控制机构财务档案的归档范围
　　疾病预防控制机构财务档案的归档范围为会计核算档案和财务管理档案。
　　1.1 会计核算档案
　　疾病预防控制机构会计核算档案包括会计凭证：原始凭证，记账凭证，汇总凭证以及其它会计凭证;会计账簿：总帐，明细账（分类分户账）或登记簿，日记账（现金出纳账、银行存款账），各种辅助账，固定资产明细账（卡片）以及其它会计账簿;财务报告：会计报表、附表、附注、文字说明，其它财务报告;会计电算化资料：历年财务帐簿的刻录光盘和磁带等[2]。
　　1.2 财务管理档案
　　疾病预防控制机构财务管理档案包括预算资料：年度预算，三年预算，预算资金追加调整报告，预算执行与分析;财务分析报告：季度、半年度、年度财务分析报告;财务文件、制度文本：下达资金文件，执行资金文件，单位财务部门制定的财务制度、工作流程;会议纪要“三重一大”的财务例会会议纪要，单位办公会、党委会/党委扩大会通过的财务方面的会议纪要，以及其他各类财务方面的专题会议纪要等;合同文件：采购类合同文件，建设项目类合同文件，财产保险合同文件等;其它：财务审计形成的档案资料，财务档案移交、销毁清册等财务档案资料[3]。
　　2 疾病预防控制机构财务档案的重要性
　　财务档案管理工作对于疾病预防控制机构的各项工作来说，有着举足轻重的作用。一是财务档案资料是制定财务计划的源头，通过对财务档案资料的管理，疾病预防控制机构可以对其财务工作进行一个系统、准确的规划，是否按照财务档案资料制定的财务计划执行就必须有一个完整的、明确的记录，这样就可以大大避免了挪用公款、误用公款、贪污公款等行为的发生，促使疾病预防控制机构能够更好地履行社会服务职能，从而减少国家资源浪费。二是财务档案是疾病预防控制机构对其财务计划是否准确执行、有效应用的完整记录，规范化的管理财务档案资料能够为疾病预防控制机构的财务决策者提供依据，更好地制定财务计划、预算编制、发现财务问题等;有助于疾病预防控制机构制定更为合理、合法、科学的财政政策;为疾病预防控制机构有序开展财务工作提供保障;同时还能为上级主管部门（卫生健康委员会）的财政部门的财务管理提供依据，更好地开展财务工作[4]。因此，疾病预防控制机构应充分发挥出其财务档案的重要性。
　　3 疾病预防控制机构财务档案管理现状
　　笔者将以云南省地方病防治所的财务档案管理现状为例，来叙述疾病预防控制机构的财务档案管理现状。每年形成的财务档案，由财务科负责归档，在财务年度终了后，暂时由财务科指定专人保管（出纳人员不得监管财务档案）一年，于第二年3月底前，由财务科编制移交清册，移交综合档案室统一保管，综合档案室设在科教信息科，由科教信息科负责。财务档案管理过程如下：财务科按照财务档案归档范围和要求，负责定期将应当归档的财务档案资料整理立卷，编制财务档案保管清册，并采取可靠的安全防护技术和措施，保证财务档案的真实性、完整性、安全性。财务档案的收集、整理、保管、移交、使用、鉴定、电子档案的形成、保管和销毁等按照《会计档案管理办法》的规定执行。其中保管期限分为永久、定期两类：部门财务报告、部门决算、会计档案保管、銷毁清册和会计档案鉴定意见书永久保存，会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册保管期限30年，单位月、季度报表、银行存款余额调节表、银行对账单保管期限10年;交接财务档案时候，交接双方按照财务档案移交清册所列出的内容逐项交接，并由交接双方的科室（财务科和科教信息科）负责人负责监督，交接完毕后，交接双方经办人和监交人在财务档案移交清册上签字或盖章;移交综合档案室的财务档案资料应当保持原卷册的封装，任何人不得随意拆封;综合档案室保管的财务档案资料不得借出。如有特殊需要，经财务科负责人和所领导批准，可以提供查阅或复制，并认真办理登记手续，查阅或登记复制财务档案的人员，严禁在财务档案上涂画、拆封和抽换。 　　4 当前疾病预防控制机构财务档案管理存在的不足
　　4.1 受重视程度不高
　　就目前来说，疾病预防控制机构财务档案管理工作虽取得了一定成效，但还未引起高度重视。部分疾病预防控制机构的领导对财务档案管理工作不够重视，在安排财务档案管理人员时并不完全考虑与之相适应的专业素质和能力;某些疾病预防控制机构的财务档案管理工作人员对财务档案管理工作重视不够，缺乏较强的责任感，意识不到财务档案管理工作对财务工作以及疾病预防控制等工作的重要性，在加上工作好坏没有科学的评价体系和职称晋升受限，导致财务档案管理工作人员存在应付工作的现象[5]。这必将影响影了疾病预防控制机构财务档案管理工作的效果。
　　4.2 缺乏现代化管理手段
　　疾病预防控制机构的财务档案管理缺乏现代化管理所需的软、硬件设施、设备，管理技术陈旧落后，财务档案管理工作依然沿用传统的纸质财务档案管理工作模式，这种管理模式不但耗时、耗力，而且效率低，不利于财务档案资料的收集、整理、保存、查找和利用等[6]。从而影响了疾病预防控制机构的财务档案管理工作的发展。
　　4.3 缺乏专业的管理人才
　　疾病预防控制机构财务档案管理是其档案管理的重要部分，财务档案管理人员不但要求具备档案管理、财务管理的专业知识和业务能力，还应具备计算机专业知识和能力，但疾病预防控制机构却缺乏专业的财务档案管理人员从事此项工作，甚至有些疾病预防控制机构的财务档案管理工作既不是档案管理专业人员从事，也不是财务管理工作人员从事，而是其他行政、内勤人员兼管[7]。这必将阻碍疾病预防控制机构财务档案管理工作的有序进行。
　　5 提高疾病预防控制机构财务档案管理的措施
　　5.1 疾病预防控制机构应高度重视其财务档案管理工作
　　目前，疾病预防控制机构普遍存在对其财务档案管理工作重视不够的情况，从而影响了其财务经济活动的顺利开展。因此，疾病预防控制机构应高度重视其财务档案管理工作。一是疾病预防控制机构的领导应充分地认识到财务档案管理工作对财务工作以及疾病预防控制等工作的重要性，应安排具有财务档案管理的专业素质和业务能力人员从事此工作;完善财务档案管理的规章制度，把财务档案管理工作纳入到日常监督中;制定科学的财务档案管理工作评价体系，并对财务档案管理工作人员职称晋升倾斜。二是疾病预防控制机构的财务档案管理工作人员应意识到财务档案管理工作的重要性，应对财务档案管理工作高度重视，应有较强的责任感和良好的职业道德[8]。只有这样才能顺利地开展疾病预防控制机构的财务档案管理工作，为财务工作和疾病预防控制等工作奠定基础。
　　5.2 疾病预防控制机构财务档案管理应运用现代化的管理手段
　　疾病预防控制机构应加大对财务档案进行现代化管理所需的软、硬件设施、设备建设和资金投入，配置配套的财务现代化管理所需硬件和软件设施。一是要对财务电子档案资料配备高性能的计算机和存储设备等，安装最先进的安全软件（防火墙技术、档案信息加密技术等），阻挡黑客与病毒的入侵，确保疾病预防控制机构财务电子档案资料的保密性与安全性。二是要加强财务档案管理工作人员的信息技术培训，财务档案工作人员必须主动地学习新知识、掌握新技术，能够熟练地使用新设备，从而提高疾病预防控制机构财务档案管理队伍的信息化管理水平。三是用现代化的财务管理系统来实现财务档案的现代化管理。财务管理现代化是实现财务档案管理现代化的基础，疾病预防控制机构应从财务报销源头入手，采用电子化的报销凭证和审核流程，这样，随之产生的财务档案资料就是电子化的，以便于利用现代化的手段来管理和利用[9]。疾病预防控制机构要充分利用财务档案信息化管理的优势，切实提高疾病预防控制机构财务档案资料的管理水平。
　　5.3 疾病预防控制机构应培养专业的财务档案管理人才
　　在科学技术迅猛发展的今天，疾病预防控制机构对其财务档案管理工作的需求日益剧增，这给疾病预防控制机构的财务档案管理工作人员提出了新的要求，要求财务档案管理工作人员应具备档案管理、财务管理的专业知识和业务能力，还应具备计算机专业知识和能力，懂得法律法规，了解疾病预防与控制工作，这就要求疾病预防控制机构的财务档案管理工作人员要努力学习档案管理、财务管理、计算机管理的专业知识，以及法律法规和疾病预防控制知识;定期地参加档案管理、财务管理、计算机管理等方面的业务培训，不定期地参加法律法规和疾病预防控制知识的培训。做到学以致用，不断积累工作经验，掌握新方法，不断提高和完善自己的财务档案管理水平，从而从整体上提高疾病预防控制机构财务档案管理队伍的专业素质和业务能力，更好地服务于疾病预防控制机构的财务档案管理工作[10]。
　　6 结束语
　　疾病预防控制机构的财务档案作为该机构重要的经济信息资料，与该机构的各项工作息息相关，疾病预防控制机构应加强对其财务档案的管理。应高度重视其财务档案管理工作，运用现代化的管理手段，培养专业的财务档案管理人才。从而规范化地管理其财务档案，充分挖掘其财务档案的利用价值，让其财务档案更好地服务于疾病预防控制机构的财务工作、疾病预防控制等各项工作。
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