档案信息化管理的优势及安全问题分析
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【摘要】档案是社会发展历程的承载者，档案管理水平与社会进步息息相关，现阶段信息技术发展飞速，在社会各个行業与领域发挥着重要作用。本文以新时期档案信息化建设实践为基础，探讨档案管理信息建设的优越性，对发展中凸显的安全问题进行深入的分析，构建行之有效的发展战略，以期增强档案信息化管理的应用效果，最大化发挥档案服务社会的价值。
【关键词】档案信息化;优势;安全;策略
纵观新时代，传统档案管理模式严重滞后，与时代节奏不相适应。在信息技术的背景下，档案管理迎来新的契机，但信息技术自身具有双面性，在为档案管理提供便利的同时，安全问题也比较突出。因此，要正视信息化管理对档案管理的正面影响，更要深入剖析安全问题，构建行之有效的解决方法，切实维护档案的安全性与准确性。
一、档案信息化管理的优势
一是传统档案管理模式，需较大的人力与物力支持，档案资料丢失几率较高。而电子档案借助搜索引擎，能实现对档案的准确定位，提升档案搜索速度，准确度更高。二是随着无纸化办公的普及，纸质档案凸显滞后性，电子档案省去了纸质材料的投入，档案的重复使用和利用率提升。三是电子档案管理模式，档案调取工作更加便捷，不受时空限制。档案信息支持网络传输，信息传递效率更高，方便性更强。四是传统纸质档案管理模式，档案可靠性受到威胁，需要专人看管。电子档案只需进行档案信息数字化转换，对其进行整理与存储，档案管理工作效率提升。
二、档案信息化管理中存在的安全问题
（一）档案管理人员安全意识薄弱，专业能力不高。在新发展时期，档案信息化管理发展方向势不可挡，以计算机为工具，完成档案信息的存储与管理。但是，一些档案管理人员在信息技术应用过程中，工作缺乏严谨性，失误现象无法避免，从而威胁档案信息的可靠性，诱发档案资料丢失的可能性。另外，针对信息化管理，管理人员安全意识不强，对信息系统的保密措施缺乏足够的重视，尤其是密码与账户的防护观念不强，档案信息系统很容易遭受攻击，信息泄露几率增大。
（二）未构建完善的档案信息管理安全保障体系，流程急需优化。纸质档案管理系统，管理层签字以及单位盖章是必不可少的环节，目的是维护档案的合法性与可靠性。同时，纸质档案在复制拷贝方面约束性强，有效维护了档案的安全性，降低了被盗用的可能性。但是，电子档案的最大风险是拷贝的随意性，同时，有一些黑客通过远程控制对档案信息管理系统进行破坏，信息系统安全性遭受威胁，很难维护档案的完整性与可靠性。
（三）档案安全深受多方面因素影响，技术防范措施亟待丰富。随着计算机技术的不断发展，对于档案信息化管理，网络安全问题一直是信息技术应用的焦点，成为影响应用效果的重要因素。从本质上讲，档案信息安全与计算机软、硬件及操作规范性息息相关，档案信息化管理深受多方因素影响，技术防范措施不容忽视。
三、如何提升档案信息化安全管理水平
（一）全面增强档案管理人员安全管理观念，将安全培训与教育工作落到实处。首先，要在全员范围内渗透档案信息保密性法规，增强忧患观念。其次，对档案信息安全管理制度进行优化，合理调整与完善保密制度，为档案信息安全观念的增强提供指导。另外，要加强人员培训，开展安全教育，提升档案管理人员素质，在根本上保证档案信息的可靠性。
（二）重视建立档案信息管理安全保障系统，全面落实安全保证措施。首先，对档案信息管理流程与程序进行优化，由专业人员进行程序的编写，强化安全的根本保障。其次，要重视防病毒软件的安装、升级和扫描，降低系统感染病毒的几率。另外，要建立责任管理体系，增强责任意识，保障安全责任到岗到人。最后，落实电子档案与纸质档案的双重管理手段，在借鉴纸质档案管理优势的同时，实现二者的高效结合，强化整合优势，切实提升管理效率，推动新时期档案管理工作的顺利开展。
（三）综合运用多种安全技术手段，有效维护档案信息的安全性与完整性。首先，积极应用加密技术。加密技术主要分为对称与非对称加密两种形式。前者的关键是保证加密秘钥与解密秘钥的统一性。后者是加密与解密秘钥的差异性，在加密秘钥公开的前提下，解密秘钥必须保密，由专人进行保管，强化对电子档案的加密保护。其次，合理应用签署技术。主要涉及手写式与证书式，实现对文件真实性的证明与呈现。再次，将权限制度落实在信息安全管理中，实现对用户身份的有效验证，防止无关人员获取档案信息。另外，结合档案保密程度与用户身份，对访问权限进行控制。第四，积极使用监控技术，实现对档案存放地网络与外界网络的有效隔离，发挥防火墙的系统监控功能，避免非法访问。最后，落实防写技术，也就是说，只能依托计算机进行信息的读取，不允许进行修改，以便有效维护档案的原始性与安全性。
四、结语
随着科技的不断进步，信息化与档案管理积极融合，对促进档案管理工作的有序开展发挥了巨大作用。因此，要立足现代社会，对档案信息化管理的价值进行准确分析，掌握优势所在，同时，重视安全问题的解决，落实安全管理对策，依靠高效的安全管理制度，提升安全管理水平，发挥多种安全技术的作用，为信息技术作用的发挥营造优质的环境，在根本上促进档案信息化建设的顺利开展。
【参考文献】
[1]李莎.档案信息化管理的优势及安全问题分析[J].智库时代，2018（19）：127-128.
[2]钱小燕.浅谈信息化管理背景下档案管理安全问题与措施[J].办公室业务，2018（01）：96.
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