信息化背景下教育考试档案管理工作探讨

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　　【摘要】本文对当前教育考试档案管理工作的现状以及信息化管理建设过程中存在的一些问题进行了介绍和讨论，对如何加强教育考试档案信息化管理进行了研究，提出了几点对策和建议，希望能够为相关工作提供一些参考。
　　【关键词】信息化;档案管理;教育考试
　　教育考试档案管理是教育考试管理工作的重要内容之一。教育考试主要包括与我国教育事业相关的各项考试，如中考、高考、教师考试等，对于我国教育事业的发展有着重要的意义。而教育考试档案是指在整个考试的组织、管理、进行过程中的所有记录资料，包括考试试卷、考生资料、考场检查等各个方面。由于教育考试类型众多，在考试过程中所产生的资料有文字、图像、影像等多种形式，再加上考试地点往往分布于多处，从而导致教育考试档案资料具有多样性、分散性的特点，在档案管理工作上存在着较多的困难。然而随着现代信息技术的发展，档案信息化管理建设使得教育档案管理工作的效率大大提高，档案的价值也能够更好地发挥出来。
　　一、教育考试档案管理现状及存在问题
　　（一）教育考试档案管理现状。随着档案管理技术的发展，尤其是信息技术在档案管理中的广泛应用，使管理工作发生了较大的改变。首先，电子档案作为一种新的档案形式被广泛应用，部分保存价值和保护要求相对较低的档案可以完全采用电子档案的形式进行储存，从而大大节省了档案储存空间，后期查阅工作也不会受到影响。其次，在教育考试档案管理中利用计算机实现数字化的档案收集、保管、利用等工作，并完善相关的数字化档案管理系统，相较于传统的档案管理工作能够使管理、查询等工作的效率大大提高。最后，在档案管理工作中，对于档案的利用是充分发挥其价值的一项重要工作，随着当前教育考试档案利用率的不断增加，只有加强对档案的开发、利用效率，才能够使其价值得到更好的体现，而档案管理信息化、数字化发展为这一工作的完成提供了十分有利的条件，对于教育考试事业的发展有着非常重要的意义。
　　（二）教育考试档案管理存在的问题。尽管当前教育考试档案管理工作获得了较大的发展，但在实际的工作落实中还存在着一些问题，主要体现在以下几个方面：1.管理制度不完善。在传统的档案管理制度下，档案的整理保存是工作的重心所在，而对于档案的完整性、准确性却缺乏相应的重视，再加上档案管理制度中对于职责的划分不够明确，导致了档案分散在各个部门无法有效集中、档案内容发生变化不能及时更改、档案资料收集存在困难等问题，使得教育考试档案管理的有效性大打折扣。2.档案管理人员素质不高。由于部分从事档案管理工作的人员没有接受过专业的档案管理培训，部分人员仅在入职前进行了简单的当前培训，从而导致其对于档案管理工作的认识程度不深，对于如何有效、高效开展档案管理，提高档案管理、利用水平等方面缺乏相应的技术、知识。特别是随着信息技术在档案管理工作中的应用，对于档案人员的信息技术水平也提出了一定的要求。3.对于档案的开发、利用不够重视。在当前的教育考试档案管理工作中，部分管理人员将档案管理工作简单地理解为档案的保管工作，认为只要信息归档之后便可以万事大吉，对于档案资料价值的开发利用不到位。在这种“重收集、轻利用”的管理理念下，档案管理工作难以获得良好的发展。再加上在档案信息化管理上的投入不足、软硬件设施建设不到位、档案信息化管理系统不完善的等问题也使得档案的利用效率降低，档案资料的价值无法充分发挥。
　　二、信息化背景下的教育考试档案管理对策
　　（一）转变档案管理理念。在信息技术飞速发展的背景下，考试教育管理机构要想更好地实现档案管理工作的信息化、自动化、智能化发展，首先就要对传统的档案管理理念进行转变，将教育考试工作发展作为档案管理工作的切入点，根据实际的工作需要完善档案管理信息化建设，从而有效将现代网络信息技术引入教育考试档案管理工作当中，切实实现档案管理、档案服务工作的有效提高。
　　（二）健全档案管理制度。在教育考试档案信息化管理建设的同时，相关部门要对相应档案管理制度进行改革和完善。首先，要在信息化档案管理背景下的档案管理范围、管理职责进行划分。例如，针对电子档案，要对档案的收集、录入、转化、保存、备份、传输等工作进行划分，保证相关工作能够顺利进行。其次，档案管理制度要体现信息化管理的特点，对档案的信息化管理、利用流程，软硬件建设等方面进行规定。最后，要从制度层面提高档案管理人员的信息化意识，使其认识到档案管理工作的重要性。例如，对档案管理的信息化处理质量、管理人员信息技术水平的考核制度进行完善等。
　　（三）完善档案信息化管理系统。教育考试档案信息化管理的实现必须以完善、高效的信息化管理系统为基础。首先，教育考试管理机构要利用现代信息技术建立起档案数据库，并将办公自动化等技术应用到档案管理工作当中。其次，要加快传统纸质档案转化为电子档案的进程，并利用信息技术对档案进行分类和整理。最后，要考虑档案管理系统的便捷性和高效性，例如，系统能够对档案的属性或字段进行动态管理，提供多种查询机制，具有较高的查询效率和系统性能，档案的后台维护和更新方便等。
　　（四）保证档案资料的持续更新。随着教育考试工作的不断开展，相关的档案资料数量也会不断增加。因此就需要对数据库中的信息持续进行更新。在档案管理信息化建设中，可以通过利用权限分级管理的方式，对教育考试机构管理者、各部门工作人员以及相关学校分别给予不同的档案查询、输入权限，使其能够及时对档案资料进行更新，然后在档案管理人员进行审查和批准后将其录入系统，从而使档案的可靠性和完整性得到保障。
　　（五）加強档案管理人才队伍建设。档案管理信息化建设对于档案管理人员的素质水平也提出了新的要求。因此，教育考试管理机构必须要加强档案管理人才队伍的建设，完善档案管理人员培训体系，通过对档案管理人员强化信息技术的培训和学习，使其能够更好适应现代互联网、信息技术理念下的档案管理工作，实现现代信息技术下的教育考试档案管理工作的更好发展。通过完善的人才引进和激励机制，提高管理人员的整体素质水平和工作积极性，建立一支高素质的人才队伍，保证在教育考试档案管理工作中能够充分发挥现代信息技术的优势。
　　（六）加强对档案的开发利用。挖掘档案中潜藏的价值能够为教育考试工作的发展起到重要的推进作用。因此，在档案管理信息化建设中，相关档案管理人员要积极加强对档案的开发和利用。例如，通过建立档案数据平台来收集、记录和分析教育考试档案数据，并利用大数据技术对档案资料进行分析，了解学生的考试情况以及在教育考试中出现的问题;利用大数据技术对考生的水平、文化程度、考生成绩的构成进行分析等，然后将分析结果在教育考试管理的实际工作中进行应用，从而使相关工作的水平得到有效的提高。
　　三、结语
　　综上所述，针对教育考试档案管理信息化建设中遇到的问题，教育考试管理机构要积极采取措施，通过转变档案管理理念、健全管理制度、建立数字化档案管理系统、加强档案管理人才队伍建设，并保证档案资料的持续更新、加强对档案的开发利用，从而使档案管理工作能够更好地为教育事业的发展提供有力的保障。
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