会计控制与业务互动成长
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作者: 云 雪
内部会计控制是在公司内部的经济活动中，以预算为依据，利用财务会计反馈的信息，对业务流程实施控制的一种手段。通过控制保持财务状况平衡，实现公司的预期目标。实施内部控制使会计监督由单纯的事后监督转变为贯穿于整个业务流程中的事前、事中、事后的全过程控制，使纯粹的监督工作转变成在整个业务流程中为业务部门服务，通过服务来实现内部控制，确保了公司业务稳健、良性、持续地发展。
实施内部会计控制的条件
组织系统
内部控制必须具备有效的组织保证系统，这一系统应包括决策、预算编制、内部监督、内部结算以及对预算执行结果进行考评等环节。
制度体系
控制需要建立相应的内部控制制度，具体包括组织机构的设计和内部采取的相互协调的方法和措施。
预算目标
切合实际业务的、健全的、合理的财务预算是内部控制的依据，若预算目标严重偏离实际，则会计控制的目标就无法达到，或者毫无控制的意义。
信息网络系统
建立一个集业务、财务于一体的管理信息化系统，可以实现业务和财务的业务流程重组，打破部门间“各自为政”的“信息孤岛”局面。将会计信息嵌入业务流程中，使内部会计控制通过网络延伸到各业务部门。信息的反馈必须既能由下至上反馈预算执行情况，又能自上而下传输对预算偏差的调整，真正实现对业务流程的事中控制。
激励制度体系
内部会计控制的最终效率取决于是否有切实可行并被严格执行的激励制度，否则，即使有符合实际的预算，有具体执行预算的各责任中心，最终也会因为会计控制的软弱无力而得不到贯彻落实。激励制度要体现公平、合理、有效，要把即时奖罚与期间奖罚结合起来，即在会计控制过程中随时根据考核结果当即奖罚，在一定时期终了(一般周期为一年)时，再根据财务预算的执行结果，进行全面考评，并以考评结果为依据再次进行奖罚。
以下将与大家分享企业经营过程中几个关键环节的内部会计控制。
现金流的内部会计控制
货币资金内部控制的内容和目标
货币资金流动性强、控制风险大，是公司生存和发展的基础，容易发生错弊、产生违法乱纪行为，应重点加以控制。对货币资金控制的目标是保证货币资金的安全性、完整性、合法性、效益性。
货币资金内部控制的关键点
1.建立货币资金的内部牵制制度，不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督;
2.建立严格的货币资金的授权审批制度;
3.建立严格的货币资金稽核制度;
4.制定科学、严格的货币资金业务处理程序，严格执行“申请、审批、复核、支付”手续;
5.严格现金开支范围，加强现金管理;
6.严格按金融管理的有关条例办理货币资金的各种票据的使用、结算;
7.建立现金和银行存款的盘点、核对制
度，做到账实相符、账账相符。
对现金流实施内部控制，加强现金流量的管理
1.加速资金周转，提高现金的效益
资金是一个公司赖以生存发展的“血液”，借助资金的威力，合理有效地对财务进行管理，保证资金持续地、快速地周转，增强资金的利用率，扩大资金的增值能力，提高“钱”的生产力。
2.进行合理的资金预算，确定现金的最佳持有量
持有现金的额度是公司实力的象征，较多的现金储备可以提高公司的流动性和偿债能力，维持公司较高的信誉。但持有过量现金则会导致资金闲置，不能发挥现金的最大效力，要通过编制现金预算，确定一个相对的最佳现金持有量。最佳现金持有量是指能使公司在现金存量上花费的代价最低，即机会成本最小且又相对保证公司对现金需求的持有量，即现金既不缺乏也不过剩。
3.回笼资金，加强现金流的管理
加速收款，延迟付款是现金流管理的秘诀，支付款项与应收款项的时间间隔越短，现金库存压力就越小。
加速收款的途径有：
① 积极对账，严防客户占用货款，尽快 回收货款。
② 只要现金折扣率低于短期借款利率， 就可以考虑给予客户现金折扣，以快 速收回货款。
延迟付款的办法是：
① 在不影响公司良好信誉的前提下，尽 量推迟付款时间。
② 采用不带息的银行汇票付款，既可使 现金的使用价值呈数倍的扩张，同时 汇票的承付期也就相应延缓了付款时 间，提高了现金利用率。
费用的内部会计控制
费用控制包括人力资源费、市场费用、行政后勤费、日常运营费用和财务费用，各项费用都必须制定预算作为控制的依据。除财务费用与筹资成本有关外，对其他费用进行控制时，要按费用的归属采用不同的控制方法。
人力资源费用控制
由于人力资源成本费用较高，在费用总额中所占的比重较大，而且相对固定。所以，要充分考虑人力资源成本，在减员增效的同时，尽量降低用人成本，保证个人收入年增长率低于当年利润的增长率。
对公共费用控制
1.对职能部门费用的控制
各项可控的公共费用，如电话费、办公费、业务招待费等，最好能层层落实到部门，甚至个人。制定相应奖罚措施，明确经济责任。
2.对指标量化部门的费用控制
业务部门可结合任务指标来将可控费用量化，使费用与工作量或任务数直接挂钩，可开支的费用与销售额呈同比例增长。年终考核时，超支扣罚工资，节约奖励给个人(奖罚的比例相同)。在费用控制方面实行经济责任制，以达到人人节约费用，提高经济效益的目的。
成本与付款的内部会计控制
相关部门相对独立、相互牵制
业务部门、采购等职能部门、财务部相互牵制，必须由独立的相关人员独立进行采购等业务支出；业务部门的请款与财务部核准分离，财务部审核付款的人员必须独立于其他部门的请款人员，以防止错误和欺诈的发生。
建立严格的成本核算制度
加强应付款的核算、控制，发挥负债经营的作用，控制债务风险。具体要从几个环节入手：
1.加强应付账款的明细核算，明晰债务关系
对应付账款进行项目明细核算，既可为制订付款计划、控制债务风险提供依据，又可避免与供应商之间产生不必要的债务纠纷。
2.严格按应付款账龄制定付款计划，控制资金流
要想用有限的流动资金来维持快速的增长，就要按月对应付款账龄和现金流量进行分析，制定出付款计划，并严格按计划支付现金。这样，既可确保已确认的负债按期支付，维持公司的信用；又能防止未经核准的款项被支付，保护资金的安全完整。
3.分析应付账款账龄，控制债务风险
负债经营是加快公司发展的捷径，“借鸡生蛋”能增加收益率，但须把握借鸡生蛋的合理与适度，否则，不但没生蛋，反而赔了鸡。不少公司陷入经营困境甚至破产，并非是因为资不抵债，而是由于暂时的支付困难。例如，1996年进入全球500强之列的香港百富勤公司，1998年初却因为缺乏足够现金无法偿还几千万美元的债务而破产，多年的辉煌毁于一旦。因而过度负债这种免费“借鸡生蛋”会误导业务，使经营摊子盲目铺大，加大财务风险。要按期对应付款账龄进行分析，控制债务风险，只有在财务稳健的前提下取得的成长性才是合理的、长期的。
存货实物管理的内部会计控制
严格存货入库、出库、盘点制度，确保实物资产的安全
存货控制或管理效率的高低，直接反映并决定着公司的收益、风险以及流动性等综合水平。
1.建立严格的存货出入库和盘点制度
验收合格入库的存货，要及时填制验收入库单，符合发货条件的存货也要及时办理出库手续。盘点应由管账的财务人员、管实物的库管人员及独立于这些职能的其他人员共同进行，便于相互监督，保证存货的安全性和真实性。
2.运用科学的方法，加强存货管理
存货的品种、数量繁多，可采用“ABC法”对存货进行分类控制。“ABC法”是将重点控制与例外控制的观念应用于存货控制，将各类存货按重要程度和生产时间长短划分为ABC三类，最重要的存货是A类，其价值大、占用的资金多，大多属于畅销、常销品种，应重点管理；次重要的存货是B类，按常规管理；不重要的是C 类，即入库时间长，残旧或内容过时，其变现能力较差，可作简单管理，并积极寻求降价处理。
加强存货计价方法的控制，正确估计存货的期末价值
存货的计价方法可在以下几种主要的方法中选定：先进先出法、后进先出法、加权平均法、成本与可变现净值孰低法，也可对ABC三类存货实行不同的计价方法。所选择的存货计价方法既要有利于降低成本费用和提高经营成果，又不能违反财经制度，同时必须符合会计核算的一般原则，遵守一贯性原则。残旧不能再销售的产品，要按月清点，及时报损。期末应对C类存货采用“成本与可变现净值孰低”的方法计价，按其可变现净值寻求特价销售的途径，将损失降到最小，挤掉存货中的水份，真实地反映公司当期的经营成果及存货资产的价值。
建立存货库存量控制和信息反馈制度，降低实物环节的风险
1.科学地制订安全存货量，建立库存量预警制度
安全存货量要考虑缺货损失和储存费用两个因素，最合理的安全存货量是使缺货损失和储存费用之和为最小。对于重点管理的A类存货应对每一个品种均实行存货量预警制度，对超过预警线的存货量要及时反馈给有关决策层。
2.建立存货信息反馈系统，选择最佳的生产批量，控制风险
建立存货信息反馈系统，将存货的信息反馈给教学部门，及时使用，降低库存成本。
销售与收款环节的内部会计控制
赊销作为一种有效的竞争手段，能增加销售额，为公司带来巨大的经济利益，但也必然会产生较大的风险，轻则影响资金周转，加大资金成本、管理成本，重则产生坏账损失，使收益率降低。因此，对销售收款环节实施内部控制，是要保证在增加销售的前提下，尽量将风险降到最低。
销售收款环节应建立的基本内部控制制度
1.不相容部门分离
业务部门、职能部门、财务部相互独立，各司其职，各负其责，相互监督、互相牵制。
2.适当的职责分离
职务分离的核心是“内部牵制”，职责分离可以防止错弊发生。在收款环节应当分离的职务如下：
① 接受报名的人员不能负责核准付款条件；
② 每天现金收入财务有专岗审核；
③ 出纳对货币资金存入核对；
④ 退货的验收人员和记录人员分离；
⑤ 应收账款的记账人员和核实人员分离。
3.建立相应的授权审批制度
授权审批应当明确授权的范围和责任：
① 在销货发生之前，赊销已得到具有审 批权限的人员的审批，否则，不得发 出货物；
② 销售条件和折扣必须经过具有审批权 限的人员审批。对授权审批的有关人 员要明确所承担的经济责任。
4.充分及时的凭证记录
充分及时的凭证记录是实施内部控制的有效保证，凭证编号、记录时间都必须是连续的，这样，可以有效防止经济业务的遗漏、重复和舞弊现象。
5.实时更新收款信息
利用电子信息技术的快捷、实时更新货款回收信息，及时掌握资金流，避免重复追款与客户产生矛盾，维护与长期客户之间的良好关系。
6.定期对账
定期与客户进行对账，能尽快收回货款，减少债务纠纷。
销售收款环节控制的内容及办法
1.制定科学的信用政策，加强赊销业务的日常管理
信用的发展不可避免地给公司带来三角债和债务危机，呆账、死账随时可能侵蚀老本的时代已悄然来临。因此，公司经营目标一经确定，就要制订相应科学合理的信用政策。过紧的信用政策，会制约销售和市场开发，从而影响到公司整体盈利水平；信用政策过于宽松，在扩大销售的同时也有可能形成大量不良应收款，影响资金周转，坏账损失又冲减了盈利。科学的信用政策是既能确保经营成果，又可避免蒙受呆账损失。
① 客户信用的评估
对客户信用情况进行调查和评估，是制订信用政策的前提。根据历史成交记录对老客户进行信用等级划分，对于具有良好信用的A级客户可以放宽信用政策；新客户应根据能够证明其资信的主要因素：品德、能力、资本、外部环境进行综合分析，客户若具有较好品德和偿债意识，又有较强偿债能力和财务实力，同时还有良好的外部环境，则该客户信用状况良好。
② 科学的信用标准
制定信用标准可从分析赊销带来的收益和损失着手，对不同信用标准的净收益大小进行比较，确定科学的信用标准。
③ 合理的信用条件
信用条件包括：赊销金额、信用期限、销售折扣、现金折扣。合理的信用条件可以扩大赊销收入，及时收回货款，减少应收账款对资金的占用和坏账损失，使赊销为公司带来最大的经济效益。信用条件也要根据发展的不同时期和市场竞争情况随时调整，公司需要扩大市场占用率时、市场竞争激烈时，可适当放宽信用条件；反之则应当紧缩信用条件，以达到控制经营风险的目的。
④ 客户超期欠款的催收
为减少坏账损失，增加赊销净收益，必须对客户超过信用期限的欠款进行催收，根据客户违反信用条件、欠款金额等制订收账策略。积极的催收政策，在减少坏账损失的同时也会增加收账费用；消极的催收政策，节约了收账费用，但又增加了坏账损失。须在收益与成本之间权衡，选择最有利、最恰当的催收方式。在制定出催收政策后，还要对客户的拖欠款原因进行分析，采用不同的催款措施：故意拖欠款的客户应采取强硬的催收措施，尽快收回款项；暂时财务困难的客户，可适当放宽信用期限，待对方渡过难关后收回更多的货款。
2.销售收款环节各业务流程的控制
① 销售通知单的控制
业务部门根据客户的订货清单和库存编制销售通知单，它是贯穿控制整个销售业务的执行的单据，是物流、结算、开票、收款等有关部门行使职权的主要依据。销售通知单要事前进行连续编号，执行后归档管理。
② 销货业务执行的控制
物流部门根据已授权审批的销售通知单发货，货物包装、运输前须进行独立清点，以确保客户收到的商品与销售通知单一致。已发货的销售通知单要及时反馈给发行部和财务部，便于日后的对账、开票、收款。
③ 发出商品结算期的控制
在途商品数额大、账期长，虽扩大了销售规模，但占用了大量资金，还会误导重印批量；发出商品数额过小，又将制约对市场的开拓和占有率，使销售萎缩，市场竞争力减弱。所以，要对超账期在途进行严格监控，对于超期不能结算的，要查找原因，采用不同的办法进行解决。客户已销售而故意拖欠货款的，要积极催收；对于客户未对外实现销售的可采取不同的办法解决：A.仍有销售潜力的适当延长账期，B.稍微降价能销售的就降低给客户的销售折扣，C.实现销售较为困难的，应要求客户退货，以调往其他市场销售或作特价处理。
④ 退货的控制
物流部门对退货要认真清点、分类、验收，及时编制退货单。完好无损的办理入库；已损坏的办理报损审批手续；将时间过长、内容过时的品种、数量提供给发行部寻求削价处理。发行部要对退货进行计算分析，对超出正常退货率的客户应降低其赊销数额，以尽量减少损失。
⑤ 销售发票的控制
发票的开具应由熟悉发票相关条例的专人负责，开发票和复核发票不能为同一人。开票人员应按发票的连续编号使用和保管发票(含作废的发票)，发票的内容(客户名称、商品名称、数量、金额)须与销售通知单完全一致，以避免因违反税法而被处罚，使公司遭受经济损失。
⑥ 应收款的控制
应收账款实质上只是一种债权，而非实物资产，若管理不严就容易被客户非法挪用，影响公司的现金流，甚至造成资产流失，影响公司的整体收益水平。
持有应收款会发生一定的持有成本，包括管理成本、机会成本和坏账损失。管理成本包括：制定信用政策、客户信用调查、监管应收款、正常回收货款、催收超期货款等产生的费用；机会成本是资金被客户无偿占有，使公司丧失了投资于其他项目赚取收益的机会；坏账损失是持有成本中最大的一种，与应收账款规模成正比。坏账损失的发生规模具有弹性：应收账款管理水平高，坏账损失的比例将会很小甚至接近于零；如果事前事后控制较差的话，坏账损失的比例和数额都将可能非常大。
对应收款进行内控时，应根据公司发展规模来控制应收款，使应收款总额保持最佳水平，可实行总量控制与重点客户控制相结合的办法，以确保款项及时足额收回。同时，重视应收款的日常管理、监督与分析，财务部在应收账款总账、明细账核算的基础上，还应按客户和发生时间设置应收款台账，对应收款实行动态的跟踪管理。应收款逾期拖欠越长，催收难度越大，发生坏账的可能性就越高，建立应收款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度是控制风险不可缺少的。
⑦ 坏账的控制和估计
只要存在商业信用行为，坏账损失的发生就不可避免。在严格控制坏账发生的同时，要遵循谨慎性原则，按会计制度对坏账发生的可能性进行充分的估计，计提坏账准备金，以保证在坏账发生时，不至于引起经营和财务收支困难。
我们所处的时代，是一个信用高度发达的时代，也是一个信用很容易引发公司破产的时代。要想在激烈竞争的市场中占有一席之地，就必须建立严格的内部会计控制制度，加强内部控制，才能防范经营风险，使公司在市场竞争中立于不败之地，并不断发展壮大。
总而言之，内部会计控制实际上是为了保证公司经营过程的顺利进行，而对资金的筹集、垫支、耗费、收回和分配及公司财务收支、人财物、供产销进行的调节和控制。特别要注意的是，内部会计控制的控制环节和关键点越多、措施越复杂、控制程度越严密，效果就越好，但会为此付出一定代价，须保证实施内部控制所花费的代价低于因此而获得的收益，目的是在监督控制与业务互动中，提供财务专业的服务，以合理的控制成本达到最佳的控制效果。
（作者为北京新东方学校财务经理）
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