新时代高校干部人事档案管理现状与对策

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　　摘要：新时代下干部人事档案管理极其重要，目前干部人事档案存在着很多突出问题，干部人事档案管理部门应进一步提升管理水平，持续推进工作制度化、规范化，更好地在服务组织大局及维护干部自身利益的工作中发挥更大作用。
　　关键词：新时代;干部;高校;档案管理
　　中图分类号：E263 文献标识码：A
　　1做好高校干部人事档案管理的重要性
　　当前，各地区各部门正在认真贯彻落实党中央关于深化党和国家机构改革的各项部署，为保证机构改革涉及的单位干部人事档案工作问题，中组委专门下达《中共中央组织部关于在深化党和国家机构改革中做好干部人事档案的有关工作的通知》。自2014年中纪委公布的干部人事档案造假问题发生后，中组部印发了《全国干部人事档案专项审核实施方案》，严格执行《党政干部选拔任用条例》《关于加强干部选拔任用工作监督的意见》等有关文件规定，切实维护干部人事档案的真实性，对干部进行从严管理，在全国开展“三龄两历一身份”的专项审查工作。干部人事档案与其个人利益息息相关，它既是维护个人权益的有力凭证，又是组织部门选拔任用干部的重要依据，干部人事档案管理是高校人事管理的一个极其重要的环节。
　　2高校干部人事档案存在的突出问题
　　2.1档案意识不强
　　干部人事档案管理工作是组织人事部门一项非常重要的工作，有些高校对此项工作认识不深，重视不够，没有从关系干部思想作风建设的深度和关系党纪党风的高度来进行管理。一是有的领导认为选拔干部只要看其现实表现就行，认为过去都是历史，根本没有查看档案的必要;二是部分干部对档案没有正确的认识，在填写材料时不严谨，信息填写前后相悖，甚至随意涂改;三是档案工作人员档案意识薄弱，对收集的档案材料没有逐一甄别，问题材料也进行归档整理，或是对一些应该存档材料没有及时归档。
　　2.2档案资料不全
　　在干部人事档案专项审核中发现：一是绝大部分干部人事档案中存在缺材料现象，比如缺考核考察、工资薪酬、干部任免材料等，或是培训、学历学位、职称等重要材料未及时提交，有的甚至还滞留在干部本人手上;二是部分干部档案内容前后记载不一致，例如履历表中填写有某段工作或学习经历，但查询档案时却发现没有任何材料佐证该经历;三是工作单位变更材料缺乏，有的干部从一个单位调到另一个单位，从履历、自传或是部分工资材料中可以依稀看出工作变动痕迹，但是档案中缺乏确切时间的调动材料，或是根本就没有调动材料，增加了佐证难度，造成其工作经历存疑等问题。
　　2.3档案管理不严
　　干部人事档案管理普遍存在管理不严的现象：一是部分高校档案管理制度不全，有的高校没有专门制定干部人事档案管理制度，很容易产生意识松懈和管理漏洞;二是档案管理人员配备不足，有的高校没有设置人事档案管理专员，造成在利用档案上人人有权查阅，很容易造成个人信息泄露、档案材料甚至整本档案丢失等严重问题发生，而在责任问题的追究上就相互推诿、互相指责;有的高校只设置了兼职人员负责干部人事档案管理，通常他们会因时间和精力原因在管理上心有余而力不足;三是档案库房的硬件设施不全，有条件的高校可能设有专门的档案室或是委托校档案馆对干部人事档案进行专门管理，但也有部分高校因各种主客观因素没有专门设置档案室，有的档案室设施非常陈旧，很多情况下还在使用木质柜子存放干部人事档案，这不利于在火灾等意外灾害发生时进行及时抢救等。
　　2.4档案利用不够
　　干部人事档案目前在服务与利用方面还有很大的开发空间：一是干部人事档案的“神秘”特性，人事档案通常只有档案管理部门可直接接触，干部本人不能直接翻阅自己的档案，甚至有的干部还不知道有人事档案存在这回事，因此，干部人事档案在大多数人眼中就是一种神秘的存在，他们不知道可以通过申请查阅个人档案获得凭证来为维护自己的正当利益，比如退伍军人身份凭证、工作经历证据、亲缘关系证明等;二是干部人事档案查阅方式陈旧，目前大多数高校还停留在手工操作阶段，大多没有实现全数字化，通常查阅干部人事档案信息需要花费大量的人力和时间，不利于干部人事档案的充分利用与服务;三是干部人事档案管理存在许多历史遗留问题，由于一些高校的合并升级、学校搬迁、档案工作者变更等因素，一些干部人事檔案材料没有及时交接整理归档，造成一些重要的干部人事档案材料“流落他乡”或“束之高阁”，需要查阅时却“无处觅芳踪”。
　　3高校干部人事档案管理工作措施
　　3.1建立科学长效的档案审核机制
　　一是及时收集，把好入口。高校人事档案管理部门首先应当严格把好材料入口关，要确保所有收集的档案材料规范、完整、真实;要对归档材料尤其是核心材料进行严格审核，对填写不规范、有错误、手续未完善或是有涂改的材料应当返还给材料形成部门重新制作;高校人事档案管理部门还应建立档案材料收集归档机制，要求材料形成部门及时办理材料移交手续;二是全面严格，规范整理。高校干部人事管理部门要对干部人事档案进行规范整理，使零散、杂乱的材料形成一个有机整体，形成科学意义上的干部人事档案，才能全面地反馈干部在不同时期、不同方面的具体情况，才能更清晰地反映出干部的基本面貌和特征，从而方便干部档案的审核与利用;三是严格任前审核，把好选用人关。人事部门要坚决做到“凡提必审”“凡转必审”“凡进必审”，在涉及提拔重用、干部调动、招聘录用时等都应按中组部文件要求进行全面任前档案审核工作，干部人事管理部门要及时将审核后形成的材料进行整理归档;四是要坚持全面深入审核，突出把握审核关键，干部人事档案审核工作应当细致深入地开展，应进行全面的审核，尤其干部的出生时间、入党时间、参加工作时间、所获学历学位情况、工作履历及干部身份等要作为干部人事档案审核的重点，尤其注意档案审核材料是否存在涂改伪造现象，信息审核是否正确，原始依据是否真实完整等，在审核过程中，要严格依据政策，坚持做到两人初审，一人复审;五是对照审核，全面排查。在档案审核过程中要对档案重要材料进行前后对照，判断是否前后一致。审核中对出生年月的认定是重中之重，通常档案的最早材料是干部出生年月的认定依据，大多为初、高中入学材料，入团、入伍或招工录用材料，在进行干部出生年月认定时通常要将这些最早材料与后面形成的履历、学历、任免等材料进行对照和综合研判;此外审核中还应对相片进行前后对照，看是否存在“顶替学籍”入学、盗用他人成绩取得学历学位等造假现象，审核时要仔细查看考生各类表格上的照片是否为同一人，仔细查看学习经历，看是否存在使用虚假信息获得录取资格等;另外在审核时还要对照工作经历，看是否存在全日制学习经历与工作经历相冲突或重合问题;最后还应对家庭成员信息进行对照，查看主要家庭成员信息填写是否完善等。五是严肃纪律，确保质量。干部人事档案审核的质量是关键，审核中我们要责任到人，要求“谁审核、谁签字;谁签字、谁负责”，工作人员应当坚持原则、从严把关，认真做好每个细节的审核，另外我们要严肃工作纪律，切实维护档案审核的严肃性，强化保密意识，履行保密职责，对档案信息绝不外泄。 　　3.2加快高校干部人事档案数字化进程
　　一是树立先进数字化人事档案管理理念。高校需要大力推动人事档案数字化建设，结合实际制订可行的数字化管理流程、规章制度及工作机制并严格落实;二是进行人事档案材料前期鉴定及筛选，实现数字化同步。在数字化前期整理工作中档案材料应进行价值鉴定，对核心材料进行数字化处理，在数字化过程中应遵循需求导向，按照“利用优先，分步实施”原则，提高效率;三是综合利用各种信息技术处理方法，丰富干部人事数字档案。通过拍摄、扫描、运用数字化转换软件等方式将纸张、胶片、音频、视频等档案材料转换档案管理系统所支持的格式，分类存放以便查阅;四是加强干部人事档案信息化保障体系的建设。在硬件设施上应加大投入，选用性能稳定的高配设备及设施为数字人事档案服务;五是建设科学有效的档案安全防护系统，加快档案安全防护管理体系建设是干部人事档案信息化建设的重要工作，定期检测设备，加固保护屏障等，同时合理设置档案信息管理权限，严格审核确保使用权限的实时更新。
　　3.3建立专业的档案工作人员队伍
　　一是加强档案工作人员的专业理论学习及业务技能培训。档案工作人员只有具备扎实过硬的档案管理能力，才能在实际工作中干好工作，要满足干部人事档案信息化建设要求，档案工作人员还应提高计算机操作技能，只有其成长为档案业务知识及计算机操作技能的复合型人才，才能更科学有效地管理好干部人事档案;二是加强档案工作人员的政治觉悟及党性修养，干部人事档案工作人员应端正思想、明确自身职责，才能全心全意做好本职工作并提供优质服务;三是鼓励档案工作人员积极创新，创新是档案事业发展进步的不竭动力和源泉。加强干部人事档案管理创新建设，不仅表现在技术层面，还要体现在制度建设层面;四是要保证档案工作人员岗位固定，建设专业档案团队。档案管理部门应积极引进高素质专业人才，组建专业档案团队，提高人事档案管理人员的待遇，激发他的工作热情，减少兼职与跳槽现象，并对人事档案实行专人专管，分工明确，建立岗位责任制，强化档案保密性意识，确保档案信息安全;五是档案管理部门要想方设法强化教职工的档案意识，向他们阐明人事档案与其利益息息相关，让其知晓人事档案既是维护权益的凭证，也是人才选拔的依据，从而使广大教职工积极主动配合并参与到干部人事档案的建设工作中来，这样可以消除他们对人事档案管理的淡薄意识，从而激发档案管理相关人群的整体活力。
　　4结束语
　　干部人事档案是促进干部人事工作改革的重要参考，是研究组织人事工作规律的重要资料，也是维护教职工各项权益的合法凭证。做好高校干部人事档案管理工作是加快促进全面从严治党的重要举措，是坚持正确选人用人的有效途径，是高校实施人才强校战略的有力支撑。每一位高校档案工作者一定要以高度的政治责任感和奉献精神对历史负责、为现在服务、替將来着想，将珍贵的干部档案整理好、保管好、利用好，充分挖掘其价值发挥其作用。
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