行政事业单位会计信息化管理的探讨
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作者: 赵汉斌
[摘 要]随着信息技术的迅猛发展,会计管理信息化已成为会计适应当今社会经济发展的必然趋势。文章探讨了会计信息化面临的技术安全管理问题,并提出提高会计管理信息化的有效措施。
[关键词]会计管理信息化 会计信息系统 会计信息化
会计信息化跨越了传统会计的时间、空间和速度观念,为会计部门提供全面、实时、动态的会计信息创造了便捷,提高了办事效率和管理水平,促进了会计职能的转变,适应了经济全球化的要求。但在拥有优势的同时,也存在着不可忽视的安全隐患,带来了新的矛盾和难题。
一、会计信息化面临的技术安全管理问题
1.技术安全隐患多
首先,计算机系统的物理安全性弱。在网络环境下,会计信息的传递与处理均要通过计算机来完成,计算机应用数据自动处理功能又很集中,任何自然或人为的差错和干扰都可能损伤系统硬件,造成严重的系统故障乃至崩溃。其次,网络系统安全威胁。网络是一把双刃剑,在利用网络共享实施会计管理的同时,也将自己暴露于风险之中。在开放的网络环境下,数据信息通过网络得以传递,会计信息在网络传输的过程中存在被篡改、伪造、恶意破坏、窃取等各种隐患。再次,会计软件缺少必要的安全保护。几乎所有的软件开发都把重点放在理财和提供多功能管理和决策上,很少放在会计数据的安全保密和病毒的防范上。软件开发商从降低开发费用和维护成本出发,选择安全级别较低的开发平台带来会计信息容易被操作修改和破坏的隐患。
2.缺乏经验,会计档案不完整
一方面,档案资料不完整。实行会计信息化后,会计档案的范围进一步扩大,除传统概念的记账凭证、会计账簿、会计报表等纸质文件外,还包括会计信息化过程中形成的电子文件以及所有系统软件、会计软件。但目前,多数行政事业单位仍按传统的习惯,只将打印出的会计档案存档,并没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质或光盘中归档保存,从而影响会计档案的完整性。另一方面,电子会计文档不能调用。电子档案必须在特定的软件环境中才能显示,而许多单位没有将会计软件版式及系统软件很好地保存,导致会计软件升级后,不同版本的会计数据不能被调用。
3.会计信息化人才齐缺
会计信息化作为计算机、网络与会计相结合的高科技产物,在实现会计信息化过程中,对相应的会计人员、管理人员的素质提出了更高的要求,既要求其精通网络知识和计算机技能又要求其具有很深的会计理论功底和娴熟的会计业务技能。但受行政事业单位管理体制和经营机制的限制,人才流动极少,许多财会人员几十年不变,虽然积累了丰富的会计管理经验,但知识陈旧,计算机和网络技术知识贫乏;而懂计算机会网络的人员,往往因工作时间短、阅历少或没从事会计工作而缺乏会计管理知识。限于技术力量,目前多数单位会计信息化系统的管理,采取会计部门负责会计软件的操作使用,办公后勤部门负责操作系统和网络的管理,权责不明确,只能解决简单小问题,稍为复杂的维护完全依赖于会计软件公司,影响单位会计工作的正常运行,增大了会计信息化成本支出。
二、完善会计信息化的思路
1.强化岗位培训,提高电算化知识与网络知识。
职工素质的高低,是会计信息安全、准确的保证。事业单位要加强“会计核算――计算机知识――财务管理”型复合人才的培养。这就要求财务人员既要掌握扎实的会计知识和技能,还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。经常性地对电算化管理人员、会计人员、系统维护人员按不同内容、不同要求进行培训。可以选拔会计业务骨干到高校进修,使财务管理达到较高水平,要积极引进高水平的会计电算化人才,广泛吸纳事业单位会计电算化专业毕业的人员进入事业单位会计行列。
2.选取优秀的软件,并强调有后继支持
在软件的选取上,要尽量选择针对事业单位设计的、成熟的会计软件,并要注意电算化数据与会计信息化数据的衔接。当出现硬件冲突或突出事件等财务人员无法解决的问题时,软件公司能及时、迅速地处理。在升级能力方面,也能根据事业单位要求推出新版本。目前,科发、用友、金蝶、安易、浪潮等公司优秀的会计软件已经被用户接纳,并具有良好的售后服务,成为购买软件公司的首选。
3.加强网络安全防范,保障系统正常运行
安全问题是实行会计信息化的前提保证,是重中之重。影响系统安全的因素有火灾、水灾、地震等自然因素,但更多的是利用计算机病毒造成的系统瘫痪或“黑客”入侵带来的损害。系统的安全控制就是指防止这些因素危及系统安全,发现影响系统安全的问题,并解决这些问题使系统尽快恢复正常的所有措施。尽可能地选用安全等级较高的操作系统产品,并经常进行版本升级。同时,必须从计算机资源授权控制、会计数据资源控制、系统开发控制、系统维护控制、防病毒、防“黑客”等多方面入手,在网络上应配置具有较强功能的防火墙设备,设置多级保密措施,提高数据的标准接口技术,加强网络安全防范。
4.规范会计信息档案管理,保证数据安全。
会计信息化下的档案除传统概念上的会计档案外,还包括信息化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。由于电子文件及系统软件一般依靠以磁性介质为媒介,且一旦损坏,很难予以修复。为了系统能够安全、健康的运行,档案管理就成为一项重要的基础性工作。在制定会计信息系统的实施方案时,档案管理制度必须是严格且具有实际操作性的。如档案室要求通风,避免潮湿;及时的对账簿等进行打印输出;对存储的电子档案定期重新备份;存储在计算机硬盘和磁盘中的会计数据等会计档案应指定专人负责,防止外部因素对会计档案的破坏等等。
参考文献:
[1]姚梅芳:会计信息化对会计理论及实务的影响[J].情报科学,2006,(1)
[2]孟苓遍:试论会计电算化与会计信息化[J].科技信息,2008,(28)
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