新时期事业单位档案管理工作创新思路研究
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摘要：近几年，社会一直处于不断发展的进程当中，事业单位作为社会体系中的重要职能和服务部门，其档案管理所面临的挑战也在不断增加。建立科学有效的档案管理体系能为事业单位发展提供坚实的推动力。将创新理念融入到事业单位档案管理工作当中已经成为一种趋势。新时期背景下，优化档案管理工作的意义不容小觑。本文就新时期事业单位档案管理工作创新思路展开了一系列的研究。
关键词：新时期;事业单位;档案管理;创新思路
中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）018-0038-02
前言
在事业单位的管理工作体系当中，档案管理是其中的一个重点。科学的档案管理机制能在很大的程度上促进事业单位的稳定发展，更好的发挥其在社会上的职能部门作用。事业单位档案管理工作具有一定的综合性，主要包括信息收集、整理以及归纳分析等方面。创新是新时期所主要提倡的一个理念，也为事业单位开展档案管理工作提供了更多的发展契机。因此，事业单位的档案管理人员应该认识到创新理念的重要性，并将其实际运用于档案管理工作当中。
一、事业单位档案管理工作的现状
首先，档案管理工作理念较为落后。传统的工作模式下，事业单位开展档案管理工作的方法主要是由工作人员对纸质档案进行收集和整理，并且档案的完善性不足，部分文档字迹模糊不清，不完整、不准确，缺乏整理归档的价值，给事业单位档案管理工作和业务溯源带来较大的困难。
其次，档案管理工作制度不够完善、落实不到位。随着档案管理理念与方法的发展，原有的档案管理制度难以适应事业单位机构调整、业务发展需求，档案收集、移交、归档、借阅流程不规范。由于档案管理工作属于职能性工作，单位领导对档案管理工作重视程度不足，部分领导认为档案管理工作可有可无，在这种观念的影响下，部分部门对档案管理工作支持力度不足，档案移交不及时、不完整，借阅逾期不归还等问题时有发生，严重影响了档案管理的规范性、有效性。
最后，档案管理工作方法与信息技术的结合程度较低。当前，信息技术与各行各业之间的融合程度不断提高，将其实际运用于事业档案管理工作当中已经成为了一种发展趋势。在事业单位档案管理工作中，由于领导对档案管理工作重视程度不足，加之信息化建设资金投入较大，单位档案信息系统建设进度缓慢，更多地以纸质档案形式保存、查阅，档案管理难度大，难以挖掘档案自身价值。例如，在同类型业务的处理中，原本可以参照以往处理方法，实现经营、管理工作提升，但受限于档案管理效率低下，档案管理工作时效性低，制约了档案管理工作作用的有效发挥。
二、新时期事业单位档案管理工作的创新思路
1.革新檔案管理工作理念
从事业单位的角度来看，要想达到提高档案管理工作质量的目标，就应该对档案管理工作理念进行革新，在保留其优势的基础上，融入创新理念，对其进行改进和优化。所以，事业单位档案管理人员应向领导宣传、普及档案管理的重要作用，学习、宣传和推广先进企业、单位档案管理方法，提高单位领导对档案管理工作的重视程度，加大资金和工作支持力度。在企业内部积极通过宣传栏、企业微信群、公众号等途径普及档案管理的重要意义，将档案管理工作与企业业务经营、知识管理、文化建设有机结合起来，提高全体员工对档案管理工作的认识，在单位内部形成良好的档案管理氛围，从而提高其他部门对档案管理工作的支持力度，改善档案收集不及时、不完整的情况，提高档案管理工作效率与质量。同时，为了促进档案管理工作创新发展，事业单位应鼓励员工提出合理化建议或意见，在现有档案管理工作的基础上，借助全体员工的智慧，为档案管理工作出谋划策，增强档案管理工作创新动力。针对档案管理工作中存在的问题，档案人员应理性看待，加强与业务部门、职能部门沟通，认真收集意见与建议，并组织相关部门讨论、改进和优化档案管理流程、方法，实现档案管理工作持续优化。此外，随着档案管理工作的发展，新技术、新理念、新方法不断涌现，事业单位应定期组织档案管理人员到先进企业、单位进行培训、交流，真正实现观念创新、方法创新，提高档案管理工作的规范性和创新性。
2.建立健全档案管理工作制度
档案管理制度是档案管理工作的基准，也是实现档案管理工作标准化、规范化发展的基础，只有不断健全、持续优化的档案管理制度才能适应事业单位的发展。在实际工作中，事业单位档案管理部门应当围绕单位业务管理特点，制定科学合理的档案管理制度，并结合单位工作重点调整进行修订和完善，使其与单位业务发展相契合。首先，事业单位的档案管理人员应该对这项工作形成全面的了解和认知，以此为基础建立档案管理工作制度，并适当的指出将信息化技术与档案管理工作相结合的创新方向。其次，将创新理念融入到档案管理工作当中的过程中，不仅应该采用相应的制度对工作人员行为进行约束，也应该相应的约束事业单位的领导。例如，单位内部的工作人员和领导想要通过档案管理部门查阅档案时，应该出示相关的证件，如果是在网络系统中查阅，则需要用自己的账号和密码完成登录，再进行相关查阅。通过这样的方式保证档案管理工作的独立性以及合理性。再者，为了强化档案管理制度落实，档案管理部门应制定有效措施对资料收集、归档部门进行约束和规范，对制度落实不到位的部门和人员制定相应的处罚措施，提高相关部门对档案管理工作的重视程度和支持力度。最后，将奖惩制度融入到档案管理工作当中。对于工作表现优秀的员工，给予奖励，对出现重大工作错误的员工给予一定的惩罚。运用健全的事业单位档案管理工作制度来促进事业单位档案管理工作的发展。
3.采用信息化档案管理工作方法
在信息化背景下，事业单位应当积极建设档案管理信息系统，以信息技术支撑档案管理工作，加大信息系统建设资金投入，提高信息技术与事业单位档案管理工作之间的结合程度。首先，可以通过计算机扫描等技术对一些纸质档案的内容进行电子存档，实现电子档案和纸质档案双向管理。同时，筛选、对比档案管理信息系统价格、功能、实现方式等，建设符合事业单位档案管理实际需求的档案管理系统，提高事业单位档案管理工作信息化水平。其次，运用信息技术建立动态的信息化档案，主要是对工作人员以及事业单位的发展情况实施动态管理，将一些重要信息不断融入到档案当中，提高其完善程度。例如，在对档案进行动态管理的过程中，可以随时利用信息技术对员工的档案进行不断补充，在这样的管理模式下，可以拓展档案内容的范围，比如，员工的考勤情况、工作成果、取得的相关证书等方面都融入到电子档案当中。传统的事业单位档案管理方式大多是通过书写的方式进行记录，这样的模式下，会使得档案信息的使用者需要耗费较长时间在查找档案上。运用信息技术能实现快速对档案进行分类，并能直接运用计算机进行查找。档案信息的使用者只需要在档案管理系统中输入关键信息，就能马上检索到合适的档案内容。这样的方式能在很大的程度上节约档案查找的时间，提高档案管理工作的效率和质量。最后，事业单位档案管理部门应当借助信息系统进行数据挖掘和分析，梳理、分析单位管理、业务开展经验，并形成分类知识，实现档案管理工作由简单重复性工作向高价值知识管理工作的转变，为单位决策、流程优化、技术创新和员工培训提供有效的支持，促进事业单位创新发展。
三、结语
综上所述，在新时期背景下，传统的档案管理工作方法难以适用现代事业单位发展需求。将创新理念融入到事业单位档案管理工作当中具有关键性的意义。事业单位档案管理部门应从单位整体出发，借鉴和学习先进企业、单位档案管理工作经验，加大档案管理工作宣传力度，提高单位领导和员工对档案管理工作的认知水平，加大资金和工作支持力度，优化档案管理环境。不断建立健全档案管理制度，提高档案管理工作规范性。此外，事业单位应持续推进档案管理信息化建设，提高档案管理工作信息化水平，深入挖掘事业单位档案价值，为事业单位决策、业务开展提供数据支持，促进事业单位健康发展。
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