当前基层事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考

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　　【摘 要】人事档案是每个人自身成长过程中的历史真实记录，是人才信息的重要载体，也是人才的主要信息源，是用人单位知人善任、发现人才、使用人才、管理人才重要工具。管好用好人事档案，对人事工作的科学管理及人才资源开发起着重要作用。本文分析了当前基层事业单位人事档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题提出了相应的对策，以便提高人事档案管理的工作水平，更好的为人才队伍建设、人才资源开发和人才流动服务。
　　【关键词】人事档案管理问题对策
　　人事档案是人才信息的重要载体，是人才成长的主要信息资源，是每个人自身成长过程中的历史真实记录，是个人身份、学历、资历等方面的重要凭证和依据，用人单位可以通过利用人事档案这个重要的信息资源来历史地、全面地考察职工，发现人才、使用人才和管理人才。
　　随着我国人事制度改革力度的不断加大，人事档案管理出现了许多新情况、新问题。如何面对新的挑战，人事档案的科学管理就显得更为重要了，因为人事档案管理工作涉及到每一个职工的切身利益，它是历史地、全面地了解一个人和正确选用人才的基础，也是做好人事管理工作的必备条件之一，这项工作的好坏直接影响到人事工作的效率和质量。因此，加强人事档案管理工作、提高人事档案管理水平，管好用好人事档案，就可以为本单位人事工作进行科学决策和科学管理提供重要的参考和依据，同时对人才资源开发、人才预测等方面都起着十分重要的作用，笔者结合多年来人事档案管理的实践，就当前基层事业单位人事档案管理工作中存在的问题及对策谈几点体会。
　　一、当前基层事业单位人事档案管理工作存在的主要问题
　　1.一些基层单位领导对人事档案管理的重要性认识不够。
　　由于人事档案管理工作是一项默默无闻的工作，不容易取得明显成绩，所以一些单位的领导特别是基层单位领导对人事档案管理工作不够重视，他们认为人事档案工作就是简单的收存材料、抄抄写写、装订成册、一般的保管等事务性工作，对单位的主流工作来说是无关紧要的工作，只要保证人事档案不丢失，能应付外调、查档就是就万事大吉了。因此，在实际工作中就存在着基层单位领导未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成了忙起来就忘掉、用的时候才想起的现象。正因为这些领导对人事档案工作的重要性认识不够，导致本单位的人事档案管理工作长期处于被动应付的状态，这不仅影响了人事档案管理人员的积极性和人事档案管理的工作水平，更重要的是这样的人事档案管理情况很难高质量地为人才队伍建设、人才资源开发和人才流动提供服务。
　　2、人事档案管理不够完善
　　2.1在一些基层单位中人事档案转递及交接工作存在较多的问题。第一，档案转递不及时。一些单位对档案转递工作不够重视，往往是职工已调离本单位但档案转出手续却迟迟没有办，致使档案还滞留在原单位，造成人档分离现象；第二，个别人事档案管理人员在接转档案、调出调入、审核工资或工龄、退休等工作需要查档案时，不能严格履行查阅档案手续，也不按规定办事，什么人都能查阅，致使个人信息泄漏；第三，一些单位的各个部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，而是将档案借离管档单位，甚至有的是借出好长时间不归还，其中不乏有个别人借机钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性；第四，按人事档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，但在一些单位档案管理人员离岗或调动工作时，档案工作的移交不按程序办，也不按档案交接工作的基本要求去做，对要移交的档案不检查，不清理，不登记，没有移交手续，造成工作程序不完整，移交的材料不齐全、责任不明确。
　　2.2、人事档案材料及时收集、归档工作还很不到位。第一，由于形成材料的部门对人事档案管理工作认识还不够等原因，对所形成的档案材料没有及时收集、转递和归档，造成人事档案材料内容不完整。例如：一些毕业生的成绩单、授予学位决定、派遣证、毕业生登记表等材料在转递中有缺失；一些调动人员的档案中缺少转正定级材料、参加保险情况、工资审批表、考核材料、入党团等材料；第二，一些档案管理人员在收集过程中一直是以被动的方式进行收集，在接收档案时，他们只针对转出档案单位的现有目录清查材料的数量，而没有认真查阅档案中必备的材料是否齐全，也没有想方设法把所缺的相关材料补齐，等到整理档案时才发现缺少材料，这时再去寻找时，往往因相隔时日已久，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集整齐，致使有相当一部分人员的档案中材料缺失，造成档案材料收集不齐全。第三，一些基层人事档案管理人员在人事档案的分类、整理工作中，没有仔细认真地核实过档案中是否还缺少相关材料，只是把档案中现有的材料进行分类整理和装订成册，这就造成人事档案材料的内容不完整、资料缺漏等。
　　2.3对人事档案管理经费投入不够，基础配套设施不到位，造成保管条件比较落后。由于一些基层单位对人事档案管理工作重视不够，在设备配备上大多采取“因陋就简”的原则，没有专门配备的档案室，即使配备了档案室也是办公、阅档、仓库共用一间，没有按人事档案管理的要求将“三室”分开；还有一些单位没有配备必备的设施设备，甚至有的单位就连防火、防潮、防盗等手段也只是停留在较低的水平上，致使人事档案无法得到有效的管理。
　　3、基层单位人事档案管理力量薄弱，专业人员少、业务知识不熟悉。
　　3.1有些单位虽然有专职的人事档案管理人员，但管理档案人员配备不到位，没有按规定比例去配备工作人员，使得人均管理的档案数量过多，整理工作量大，不能满足档案工作的正常开展。
　　3.2一些单位档案管理人员队伍不稳定，经常更换、变化较大。由于人事档案管理工作的衔接是要有一个熟悉的过程，管理人员业务刚熟练就被换走，新来的人又要有一个熟悉过程，这样就容易造成业务断层现象，也会造成人事档案管理工作滞后。
　　3.3一些单位没有设专职人员对人事档案进行日常管理，都是兼职人员。由于这些人身兼数职，人事档案管理工作只是他们工作的一部分，他们平常主要精力都放在要完成的主要岗位的工作任务上了，没有更多的时间来管理人事档案，由于工作精力投入不足，他们对所形成的人事档案材料只能作为要保存的资料加以收集堆放，档案材料多年不能进档，或只是机械的放入档案袋中，致使人事档案管理工作只停能留在收、存阶段，无法进入鉴别、分类、整理、归档等规范管理阶段。
　　3.4人事档案管理人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐，大多数基层单位的人事档案管理人员都是半路出家，他们虽然具备相应的文化水平，但缺乏档案管理工作的专业知识和基本技能，其业务知识和管理能力只能依靠自己在档案管理工作中的摸索来慢慢地积累，可以说，这些基层人事档案管理人员在思想观念和管理水平以及分析处理问题的基本能力上还跟不上时代发展的需要。
　　4、人事档案管理的科学化、现代化、信息化建设还不到位。
　　随着科学技术手段的不断更新，计算机信息化的水平也在不断提高，人事档案工作的现代化、信息化也成为一个单位办公自动化的重要组成部分。但是由于计算机技术还没有在人事档案管理中得到广泛运用，再加上一些基层单位人事档案管理工作人员专业基础知识及基本技能还不够扎实，致使一些单位只是把个人信息、档案目录输入计算机，而在资料检索、调阅档案等工作程序中仍习惯用手工操作，无纸化办公基本没有实施，这样既不利于人事档案的保管，又影响了人事档案管理的质量和工作效率，也大大降低了人事档案信息资源的利用率，不利于人事档案服务于人事工作，也不利于人才开发和人才竞争快捷高效的需要。

　　二、新时期基层事业单位人事档案管理工作的对策与思考
　　1、提高思想认识，强化档案意识。
　　从人事档案工作所面临的问题来看，首先是要解决好基层单位领导的思想认识问题，因为领导重视是做好人事档案管理工作的前提，领导支持是提高人事档案管理水平的关键。因此，各单位领导一定要充分认识人事档案管理工作的重要性，要把人事档案工作放在事关本单位人才队伍建设、人才开发的高度来对待，并将其纳入本单位的重要议事日程，对人事档案工作要给予必要的支持，做到经常过问，定期监督、检查与指导，同时还要注意调动档案管理人员的积极性，加强对他们的培养和教育，以增强他们做好人事档案工作的责任感、光荣感和紧迫感，肩负起自己的职责，提高人事档案管理的工作水平，更好的为人才队伍建设、人才资源开发和人才流动服务。
　　2、加强基础建设、完善人事档案管理制度，提高人事档案管理水平。
　　2.1、基础建设是提高人事档案管理水平的基础，同时也是保证人事档案管理质量的基本手段，而单位领导的支持则是提高人事档案管理水平的关键，也是提升人事档案管理水平的坚强后盾。因此，要想让人事档案得到有效管理就必须加大经费投入，做好人事档案管理设施的基础建设和更新，只有将必备的基础配套设施配备齐全，才能为人事档案的有效管理提供可靠的保证。
　　2.2、要提高人事档案管理水平，首先是要让人事档案管理人员真正认识到管理档案的重要性，提高管理意识、增强责任心，其次是要加强人事档案的制度化建设，因为制度不仅是指导我们工作的一种手段，更是规范人事档案部门使其顺利工作的保障。进一步完善人事档案管理工作的各项规章制度，可以使单位的人事档案管理工作更加有序化，规范化，同时也可以规范人事档案管理人员的行为，激励他们工作的积极性，使其能够严格按照各项规章制度对人事档案进行管理和提供利用，防止管理中的任意性，使人事档案管理工作标准更高、要求更严，工作水平得到有效提升。
　　2.3、认真做好档案转递、利用及交接工作。
　　在档案转递、利用及交接工作中必须做到：①、在人事档案转入、转出过程中，档案管理人员要严格按规矩办事，档案随人走，特别是针对人员流动与档案转递不同步的，该转递的一定要及时转递，尽量避免“人档分离”情况的发生；②、在档案利用过程中，必须建立健全档案利用的管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料要有登记，查阅、借阅档案要有登记并且不能将档案借离出档案保管单位，这样就可以有效地制约档案材料造假、销毁、涂改等人为因素；③、在档案管理人员离岗或调动时，一定要严格遵循《档案管理工作规范条例》的原则，严格按照人事档案管理程序办理，对要移交的档案要严格按照档案交接工作的基本要求去做，认真检查，认真清理、认真核实，确保所有档案材料真实、准确、全部交接。④、对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究，真正做到以制度维护管理，以管理保证质量，切切实实做好人事档案管理工作。
　　
　　2.2、加强人事档案材料收集、归档工作，保证人事档案材料的完整性。
　　维护人事档案的齐全、完整、准确与安全，是人事档案管理的基础性工作和重要内容，档案材料的及时收集和归档，是人事档案材料内容完整的重要保证。人事档案材料是否准确和完整，涉及到用人单位对一个人的正确评价、培养和使用，也关系到每个职工的切身利益和前途。因此，一定要加强人事档案管理部门档案材料收集、归档等管理工作。首先，形成档案材料的部门要加强人事档案材料及时归档意识，对新形成的档案材料收集、整理好后及时移交到管档单位；接收档案的单位要将收集到的与档案有关的各种材料，认真筛选、细致鉴别，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回材料形成的部门进行补办，避免出现遗留问题，对符合要求的档案材料做到及时入档，避免时间长了人事档案材料的遗失，这样就可以确保人事档案内容真实、准确、规范、完整。
　　3.加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。
　　3.1人事档案管理工作是一项对管理人员素质要求较高的工作，它集服务性与保密性于一体，特别是在新形势下要做好人事档案管理工作，就必须要有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面具有高素质的档案管理队伍。因此，各单位要注意加强人事档案管理工作队伍的建设，在选用人事档案管理人员时一定要选择政治上可靠、作风正派、责任心强、热爱档案工作、熟练档案业务、安心本职工作、具有奉献精神的工作人员来从事此项工作，并要注意对他们的培养，充分发挥他们的积极性和创造性。
　　3.2人事档案管理是一项专业性很强的工作，其管理人员业务的熟悉程度来自于长期经验的积累，如果人员频繁变动，不仅不利于人事档案工作人员业务水平的提高，也不利于人事档案管理工作水平的提高。因此，人事部门应该按照要求配备档案专职人员或者配备至少是以人事档案工作为主的兼职档案人员来负责人事档案管理工作，并一定要保持人事档案管理人员的相对稳定，以减少档案管理工作中差错的发生，这样才能增强人事档案管理人员做好工作的信心、增强责任感、充分发挥他们的积极性与创造性，才能使他们真正为提高人事档案工作的管理水平做出贡献。
　　3.3人事档案管理人员的素质是搞好人事档案管理工作的重要保证。人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于管理人事档案的工作人员，而不断增强档案意识和提高做好人事档案工作的自觉性，是做好人事档案工作的前提，不断提高自身的政治素质和专业素质是做好人事档案管理工作的重要保障。因此，人事档案管理人员要想提高工作效率、提高人事档案管理的质量，就必须了解管理档案的重要性，增强责任心，要认真钻研人事档案管理的业务知识，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，不断提高自己管理档案的技术水平，以便准确地掌握人事档案管理知识，并能将其熟练地运用到工作中去，自觉地做好人事档案管理工作。另外，人事档案管理人员还要培养自己踏实细致的工作作风、不怕苦、不怕累、勤勤恳恳、任劳任怨、不计名利、甘于奉献；还要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科学管理的原则和方法，积极探索新的管理模式，以便提高人事档案管理的质量和工作效率，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
　　4、利用现代化、信息化管理手段加强对人事档案工作科学化管理。
　　现代化、信息化是当今社会发展的必然趋势，现代化管理也是人事档案管理的发展方向，实现人事档案管理现代化、信息化则是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，也是人才开发和人才竞争快捷高效的需要。把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，是新时期所面临的一项长期建设任务,也是人事管理现代化的关键，这就要求人事档案管理部门一定要及时、准确提供各类人事资源信息，以保证人事档案信息资源得到充分利用。由于人事档案管理工作是一项琐碎繁杂的工作，重复劳动较多，劳动强度较大，如果资料检索、查借阅档案、归档材料的记录和统计等一系列档案管理工作仍停留在手工操作阶段，既不利于提高人事信息管理的时效性，又影响了人事档案管理工作的效率，如果利用计算机等现代化手段来管理人事档案，既可以降低人为因素在档案管理工作中的影响，又可以发挥计算机的管理优势，同时也减少了管理人员的手工操作，提高了工作效率，因而达到事半功倍的效果。所以要实现人事档案管理同现代手段的有机结合，使人事档案管理工作走上科学管理的良性发展轨道，适应人事档案管理现代化、信息化的需要，各单位就一定要进一步加大人事档案管理经费的投入，除配齐配全基础设施设备外，还要加大现代高科技装备的投入，以加快利用高科技手段和工具来进行人事档案管理的步伐，同时还要加强对人事档案管理人员现代化技术的培训，使他们能够尽快掌握现代化档案管理的技能并运用到实际工作中去。只有这样才能够充分利用现代科学技术手段对人事档案管理工作进行更科学、更规范的管理，达到提高工作效率和管理水平目的。
　　总之，人事档案管理工作是一项复杂而艰巨的工程，随着我国社会主义市场经济体制改革的不断深入和不断完善，随着用人制度改革的进一步深化，和人才流动的频繁，就要求人事档案管理工作必须要适应新形势的需要，要做到科学、规范、与时俱进，这就为人事档案管理工作提供了在改革中创新和前进的机遇，我们应该抓住这个机遇，从观念上、制度上和管理上进行更新，积极探索新形势下人事档案管理的新模式及新方法，采取有效措施，不断改进、不断向前迈进。只有这样，才能使人事档案更好地为人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。
　　
　　

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