浅谈精细化管理在医院档案管理中的运用

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　　【摘要】本文主要探讨的是医院档案管理这个技术领域中，对档案精细化管理模式进行运用的一些方法。档案管理方案有很多种，根据不同的情况，人们会采用不同的管理方案。总的来说，传统的档案管理方式效率比较低，因此科技含量高、操作流程更加合理的精细化管理方案慢慢变成新时代企业档案管理的主流，医院档案管理人员应当尽快引进，以此提升医院的效率。
　　【关键词】医院档案管理;精细化管理;运用策略;电子化档案
　　一、我国大部分医院的档案管理现状
　　（一）传统的档案管理模式中，档案管理流程存在的问题。我国的经济与社会发展速度非常快，这是一件很好的事情，但是这种高速发展，同时也会让一些传统且落后的管理体系跟不上迅速发展的新形势。事实上，我国大部分医院的档案管理体系就面临着这样一个问题。在我国大部分地区的各级医院中，档案管理流程还处于一个比较落后的状态，比如，有些医院工作人员还习惯将档案进行手动分类，然后手动放在档案室的储存架上。这种传统的档案管理模式会有一些很严重且难以解决的问题存在，因为工作人员的精力是有限的，这种手动存放档案的管理模式很容易造成重要档案的丢失或者毁坏。由于这种纯物理式的档案管理模式有着自身难以解决的缺陷，更加凸显出新式档案管理模式的必要性，而档案的精细化管理模式正是为了解决这些问题应运而生的新型管理模式。
　　（二）传统档案管理模式中，档案归档流程存在的问题。由于传统档案管理模式是以物理式档案管理为主，主要靠工作人员手动操作，这就导致档案在归档的时候，很容易出现归档不及时、档案收集的效率低下、归档出现错误以及归档过程中文件出现损坏等等问题。这些问题都会导致医院的运转效率变得低下，有时候还会出现影响病人救治等等严重的后果。因此，我国大部分医院的档案管理现状事实上不容乐观，迫切需要引进新型的精细化档案管理模式。
　　二、精细化管理在医院档案管理中的运用
　　（一）将档案管理流程进行精细化的改进。医院的档案管理工作者在进行档案管理模式改进时，首先需要做的事情，就是把档案管理的流程进行精简，复杂的流程变得简单之后，档案管理的过程中就能避免很多无谓的资料损失，也能让管理变得更加方便和可控。例如，某地的一家医院，在2017年的时候，整个档案管理流程是从档案整理分类开始的，然后录入目录，整理档案进行装订，根据装订情况制定检索目录，将档案入库，最后分类上架。这种模式固然有其严谨的优点，但是在具体的操作过程中，这家医院的档案变得非常混乱，很多档案丢失，造成了一些问题，给医院带来了许多损失。于是，到了2018年，这家医院引进了新的精细化档案管理技术，这种新的档案管理模式在档案入库流程上彻底避免了上述问题的发生。具体来说，新的精细化档案管理模式所采用的档案管理流程是这样的：首先对档案进行统一的编码，这种编码综合各部门统一进行，然后新增和遗漏的档案文件也都要汇总到档案部门去进行编码，编码完成之后，档案管理部门会整理出一个档案编码范本，各个部门根据这个范本，可以很快整理好自己部门的档案文件。最后，在归档的时候，各个部门都需要按照编码将资料送还档案室，由于每个档案都有具体的编码，任何遗漏都一目了然，可以避免档案丢失与损坏的问题发生。这种精细化的档案管理模式通常还会结合专业的档案管理計算机软件来进行，让档案的管理变得更加精准和可靠。同时，为了档案的资料安全，医院还会统一为所有的档案制作电子版本的备份，并且将电子版的备份存放在禁止连通网络的计算机中，让档案遗失的问题得到根本的解决，同时又不会对档案的安全性造成影响。这样一来，新的精细化档案管理模式就从档案管理流程和档案管理技术上彻底避免了传统档案管理体系存在的种种问题。
　　（二）对档案归档流程进行精细化改进。根据传统档案管理模式存在的问题，医院要采用的新型精细化档案管理方案，还应该在档案归档流程上进行精细化的改进。具体来说，就是医院的档案管理人员应该将精细化的管理理念运用到医院档案的整理与归档流程中去，并且结合医院的实际情况，让档案的完整性得到保证。对于不同类型的档案，档案管理人员应该使用不同的归档方式来进行归档，这样可以让档案的归类清晰，避免错档。比如某地的一家医院，在对档案进行精细化归档处理之后，可以得到一批非常精细的数据，这些数据包括永久档案、长期档案和文书档案、病历档案等等类型，而医院会将这些档案中的机密重要部分进行数据化管理，让档案保证绝对的完整性。这样进行精细化归档处理之后，医院的档案管理质量就得到了很大的提升，档案管理效率也得到了提高。医院在此基础上还扩建了档案室，让档案的分类变得更加清晰和精细，同时升级了档案精细化管理必须的一些硬件设施，所有这些措施都让精细化档案管理方案能够通过归档流程的优化和分类的精细化而得到最大程度的运用。
　　三、总结
　　本文主要从档案的管理流程、归档流程以及档案电子化3个方面对档案精细化在医院档案管理系统中的运用可能性进行了探讨，从这3个方面入手，就可以将精细化的档案管理方案与医院的档案管理体系较好地结合起来，进而保障医院能够更好地运转。
　　【参考文献】
　　[1]张晓琴.精细化管理在医院档案管理中的运用[J].中国卫生标准管理，2017，8（17）：16-18.
　　[2]高萌.精细化管理在医院档案管理中的应用[J].办公室业务，2016（13）：115.
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