会计电算化条件下的会计档案管理工作分析
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摘 要 信息化时代的发展下，会计档案管理也在不断优化，并提升了会计工作人员的工作效率，在方便快捷的同时，会计管理工作也在悄悄发生变化。为了使财务数据获取更加准确和便捷，在全民触网技术时代，会计信息安全化正在面临新的技术挑战。财务人员如果不能适应新时代的发展变化，会给会计档案管理工作带来一定的隐患。
关键词 会计 电算化 档案管理
随着会计技术在办公中的使用效率和普及率不断增加，人们的办事效率和办公条件有了非常大的提升。会计制度在不断完善下，体现了当代发展的新特征，直至现在阶段，基本上已经形成了全面发展实施的阶段。在会计档案管理工作中，管理范围主要包括传统的纸质档案管理和计算机中的档案管理，其中纸质档案主要包括原始憑证、存款余额调节、保管清册等，在电算化管理过程中，主要是通过电子中的应用软件，进行财务报表中的数据管理。现阶段，随着时代经济的不断发展，会计电算化条件下的档案管理已经全面普及和发展。
一、会计档案管理工作中存在的问题
第一，在会计档案管理工作中，重视纸质档案管理，往往忽略对电子档案的管理工作，其中在档案管理过程中，对记账凭证的管理都是通过打印和装订进行的。在打印过程中，主要是根据《会计档案管理办法》管理和保存会计档案。而在对电子档案的管理，往往很多单位都有不知如何归档管理的形式，他们认为通过电子档案管理资料缺乏安全性，对档案的管理和保密工作没有一定的保障。[1]
第二，会计电算化管理条件下，在获取档案资料信息的过程中，是没有一定的保障的，非常容易复制和修改档案管理中的信息。同时，信息的丢失对企业的发展会有一定的影响。因此，在调取档案信息的过程中，要派专业人员看管，才能有效实现，并保证企业中信息的完整性。当财务部门在获取相应的信息时，主管人员会复制企业中的财务资料，这使会计电子档案的安全性没有一定的保障，信息的获取没有严格的制度保证，就会提升会计档案管理的难度，这样虽然在一定程度上方便了财务管理人员的使用，但是无法保障会计信息的真实性。
第三，由于会计人员在计算机操作过程中自身的能力有限，所以会计信息的获取无法得到保证和完善。面对这种情况，会计工作人员的工作能力出现参差不齐的情况。由于很多会计信息操作人员的工作年龄比较大，在操作计算机的过程中水平有限，如果不对工作人员加强培训，在操作过程中，会存在操作失误和不当的情况，甚至会造成财务数据丢失，同时信息恢复也有一定的难度。[2]
二、如何应对会计档案管理工作问题
在会计档案管理中，要使财务人员准确地意识到会计电子档案管理的重要性。对企业中发生的业务要及时录入账单，避免出现漏记、忘记的情况，同时还要对数据进行备份记录。财务会计的操作人员和系统管理人员要进行认证，只有将自身的制度完善好，才能有效保障档案信息的安全性。对重要的数据，要派专业的人员看管，同时还要将其中的数据采用日备份、月备份以及年备份的方式进行备份保管。不同职务的工作人员，要采用相分离的工作原则开展工作，电子档案的保管应该由出纳以外的会计专业人员负责。同时要明确纸质电子档案和电子档案管理是一样的，财务人员在会计档案管理过程中，要对备份的资料进行对应连接，才能保证会计档案信息的统一完整性。另外，会计工作人员还要做好会计系统更新工作，只有保证系统工作的稳定，才能发现并及时解决问题。
第一，针对会计电子档案容易获取和备份的特点，要严格电子档案借阅的授权。财务管理人员要根据电子档案的管理特点，严格地接收制定档案的审查权，只有明确其中的规定，才能更好地完善档案管理的查询工作。相关人员在信息查询过程中，要明确资料查询人的姓名，只有通过专业人员的管理申请，才能更好地保证会计档案信息的安全性。授权同意后方可查询档案。需要备份的资料，要将备份内容和用途记录完整，为了保证资料档案的安全性，可以将其中的资料多次备份，并将其中电子档案的格式设置成只读形式，防止他人改动。[3]
第二，会计管理人员综合素质的提升。在档案管理过程中，首先，管理层的领导要重视其中的工作，并对今后的工作制定相应的计划，只有制定完善的档案管理制度，才能提升工作人员的工作效率。另外，还要加强对相关工作人员的培训，提升管理人员的工作能力，提升会计人员的综合素质水平，当面临突发状况时，才能提升会计工作人员应对突发问题的能力，才能为会计单位中的档案管理提供重要的保障。
三、结语
会计电算化条件的日益发展普及下，要保证会计档案管理工作的正常发展。会计人员要实时更新档案管理理念，并根据相应的特点，提升自身的综合能力水平，保证会计档案管理的安全性，与档案管理部门协作，为会计单位发展作出最大的贡献。
（作者单位为内蒙古自治区档案局）
参考文献
[1] 蔡俏冰.浅析事业单位会计电算化条件下会计档案管理问题[J].办公室业务，2017，0（11）.
[2] 冉艳梅.会计电算化条件下的会计档案管理[J].卷宗，2018（30）：14.
[3] 徐冬梅.会计电算化条件下会计档案管理问题探究[J].中小企业管理与科技，2018（20）：76-77.
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