邮政企业ERP系统建设对其财务管理的作用
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摘 要 随着信息化技术的发展，越来越多的企业开始运用企业资源计划系统，这也是邮政企业运用的主要系统之一，本文主要对现阶段邮政企业的资源计划系统的运用现状进行统计分析，简要的介绍资源计划系统的组成部分，并针对资源计划系统的应用对邮政企业的管理重要性和作用进行分析。最终在考虑企业管理效率和财务管理水平的基础上，提出邮政企业资源计划系统的对策和建议。
关键词 资源计划系统 财务管理 企业管理 邮政企业
一、ERP系统框架
邮政企业的ERP系统主要采用的是Oracle的电子商务套件，这个套件中包含很多的子系统，涵盖有组织机构、供应商、产品信息、客户信息等。其中财务模块中可以划分为总账、应收账款、应付账款、预算管理、资金管理、管理会计、固定资产等木块，除了这些模块以外，还包括供应链模块等等。ERP系统的使用能够规范公司数据的形式，给公司数据建立一个标准和规范，能够实现生产、销售、人力、财务等各个系统的对接，实现数据的共享，全方位的提升企业的管理效率，一定程度上减少企业数据统计的工作量，能够提升企业信息化管理的程度和水平。
二、邮政企业ERP系统建设对财务管理的作用
为了跟进信息技术发展的步伐，借助信息技术提升企业的运营管理和财务管理的水平和效率，邮政集团引进了ERP 系统，并在全国范围内进行推广使用，使用一段时间后，ERP系统对财务管理的作用逐步显现。
（一）系统数据共享更简便，全面提升财务数据的处理效率
很多的邮政企业在财务管理的过程中，都有信息孤岛现象的存在，这一定程度上限制了企业财务管理的水平，给企业财务管理带来一定的风险。ERP系统的引入能够解决和避免财务管理过程中信息孤岛的出现，能够将信息孤岛带来的作用降到最低。目前很多的邮政企业的财务数据都是由人工进行采集和分析，ERP系统的应用直接减轻了财务管理人员的工作难度，实现了财务系统数据的集成，很多的数据可以根据原始输入的数据自动生成，提升了财务数据处理的效率。
（二）能够统一企业的核算标准，实现核算的自动化、信息化
ERP系统的应用能够在平台上自己定义各个交易事项和经济实现事项，平台可以在财务系统中自己根据实际情况设置不同对的核算科目和预算科目，具有较高的灵活性，能够满足不同企业的需要。邮政企业的ERP系统的应用，能够实现业务活动与财务管理的相关内容的对应关系，降低人为的因素对业务系统产生的干扰和偏差，帮助在邮政系统内部实行统一的核算标准，实现财务核算的自动化和信息化。比如说邮政企业在报销报账系统中设置了一千多个经济事项，这些经济事项分别对应不同的核算科目和预算科目，业务人员在使用的过程中能够根据不同的情况选用不同的经济实现进行财务数据的传输，经过审核、處理之后，财务数据在ERP 系统内部自动的生成，然后生成之后的信息会同步更新财务模块中的应付账款、总账模块、管理会计模块、预算模块，降低了由于漏项产生的偏差，能够实现财务数据统计的规范性和一致性。
（三）业务与财务系统的协同，保证经济事项有效性
ERP系统的使用能够紧密的将业务系统与财务系统联系起来，使财务系统在做账的过程中能够依托业务的实际发生进行，能够充分的保证经济事项发生的真实有效。信息化系统的应用改变了传统的记账模式，能够利用ERP系统将业务系统和财务系统进行集成，促进各个业务部门的业务活动记录的规范化，能够将各个部门业务进行规范化的录入到资源计划系统中，各个部门紧密合作，各司其职，过程中数据共享，提升了邮政企业的财务管理水平和效率。
三、邮政企业财务管理中ERP系统的建设的对策和建议
（一）提升ERP系统财务管理操作的效率
随着邮政企业的业务量不断增加，在使用ERP资源计划系统时，应当对企业的业务进行全面的分析，制定一个有针对性的管理系统。除了最初财务模块内引入的应收账款、总账、管理会计、报表模块以及应付账款模块外，在使用过程中还引入了大量的新功能，使财务管理的信息化水平逐渐提升，财务数据的准确性也得到了保障。在系统开发的时候要具有针对性，对邮政企业的不同业务类型进行分类，能够满足邮政企业经营发展的具体要求。加强不同的子公司之间的数据共享，提升ERP系统财务管理的数据，建立数据稽核的制度和自助式的知识库，规范数据的管理，通过系统培训，使得财务管理人员能够熟练地使用ERP系统的财务管理模块，通过ERP系统的升级，使得邮政企业原来的“记账型财务”“核算型财务”逐步向“价值型财务”“服务型财务”的转变。针对财务模块，建立系统深化应用的目标，重点解决好系统功能完善和加强集成应用等方面的问题，保证邮政企业内部的数据共享，为财务管理工作提供有力支撑，提升ERP系统财务管理的操作效率。增加ERP系统离线功能，能够保证在突发的情况下，保证邮政企业的财务管理模块正常的运行，同时也确保邮政系统ERP系统建设的安全性和信息传递的有效性。
（二）明确业务系统职责范围，实现核心业务财务一体化
资源计划系统的核心关键是业务财务一体化。在信息收集方面，按照业务发生部门发起的原则，由业务系统的相关人员按照业务发生的实际情况发起流程，然后经过审核之后，信息及数据流转至财务部门，财务部门根据流转过来的信息入账。财务信息处理方面，根据预先设置好的ERP系统的参数，会计凭证可以自动生成，财务系统根据业务单据，对系统生成的资料进行审核，完成财务入账，那些没有在ERP系统进行集成的业务，需要财务人员手工处理。财务报表生成方面，需要财务管理人员将系统的总账数据录入合并报表模块，财务部门进行流程控制运算的进行，完成财务报表的编制工作。（此段主要讲明确不同人的不同的职责，这样防止出现系统运行不畅）
（三）加强财务信息安全管理，防止出现不可控风险
建立比较严格的风险预警机制，能够防止系统被黑客侵害，保证财务数据的安全。首先，在使用的时候限制财务系统的人员的使用权限，能够对财务管理人员的权限进行限制，业务部门系统的人员，只能通过既定的端口进行数据上传，并不能够共享其他业务系统和财务系统的数据。在使用过程中可以设置专门的信息化管理员，对公司管理人员的权限根据需要进行调整，使得系统能够更加贴合企业的需要。为了防止一部分财务数据的泄露，企业在使用ERP系统的过程中需要设置专门的网络通道，建立风险预防机制，ERP系统使用的网络不应当与外部的网络连通，更不能直接使用外部的网络，这样有利于降低病毒的入侵，提升企业ERP系统的安全性，保证邮政企业财务信息不被泄露。
（四）成立专门领导小组，推进ERP系统建设
由于ERP 系统的使用涉及集团内部的各个部门，因此如何保证各个部门的使用的畅通成为了该系统应用的关键问题之一。为此，邮政企业在系统内部建立了通报机制，旨在强化ERP系统的应用管理，提升系统运行的质量。首先，设立专门的领导小组，推进ERP系统的应用，对各个财务部门的ERP 系统应用提供相应的指导，并对其的应用效果进行考核，着重优化考核指标体系，通过考核对各个财务系统的应用成果进行评分，最后将评分结果进行通报，针对不足之处提出整改意见，逐步优化财务系统ERP的应用;其次，各个分公司为更好地应用ERP信息管理系统，均制定了与之使用相适应的规章制度，并针对ERP系统的使用情况进行统计分析，定期上报集团公司;最后，ERP系统推广小组收集各个二级单位的使用数据，对整个ERP 系统的应用进行评估，为公司下一步的发展提供决策支持。
四、结语
邮政企业中ERP系统的建设和使用，给邮政财务管理工作带来了质的飞跃，随着ERP系统的不断优化和完善，习惯的传统思维正在逐步被改变，为实现邮政企业的精细化管理奠定了基础，能够帮助邮政企业提升企业运营管理水平和财务管理的效率。
（作者单位为中国邮政集团公司唐山分公司）
[作者简介：常亚荣（1976—），女，河北唐山人，本科，会计师，研究方向：ERP系统在邮政企业的应用、对其财务管理的作用。]
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