加强沟通协调 做好项目管理

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　　摘要：沟通与协调是进行各方管理的纽带，是项目取得成功的关键。
　　关键词：沟通 协调 管理
　　
　　在工程项目管理中，沟通与协调是进行各方管理的纽带，是在人、思想和信息之间建立的联系，它对于项目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。沟通与协调可使矛盾着的各个方面居于统一体中，使系统结构均衡，使项目实施和运行过程顺利。
　　现代工程项目中参加单位非常多，形成了复杂的项目组织，各单位有不同的任务、目标和利益，他们都企图指导、干预项目实施过程。项目中组织利益的冲突比企业中各部门的利益更为激烈和不可调和，而项目管理者必须使各方协调一致、齐心协力地工作，这就显示出项目管理中沟通与协调的重要性。
　　沟通是组织协调的手段，是解决组织成员间矛盾的基本方法。协调的程度和效果常依赖于各项目参加者之间沟通的程度。
　　工程项目管理中应该着重做好以下各项沟通与协调工作：
　　一、内部人际关系的协调
　　项目经理所领导的项目经理部是项目组织的领导核心。通常，项目经理不直接控制资源和具体工作，而是由项目经理部中的职能人员具体实施控制，这就使得项目经理和职能人员之间以及各职能人员之间存在沟通和协调。项目经理的协调工作包括：
　　1.项目经理与技术专家的沟通：技术专家往往对基层的具体施上了解较少，只注意技术方案的优化，注重数字，对技术的可行性过于乐观，而不注重社会和心理层面的影响。项目经理应积极引导，同时注重全局、综合和方案实施的可行性。
　　2.建立完善、实用的项目管理系统。明确各自的工作职责，设计比较完备的管理上作流程，明确规定项目中正式沟通方式、渠道和时间，使大家按程序、按规则办事。
　　3.建立项目激励机制。由于项目的特点，项目经理更应注意从心理学、行为科学的角度激励各个成员的积极性。项目结束时应对成绩显著的成员进行表彰等。
　　4.形成比较稳定的项目管理队伍。以项目作为经营对象的企业，应形成比较稳定的项目管理队伍，这样尽管项目是一次性的、常新的，但项目小组却相对稳定，各成员之间彼此熟悉，彼此了解，可大大减小组合摩擦。
　　5.建立公平、公正的考评工作业绩的方法、标准，并定期客观、慎重地对成员进行业绩考评。
　　二、项目经理部与企业管理层关系的协调
　　项目经理部与企业管理层关系的协调依靠严格执行项目管理目标责任制。项目经理部受企业有关职能部站的指导，二者既是上下级行政关系，又是服务与服从、监督与执行的关系，即企业层次生产要素的调控体系要服务于项目层次生产要素的优化配置，同时项目生产要素的动态管理要服从于企业主管部门的宏观调控。企业要对项目管理全过程进行必要的监督调控，项目经理部要按照与企业签订的责任状，全力以赴地抓好项目的具体实施。
　　三、项目经理部与发包人之间的协调
　　发包人代表项目的所有者，对项目具有特殊的权利，要取得项目的成功，必须获得发包人的支持。项目经理首先要理解总目标和发包人的意图，反复阅读合同或项目任务文件。对于未能参加项目决策过程的项目经理，必须了解项目构思的基础、起因、出发点，了解目标设计和决策背景，否则可能对目标及完成任务有不完整的甚至无效的理解，会给工作造成很大的困难。如果项目管理和实施状况与最高管理层或发包人的预期要求不同，发包人将会干预，将要改变这种状态。所以，项目经理必须花很大力气来研究发包人的意图，研究项目目标。
　　让发包人一起投入项目全过程，而不仅仅是给他一个结果竣工的工程。尽管有预定的目标，但项目实施必须执行发包人的指令，使发包人满意。发包人通常是其他专业或领域的人，可能对项目懂得很少，解决这个问题比较好的办法是：使发包人理解项目和项目实施的过程，减少非程序干预；项目经理作出决策时要考虑到发包人的期望，经常了解发包人所面临的压力，以及发包人对项目关注的焦点；尊重发包人，随时向发包人报告情况；加强计划性和预见性，让发包人了解对承包商非程序干预的后果。
　　项目经理有时会遇到发包人所属的其他部门或合资者各方同时来指导项目的情况，这是非常棘手的。项目经理应很好地倾听这些人的忠告，对他们做耐心的解释说明。项目经理部协调与发包人之间关系的最有效方法是严格执行合同。
　　四、项目经理部与监理机构关系的协调
　　项目经理部应及时向监理机构提供有关生产计划、统计资料、工程事故报告等，应按《建设工程监理规范》的规定和施工合同的要求，接受监理单位的监督和管理，搞好协作配合。项目经理部应充分了解监理工作的性质、原则，尊重监理人员，对其工作积极配合，始终坚持双方目标一致的原则，并积极主动地工作。在合作过程中，项目经理部应注意现场签证上作，遇到设计变更、材料改变或特殊工艺以及隐蔽工程等应及时得到监理人员的认可，并形成书面材料，项目经理部应严格地组织施工。与监理人员意见不一致时，双方应以进一步合作为前提，在相互理解、相互配合的原则下进行协商，项目经理部应尊重监理人员或监理机构的最后决定。
　　五、项目经理部与设计单位关系的协调
　　项目经理部应在设计交底、图纸会审、设计洽商与变更、地基基础处理、隐蔽工程验收和交工验收等环节与设计单位密切配合，同时应接受发包人和监理工程师对双方的协调。项目经理部应注重与设计单位的沟通，对设计中存在的问题应主动与设计单位磋商，积极支持设计单位的工作，同时也争取设计单位的支持。项目经理部在设计交底和图纸会审工作中应与设计单位进行深层次交流，准确把握设计，对设计与施工不吻合或设计中的隐含问题应及时予以澄清和落实；对于一些争议性问题，应巧妙地利用发包人与监理工程师的职能，避免正面冲突。
　　六、项目经理部与材料供应人关系的协调
　　项目经理部与材料供应人应该依据供应合同，充分利用价格招标、竞争机制和供求机制搞好协作配合。项目经理部应在项目管理实施规划的指导下，认真做好材料需求计划，在确保材料质量和供应的前提下选择供应人。
　　为保证双方的顺利合作，项目经理部应与材料供应人签订供应合同，并力争使得供应合同具体、明确。项目经理部应有效利用价格机制和竞争机制与材料供应人建立可靠的供求关系，确保材料质量和使用服务。
　　七、项目经理部与分包人关系的协调
　　项目经理部与分包人关系的协调应按分包合同执行，正确处理技术关系、经济关系，正确处理项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、生产要素管理和现场管理中的协调关系。项目经理部还应对分包单位的工作进行监督和支持。项目经理部应加强与分包人的沟通，及时了解分包人的情况，发现问题及时处理，并以平等的合同双方的关系支持承包人的活动，同时加强监管力度，避免问题的复杂化和扩大化。
　　八、项目经理部与其他单位关系的协调
　　项目经理部与其他公用部门有关单位的协调应通过加强计划性和通过发包人或监理工程师进行协调。
　　具体内容包括：建设行政主管部门，劳动管理部门，交通管理部门办，城市管理部门，质量监督管理部门，公安消防部门以及供电供水等部门的协调工作。
　　综上所述，要成功地完成一个项目，除了能承担基本职责外，项目经理还应具备一系列技能。他们应当懂得如何激励员工的士气，如何取得客户的信任；还应具有坚强的领导能力、培养员工的能力、良好的沟通能力和人际交往能力，以及处理和解决问题的能力。工程项目管理中协调工作涉及层面多且又琐碎，突出了各专业协调对项目顺利实施的重要性，项目经理要加强这方面的管理，做好每一项工作，才有可能把问题隐患消灭在萌芽状态，保证圆满完成工程项目目标。
　　
　　作者简介：蔺根荣，男，1965年3月出生，大专学历，工程师，注册一级建造师，1987 年在徐州市市政工程养护管理处参加工作，一直从事市政工程施工与管理工作，曾担任沥青炒料长厂长、生产科科长、经营科科长 、机械设备公司经理等职务。

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