新时期做好医院综合档案管理工作的思考
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【摘要】随着新医改的不断深入，医院档案管理作为医院管理工作的重要内容，在科学技术日新月异的今天，档案管理面临着较大的困难和挑战。为切实提高新时期医院档案管理质量与水平，必须根据目前医院的发展情况，结合先进的档案管理技术和手段，加强和规范医院综合档案管理，更好地满足社会和医院的发展需求，从而促进医疗卫生事业健康发展。
【关键词】新时期;医院综合档案管理;思考
医院档案作为医院所有历史和文化的载体，对医院制定未来发展规划、提高医院运作水平具有不可或缺的意义。在新医改时期，医院对其档案管理提出了更为严格的要求，如何更好地为医院发展服务是每个档案管理人员需要思考的问题。
一、医院综合档案数字化管理的意义
（一）有利于提高医院信息管理质量。近年来，档案数字化管理逐渐广泛，很多医院越来越重视档案数字化管理，着重培育档案管理者的信息化观念，并由此创新信息管理方式，在管理阶段采用新设备、新工艺，提高医院综合资料管理效果，方便档案数据存储、查找。
（二）有利于促进医疗卫生行业的发展。综合档案数据为医疗机构发展带来的关键资料，在档案管理中融入信息化观念及手段，有利于提高医院资源管理的系统性、标准性，从而提高医疗机构的综合管理质量。目前，信息化系统渗透在社会的方方面面，档案数字化管理迎合时代发展潮流，有利于医院各科室间的数据资源实现沟通和共享，从而提高医院的总体发展水平。
（三）有利于扩大医院数据的储存量。在信息时代，医疗机构的医疗技术水平逐渐提升，比如扫描系统、微创科技等均得到了高速发展，从而使医院档案数据不断增多，以往的纸质资料存储量十分有限，不方便查询，而数字化存储则基于计算机和网络的开放性，能够存储大量的档案数据，且方便借阅、查询，有明显的易操控性、直观性等特征，大幅度提高了医疗机构综合档案资料的使用率。
二、目前医院综合档案管理存在的问题
（一）档案采集难度大。档案采集是档案管理的重点内容，也是信息化发展的关键环节，但是因为医院资料基数大，且数据繁琐以及跨度大，加大了档案采集的困难性。在医院档案信息采集阶段，管理人员要按照病患的实际检查状况，把所有病患的病例、治疗环节等资料精准录进档案之中，并清楚记录有关负责人的基本状况。医院档案包含诸多部门，加之每位病患的时间跨度都有差别，导致档案采集难度不断加大。档案内容不仅要记录医患资料，还要重视医疗仪器购置、药品类型和应用状况管理，很多医院依旧有管理不善的情况，档案文书的整体性受到影响，由此降低了医院综合档案数字化管理质量。
（二）档案管理制度不完善，档案管理重视度不高。多数医院综合档案资料均由医院各职能部门各自保管，虽然医院也制定了相关的规章制度，却没有明确档案管理的方案和手段，造成医院综合档案管理比较混乱。由于医院档案管理制度没有切合实际具体细化，职能部门对各自部门档案管理职能理解不清楚，加上没有规范档案管理收集范围，许多本应该纳入档案管理的信息和资料不能得到完整的保存，人员岗位变动时，工作移交不清导致档案资源流失。同时，档案目录标准不统一，各部门根据自己的理解和使用习惯整理档案，导致医院方案目录不清，给查找带来了一定的难度。有的医院领导及管理层人员认为医院综合档案管理不产生经济效益和社会效益，造成医院存在重视临床病历管理，忽视综合档案管理的现象。由于档案管理意识不高，虽然将医院综合档案管理纳入年度目标管理工作中，但没有真正纳入考核。医院在档案管理方面的投入较少，资源严重不足，比如计算机、打印机等现代化设备配备陈旧落后，这就导致档案库房布局严重不合理，对医院综合档案管理十分不利。
（三）信息化管理制度不健全。健全的制度体系是医院科学管理档案的前提，但就当前情况来看，我国大部分医院的信息管理制度均存在不足，尽管适用于纸质资料，却很难满足信息化资料管理的基本需要。制度方面的问题引起了诸多管理问题，如数据记录错误、平台投资不够和权限控制不到位等现象，这些问题均对医疗档案的稳定性带来了较大影响，且数字化管理系统不能满足医院的业务需要，造成医院档案数据泄露，无法有效保障档案数据的安全。
（四）档案管理人员业务水平不高。在医院管理中，更加重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平仅停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。
三、加强新时期医院综合档案管理工作的思考
（一）建立完善的综合档案管理制度。在新时期背景下，医院若想在激烈的竞争中立足与发展，就必须重视医院综合档案管理工作，构建档案管理机制，为医院健康发展指明方向。因此医院相关管理人员应结合医院的实际情况，制定科学合理的档案管理制度，构建一套健全医院综合档案管理的分工方案与办法，明确各职能部门档案管理的职责、权限以及档案管理各环节的流程。同时医院要健全综合档案的工作手册，对各类档案的收集范围、目录标准、保管期限等进行分类，确保医院各个时期档案资料的真实性和完整性，也方便人员查阅。
（二）增强管理意识，优化综合档案数字化管理细节。医疗机构要顺应信息时代的大趋势，全面推动档案管理和发展，档案属于重要的资源，在管理过程需要科学指导。医疗机构综合档案数字化建设环节的管理人员要认识到信息化建设的意义，结合自身经营情况，确定可行的管理目标，采用多种措施开展信息化管理活动，在形成信息化管理思想的基础上，推动医院长远发展。因此，医院管理人员有针对性地进行综合档案管理，结合各科室特征，全面做好管理细节，并强化各科室之间的交流，有利于提升档案采集的真实性。首先，利用档案信息系统以及监督制度保障综合档案的精准性，保证综合档案的正常录入。其次，保证档案的完整性，不管是在录入或者储存方面，均要保障综合档案的完善性，进而为数据分析带来有效依据。
（三）注重平台构建，创建信息化综合数据管理系统。目前，医院综合信息管理工作的覆盖范围不断扩大，近年来，信息管理系统持续推陈出新，相关管理人员要发挥各种软件的作用，以便更好地满足综合档案管理的各种需求。此外，在建立信息化系统时应基于科学完整的档案管理平台，该平台以网络为中心，包含了医院内部工作的每个环节，综合档案管理者利用信息系统可以完成档案数据分类与编写;管理人员要加强信息管理系统维护，妥善处理日常信息整理工作，由此提升档案管理的效率，确保工作的时效性。
（四）大力培养综合档案数字化管理人才。要想提升医疗机构综合档案信息的开发及使用效率，医院需要科学使用现代化管理方法。因此，必须提高档案管理者的业务能力，保证他们既掌握专业知识能力，还要熟练利用多种现代化档案数字化设施。医院要安排档案数据管理者定时参与培训，保证他们了解最新管理理论及技能，以迎合时代的发展要求。
（五）完善软件配套设施。建立规范的数字化管理平台，是实现医疗机构综合资料信息化管理的重要基础，且医院资料信息化管理还要与医院互联网建设进行资源互补。医疗机构信息中心能够设立医院网络、档案系统的访问权限，创建以档案室为核心的医院网络系统，利用统一的系统管理档案，便于在任意一台电脑上查询档案数据，该方法不仅有利于突显信息化档案数据管理的方便性与时效性，还有利于促进资源共享。优化医疗机构的档案数字化管理平台，可以加快医院总体办公的智能化、一体化进度。
四、结束语
在“互联网+”时代，信息技术被广泛使用，对于档案管理而言，信息化是全新的发展趋势。因此，医院管理人员应当树立科学的管理观念，大力引入先进的信息系统，推进档案管理数字化建设步伐，从理念、设备、制度、措施、人才等方面着手，逐步实现信息化管理。基于信息化手段，进一步提升医院服务水平，积累良好的市场竞争价值，从而实现自身的长远健康发展。
【参考文献】
[1]任丽丽.新时期做好医院综合档案管理工作的几点思考[J].大家健康（学术版），2015，9（02）：277.
[2]陳伟光.新时期做好医院综合档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2012（01）：19+21.
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