信息化时代高校档案管理工作创新策略

来源:用户上传      作者:

　　摘要：高校档案信息化建设是推动高校管理信息化的重要组成部分，更是衡量高校信息化水平的重要标准之一，档案管理的信息化建设不仅能为高校教学、科研、行政管理等领域工作服务，更能实现和社会信息化建设的对接与融合，为社会提供优质高校的资源、信息服务。本文对信息化时代下的高校档案管理工作进行创新探讨。
　　关键词：信息化时代;高校;档案管理;创新
　　中图分类号：G 647文献标识码：A
　　高校档案管理工作是高校管理系统中的重要组成部分[1]，信息化档案管理系统更是体现高校信息化建设水平的重要标准之一。近几年随着各大高校办学规模的不断扩大，师资队伍建设的不断加强，学生生源渠道的持续拓展，对高校档案管理工作提出了更多的挑战，传统的档案管理体系和管理模式也因此出现了明显的滞后问题，因此为适应高校快速发展的步伐，推动信息化技术在高校档案管理工作中的系统应用，构建交互、开放和共享的数据档案管理模式，对于推动高校信息化水平，加强档案管理工作有着积极意义。
　　1 高校信息化档案管理建设意义
　　1.1提高档案管理工作质量
　　传统的档案管理主要依靠人工管理模式进行，是在一个相对封闭的环境中进行的，主要以人工文字、编辑、归档、调取等为主，处理速度较慢，信息相对封闭，档案保存的时间、安全性有限。而信息化的档案管理相对于传统的人工模式而言，具有先进的理念和技术优势。首先体现在借助现代信息技术处理档案，可以有效提高文献数据的整合、分类速率和质量，借助电子储存和数字存储能明显提高档案存储能力，显著提升档案存储的安全性，确保数据、文献、信息的私密性。同时借助现代网络平台，可以构建高效、共享的档案信息平台，将档案管理人员从大量繁琐的文献资料整理、保存工作中解脱出来，借助计算机、互联网技术进行深层次的数据挖掘、分析和处理工作。
　　1.2加强高校档案信息和社会交流的融合
　　信息技术对现代社会的冲击和改造是全方位的，涵盖各行各业，在社会整体信息化水平不断提高的背景下，高校加强信息化档案管理建设，不但可以提高自身的档案管理水平，推动其与时代共同进步的步伐，更能有效增强高校管理与社会力量接洽与融合的力度，促使高校的档案信息化管理充分发挥服务社会和传承文化的职能，带动高校的科技教育、人文教育、信息教育等教育资源更好地为社会需求服务，满足社会经济文化发展的多元化需求。简言之，高校信息化档案管理可以通過开放、交融的网络信息平台，形成开放的档案管理，为地区乃至国家的教育、文化、科技和经济发展提供数据服务、信息支持。而社会力量也可以借助开放的网络平台根据自身需求查找、利用、调取相关的高校信息、数据。因此高校的档案信息化建设是社会范围内信息化建设的一个重要组成部分，它能打破传统模式下高校相对封闭的信息资源，推动高校为社会文化传播、信息服务交流发挥价值和作用。
　　1.3推动高校管理的信息化水平
　　高校档案管理是高校管理体系中的重要环节，加快高校档案管理的信息化建设，也是高校管理信息化建设中的重要组成部分，因此档案管理的信息化可以为其他管理项目的信息化进程提供服务和支持。
　　2 高校档案信息化管理中存在的问题
　　2.1信息化管理基础设施薄弱
　　高校的信息化档案管理需要借助现代信息技术进行，其中包括计算机、互联网和其他信息技术，而当前高校基于档案管理的基础设施投入较少，大多高校将日常工作重点放在教学和科研方面，对档案日常管理不够重视，尤其是对档案管理工作认识不够，将其简单地理解为文档管理，忽视档案管理中的技术要求，因此在档案管理方面投入的资金和人力有限，而少量的物资投入决定基础设施落后，也限制着信息化档案管理水平的推进和提升。当前部分高校的档案管理工作仍旧采用老旧的管理设施，导致管理效果薄弱，管理效率不高，信息化管理理念和制度很难推行。而部分高校虽然在技术设施上加大了投入，但是技术力量比较局限，信息管理平台主要局限在校内，并没有实现高校之间、高校和社会之间的对接和融合，而且部分学校的管理软件、设施种类不一、质量参差不齐，也限制了高校之间交互的信息化档案管理，难以形成开放、共享的信息化档案管理系统。
　　2.2管理人员信息化水平有限
　　在高校档案管理中，管理人员的技术、水平和观念将直接影响管理效率、管理水平，而当前高校的档案管理团队水平有待提高，尤其部分高校主要是依靠临近退休教师和教务管理人员进行档案管理，缺乏档案管理的专业人才，而且部分高校管理档案主要依靠经验进行，对信息化理念和技术了解不多，更缺乏信息化改革的观念和意识。除了理念和技术的欠缺外，部分档案管理人员的管理意识欠缺、管理水平不够，而且高校也没有长效完善的教育培训机制对档案管理人员进行在岗培训，导致档案管理人员有关档案管理的基础理论知识明显匮乏，这些因素都明显制约高校信息化档案管理水平的稳步提升。
　　2.3信息化管理模式不够健全
　　信息化档案管理的目标是构建集中的、交互和开放的档案管理格局，而当前部分高校虽然在档案管理工作中增加了信息技术基础设施建设以及管理人员信息化管理培训，但是信息化档案的资源管理仍旧处于分散状态，而没有将各类档案、数据、信息集合成一个整体。如，教学档案、教师档案、教育资源档案、科研档案、财务档案[2]等多种档案都是分类管理的，各自形成管理孤岛，无法形成集成的整体管理格局，这种条块分明的分割管理局面导致各种类型的档案数据无法构成交流、共享，给学校的档案管理带来很大挑战。
　　3 高校档案信息化管理的创新策略
　　3.1加强对档案信息化管理的认识
　　一方面学校管理层要重视档案管理，档案管理工作人员要主动学习档案管理的相关法律法规，建立现代化的档案管理理念，了解信息化背景下档案管理的特点、要求和发展趋势。另一方面，在全校范围内形成信息化管理观念，工作人员要转变传统纸质文档的档案管理理念，树立现代化管理观念，主动将档案管理工作转向高效、快速和优质的方向发展。档案管理部门也可以组织员工开展关于档案信息化的讨论，分析和探讨适合本校的档案信息化建设路径，结合当前档案管理工作实际情况，提出具体对策，理清信息化建设的思路，以此推动档案管理人员对信息化建设的重视。 　　3.2加大硬件、数据库等基础设施投入
　　档案信息化管理是立足现代信息技术进行的，因此信息化建设应当从硬件投入和數据库建立着手进行。只有给档案管理工作提供一定的物质条件才能为信息化管理理念的推广和普及奠定基础。高校档案馆为早日推动信息化建设，可以首先加强硬件投入，从现实出发，充分利用现有设备，补足其他设备，学校管理方面也可以加大对档案管理工作的资金、人力投入。其次，在购置硬件时需要听取专业档案管理专家的建议，根据学校档案管理工作的实际情况和特点，选择适合自己的硬件设施，配置合适的档案处理软件，建立高效的档案信息化平台，不仅保持设备的先进性、技术含量，同时适当控制预算，减少不必要的浪费。
　　3.3充分利用网络信息技术，构建档案信息化管理的运行机制
　　档案管理的最终目的在于档案利用，档案信息化管理的构建也是要为档案利用提供更加便利的条件。因此在构建档案信息化管理时，要实现档案资料、档案信息的搜集、查询和检索等智能化、自动化。档案管理人员在日常工作中也要加强和各个院系、其他单位的协调、融合，不仅要到其他教学科研单位宣传档案信息化的相关知识，更要鼓励和推动其他单位实现档案的电子化整理和存储，并推广电子化档案的标准格式。高校的档案管理工作并不是孤立的，只属于档案管理工作人员的，而是需要多个单位共同配合，尤其是教学、科研、行政、后勤等多个流程加强档案的信息化管理，对于推动学校整体的信息化水平有着积极意义。档案工作人员要及时利用数字化、智能化技术对各个单位档案进行搜集、整理、加工和传送等流程，这些工作环节的顺利进行，才能构筑一个完整而有效的档案信息化日常运行机制。
　　3.4加快档案信息化专业人才培养
　　完善的运行机制、信息化系统以及专业人才队伍是实现高校档案信息化管理的关键要素。因此除了必要的资金、技术投入之外，高校应当积极加强人才队伍建设。首先，在校园内部成立一批专业的计算机、互联网等信息技术人才，以推动高校管理的信息化建设，为包括档案管理在内的信息化进程提供技术和人才支持。另一方面，培养和聘用专业的档案现代化管理人员，可以通过外部引进和聘用的方式招募专业的信息化档案管理人员，构建信息化管理团队，负责本校长期而复杂的档案管理工作。最后，针对当前的档案管理人员，建立系统的教育培训体系[3]，加强对档案管理人员的信息化培训，一方面提高他们的信息化意识和现代管理意识，另一方面提高他们对信息化技术的掌握和应用水平以综合提高信息化技术在档案管理中的使用程度。
　　3.5制定完善的档案信息化管理制度
　　高校档案信息化管理除了信息化技术应用，数据库构建之外，还需要搭配完善的信息化管理制度。
　　第一，管理层要构建完善的档案管理制度，对档案的收集、分类、整理、管理和利用等所有工作流程建立统一的管理条例和操作流程，以切实提高档案信息化管理的规范性和标准性。
　　第二，要在档案管理部门推行系统化的信息化理念，切实通过制度建设、机制建设，将学校所有与档案管理相关的工作人员、工作岗位结合起来，形成一个规范的从网络传输、电子格式、著录制度以及文档标注等全方位规范的管理流程。
　　第三，高校档案的信息化管理还要做好安全防控建设，有预见性地构建一套完整的安全保护体系，从纸质文档转化为电子文档、数据库建设、档案文档的提取、利用等流程都要建立完善的制度保障，明确档案工作的权限，对电子文档进行安全加密处理，评定不同文档的保密登记，建立风险预警和档案泄露处理机制，最大程度确保在安全的前提下保障为师生乃至社会提供便捷、快速和高效的档案查阅和利用服务。
　　总之，新形势下推动高校档案信息化建设，要从思想观念、管理意识、技术手段、基础设施、人才队伍建设、管理体系、管理制度等方面入手，积极构建完善的信息化档案管理机制，健全信息化档案管理流程，并大力应用和开发现代信息技术，构建档案信息化管理平台或档案数据库，加快纸质档案的数字化处理进程，尽快推动数字化档案的资源共享，积极推动高校档案信息化建设水平，推动高校信息化管理水平。
　　参考文献：
　　[1]陈书琴.新时期深圳市高校档案管理信息化建设研究[D].陕西：陕西师范大学，2016.
　　[2]黄海涵.高校教学档案管理策略[J].商情，2018 （52）：144.
　　[3]倪做.高校档案管理信息化探析与措施[J].山西青年，2019 （1）：208-209.
　　作者简介：宋阳（1969-），男，汉族，籍贯：山东青州，学历：硕士，职称：研究馆员，研究方向：高等教育管理、档案管理、社会学。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15057817.htm