关于城建档案馆数字化的几点思考

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　　摘要：城建档案也要与时俱进，打造自身的软硬件，在信息高速公路建设中确立自己位置的需要，努力创建数字城建档案馆，更好地为社会服务。
　　
　　 关键词：城建档案 数字城建档案馆 为社会服务
　　
　　 城乡建设档案(以下简称城建档案)是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。加强城建档案的管理是搞好城乡规划建设管理的基础。随着数字技术、信息技术、网络技术等渗透到城市生活的各个方面，对城建档案管理提出更高的要求，换言之，城建档案也要与时俱进，打造自身的软硬件，在信息高速公路建设中确立自己位置的需要，努力创建数字城建档案馆，更好地为社会服务。
　　 一、什么是数字城建档案馆？
　　 数字化城建档案馆不仅是对纸质档案、照片档案等档案形式的简单数字化，也不仅是对档案工作流程的计算机化，而是一个系统工程。数字化城建档案馆是一个跨越空间的档案信息资源的集成，主体是依赖网络的共享数据库系统，将分散在不同地点的信息连接起来，向用户提供更为快捷的信息服务，这是数字城建档案馆建设的终极目标。
　　 数字化档案馆，应具备以下特征：一是馆藏资源数字化。数字化档案馆的馆藏是以数字化信息为主，能直接被计算机识别和处理，分为机读型和网络型。机读型是由单台计算机处理的信息；网络型是通过因特网进行远程传递的信息。二是空间的虚拟化。数字化档案馆是一个开放的档案馆，通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，资源共享，每个数字化档案馆都是全球网络档案馆的一个节点，从一定意义上说数字化档案馆的馆藏可以无限扩大。三是信息传递网络化。通过因特网传递馆藏信息，不受时间和空间的限制，提高信息利用率。四是信息检索智能化。通过计算机进行智能化检索，检索速度快、效率高、范围广。五是用户使用方便化。用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。
　　 二、数字城建档案馆建设的必要性
　　 一是数字城市的发展的要求。随着科学技术的发展和信息时代的到来，数字化概念正逐渐融入城市建设的各个领域。数字化城市，就是要依托信息和网络技术，通过政府的组织行为，对城市各类信息资源进行有序、有效地整合，建设规范化和标准化的城市信息体系；建设具有统一信息平台和完善的各类信息数据库；形成整个城市发展、管理、服务功能的信息数字化并为调控城市、预测城市、监管城市提供革命性的手段，使城市建设和发展提高到一个新的水平。作为服务于城市规划、建设、管理的城建档案馆必将随着国内数字城市的发展，汇入时代的潮流之中，数字城建档案馆建设已是势在必行。
　　 二是城建档案馆自身发展的趋势。随着计策机技术的普及，城建档案馆接收传统载体的档案，也接收了还有大量的计算机辅助设计技术、电子地图等产生的电子文件，我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案。同时，随着城市化发展进程的逐步加快，建设事业的飞速发展，使城建档案信息容量不断扩大，许多城建档案馆出现了涨库的情况。随着库存档案的增多，档案的查询利用的难度也相应加大，而档案利用者越来越多，需求也越来越高，为了最大限度满足利用者的需求，将城建档案信息资源有效地组织整合，形成开放的、分布的信息资源，使利用者不管身在何处，都能够借助计算机和网络，实现查询方便快捷。
　　 三、城建档案馆数字化建设
　　 数字城建档案馆建设非一蹴而就，需要一个循序渐进的过程，将城建档案数字化转化，形成数字化城建档案管理系统，使其具备城建档案数据远程访问、交换及相互操作的能力，是数字城建档案馆建设的近期目标，也是建设数字城建档案馆的关键和基础。在城建档案馆数字化建设中应注意以下几个问题：
　　 一是要做好规范标准的完善。在现代信息社会，统一标准非常重要，有了统一的标准，通过网络联接起来的信息系统就可以轻而易举地实现信息共享与交流；反之，信息很难充分利用。因此，在城建档案馆数字化建设中，我们一定要不断完善城建档案信息化标准体系，建立管理、业务、技术三个层面的标准与规范，并大力推行相关标准、规范和法规。其中，管理性标准规范主要包括档案馆工作人员、用户及设备使用、档案的查询与利用等管理规定。业务性标准规范主要包括档案术语、电子档案管理等标准。技术性标准规范主要包括数据存储压缩格式规范、网络数据传输格式、档案馆软硬件基础设施技术标准等。
　　 二是建设城建档案管理信息系统。档案管理信息系统是城建档案数字化管理的平台，涵盖城建档案的数字化加工、数字资源管理、电子档案信息的采集、处理、存储、组织、利用等全过程。作为城市建设管理信息系统，可以采用信息技术、人工智能等多种技术与手段，如计算机网络与通讯技术、3S技术、数据的远程访问、数据仓库、数据挖掘、数据交换、超级链接技术等，并以分布式数据库方式存储分散于各种载体、不同地理位置的城建档案信息资源，通过网络将它们互相连接，从而提供及时的数据交换与管理、信息利用等，最终实现城建档案信息资源共享。
　　 三是对城建档案进行数字化转换。就是利用计算机技术对馆藏档案的文字、图形、音像等内容进行数字化处理，建立数字档案库。一方面对城建档案进行著录，实现计算机检索，建立机读目录；另一方面对馆藏档案内容分门别类进行数据录入、图形扫描等数字化处理，实现磁盘存储，形成机读档案。城建档案馆馆藏的各类档案资料，不仅载体多样，而且数量浩繁，在保密要求及利用价值上也有明显区别。城建档案馆应积极制订数字化处理档案信息的规划，分阶段对馆藏各种载体的档案与信息进行数字技术转换，在建立数字档案库时，要根据实际情况，做到传统的档案管理方式与现代数字技术相结合，分轻重缓急，循序渐进，任何一举建成数字化城建档案馆的想法都是不现实。全国大部分的城建档案管理部门在进行馆藏档案数字化转换过程中，不同程度地利用了外部的技术力量。在借助外部技术力量进行数字化转化过程中，要对服务质量提出明确的要求，加强合同实施的监管，严把质量验收关。
　　 四是建设电子档案归档系统。在进行馆藏档案数字化转换同时，积极开展、探索电子档案接收与管理。一方面应积极开展电子档案接收、保管、利用的技术方法研究，制订电子城建档案管理办法。另一方面，应加强电子文件归档管理，加大对电子城建档案的接收力度，从源头上解决城建档案数字化问题，并充分利用电子城建档案的优势，变档案为信息，做好利用服务。
　　 五是城建档案电子数据安全问题。城建档案电子数据的安全既包括数据的完整性也包括数据的保密性。数据的完整性指数据在存储状态下或在传输利用过程中保持不被修改、不被破坏、不被丢失的特性。数据的保密性是指数据只能存储和传输在有权利合法获取它的个人与组织之间。因此，加强对数字化的档案安全管理，一方面要通过配备防毒墙、安装先进的防火墙和防病毒软件，执行严格的用户实名登录机制，定期备份数据库及电子档案等有效措施，防止病毒及网络黑客的恶意攻击。另一方面，要按国家保密规定建立安全保密制度，增强保密意识，严格涉密档案的使用权限，加强涉密计算机和存储介质的管理，确保城建档案数据的绝对安全。
　　
　　
　　

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