信息化档案在电网运行管理中的应用
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【摘要】电力运行检修档案管理是电网运行管理中的重要一环，具有重要的历史凭证价值和信息利用参考价值，是企业可持续发展战略的有效抓手，促进了企业精细化管理，提高核心竞争力。而积极推进信息化建设，将先进的信息化手段与档案管理相融合，能够极大释放档案信息价值，提高档案管理水平，更好地为电网运行服务。
【关键词】电力运行检修;信息化;档案;管理
电力作为清洁能源，在国民经济生产中起着举足轻重和中流砥柱的作用，随着我国超特高压电网工程建设的日渐成熟完善，电网规模呈几何级数增长，电网运行压力也与日俱增，电网的运行安全面临着前所未有的压力。电力设备运行运维也逐步向着规模化、标准化、信息化的方向发展，而检修档案管理在检修管理中起着重要的作用，从侧面体现出检修管理水平的缩影。电力检修档案是由设备的检修、调试、试运行等各个阶段的文字、图表、声像等科技文件组成，这些档案资料是检修企业的宝贵财产，它记载着检修人员的智慧，是历史的真实见证。对这些档案资料科学管理，供以后查阅、参考、学习，能发挥巨大的作用。
一、信息化档案的重要价值和意义
运维检修项目档案是一个有机结合体，具有三个显著特征：1.专业性。在电网检修工程研究、立项、设计、施工、投运过程中形成的专业技术文件资料，是对工程的集中记录，是专业技术活动的痕迹和产物，具有鲜明的专业技术特征。2.完整性。检修工程档案记载着运维活动的全生命周期、保存着全套项目材料，并且在不断填充完善，具有成套、完整的特征。3.现实使用性。检修档案作为科技档案的一部分，它同样具有很强的现实利用、查考价值，使用频率较高，是检修项目施工质量、竣工验收的基础依据，是后期现场使用维护和技术改造不可缺少的现实性依据，是项目审计和事故责任追究的历史凭证。有效开展线路、设备运维检修，离不开众多设备资料、试验报告、技术图纸等各类档案信息，检修档案是对检修工程的全程记录，形成具有参考、指导、借鉴、追溯的文案材料。对这一文案进行科学管理，提高公司档案工作法治化、标准化、专业化和信息化水平，是企业可持续发展战略的有效抓手，促进企业精细化管理、提高核心竞争力。因此，运行检修工程档案管理水平的提高十分重要，充分发挥档案价值对保障电网安全稳定运行具有极为重要而深远的意义。
二、运行检修档案的数字化管理
（一）运行检修档案的管理。运行检修档案本着客观真实记录工程活动的原则，记录了项目实施过程的每一个环节，而这些宝贵的资料对以后的运行维护有着十分重要的价值。为做好运行检修工程项目档案管理，充分认识运行检修项目档案的重要性，更好地为管理者服务，采取了以下方式：一是档案专责领导组织，现场工作人员或兼职档案员配合收集工程立项研究、往来文件、施工过程、设计图纸、竣工验收、设备等资料。二是建立档案工作人员责任体系，明确岗位职责。三是掌握运行检修工程项目档案收集的方法。检修施工中要明确规定检修工程档案应具备的质量和数量要求、时间等，对一些重要的声像材料、质量验收资料、竣工图纸资料等难点工作加以重视，从细微处着手，来保证资料的齐全完整。运行检修资料由公司办公室负责集中收集、接收、登记工作。并按照档案管理规定进行分类整编、元数据著录、OCR识别，进行数据的挂接、储存等步骤后，纸质档案移交档案室上架保管。
（二）运行检修档案的数字化利用。经过对档案原文数据采集、元数据录入后，供档案工作者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求，摆脱了传统纸质档案的束缚，也使得档案信息资源潜在的利用价值得以实现信息智能共享。1.元数据捕获查询。采用元数据描述每份的内容，准确记录数字化档案内容，作为档案系统检索利用的关键词，为数字档案的管理、检索和传遞提供准确信息。采用主题词标引准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全、统一规范，加强档案价值利用。2.全文数据检索。即以全部文件信息作为检索对象的一种信息检索技术。用户可以使用原文中的任何一个有实际意义的字、词作为检索入口，得到原文件。对于公开的档案文件，提供全文检索可以方便用户的获取和使用，并且由于检索点可以出现在文档中的任一位置，而不只局限于标题或摘要，这就使用户可以获得同一主题的更多相关信息，提高检全率。
三、借助信息化技术提升档案管理水平
创新管理模式，大力推进档案信息化建设，推动基于二维码、大数据、对象关系映射等新兴技术的档案信息化研究应用来弥补传统档案管理模式效率低下的短板。在确保信息安全前提下，通过设备管理系统平台与档案系统的互通互联，为做好档案的检修服务工作，充分发挥工程档案在电网运检、应急抢修中的作用，运行维护及应急抢修时，提供及时而完备的信息支撑。
（一）强化档案信息化建设。建立以档案部门为主导、各部门特别是生产管理部门密切配合的集中统一管理的档案资源管理架构。公司积极开展设备检修管理系统平台和档案工作系统融合管理的实践工作，创新设备档案的管理方式，运用先进科技技术对超特高压电网的重要设备档案进行全过程管控，设备检修管理人员负责现场收集更新的设备检修记录、图纸、设备出厂资料、检测试验报告、技术台账、巡视报告、隐患和缺陷等设备信息，确保设备资料齐全完整。公司档案管理人员对设备检修档案进行数据采集、元数据录入及储存。借助先进的科技手段，实现设备检修档案的分类储存、快速检索和调取。实现设备检修档案从基建到运维检修全过程管理的要求。
（二）设备检修档案的信息挖掘与增值。充分利用大数据、二维码、非结构化、对象关系映射、云计算等技术，开展多渠道、宽领域、多层次的档案信息资源开发利用，通过将碎片化、非结构化的信息有机整合，使“死档案”变成“活信息”，形成立体式信息网络体系，收集使用者的日常使用频度、查阅的信息类别分类数据，并提取统计，对数据的有效程度进行分析，筛选出有效数据，精确推送数据信息，从而大大缩减了检索查阅周期，节约了时间和空间成本，提高使用体验与工作效率。 （三）提升業务人员专业素养。在日常管理工作中，定期开展对档案人员的业务指导培训，解析公司档案管理规范规定，培训对信息系统的操作运用，务实基础。强化基础管理、注重过程管理控制，强调日常运行维护、设备管理与档案工作的关联性，提高参与意识、服务意识、责任意识，灌输档案管理重要性理念，使各级人员主动履行岗位职责。并通过定期考核与综合评比等方式进行监督、检查、指导。提升人员专业素养和管理水平。
（四）完善安全体系保障建设的长效机制。安全保障始终是电网检修管理工作的重中之重，防治结合，重点在于做好防范部署，做到防患于未然。1.提高档案人员安全防范意识，加强宣传培训，做好档案的保密宣传，同时加强现场档案安全管理，做到档案安全责任落实，现场检修资料的及时收集完整、安全存放，防止资料遗失、破坏，信息管理系统账号及时更新保护，防止信息外泄。2.贯彻落实公司关于信息安全防护管理条例，建立从上到下的信息安全管控体系。细化信息等级保密区分，明确内外网使用范围，涉密信息不得通过外网网络及移动硬盘等传送储存，定期做好数据备份，保障信息安全。
（五）建立健全制度管理、完善组织保障体系。公司档案业务上接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督和指导，实行全员、全过程、全方位管理，统一制度、统一管理，将档案工作融入检修运维管理，纳入建设计划、项目管理程序和岗位责任制加强检修项目文件过程管理，通过节点控制强化项目文件管理，吸纳从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制，并通过定期考核督查的方式推进信息化档案工作落实进度。公司领导高度重视档案工作，实行统一领导、分级管理、层层负责的原则，建立自上而下的分级管理体系，完成各自职责范围的档案管理工作，制定信息化环境下的公司检修项目档案管理工作标准、制度并组织实施。确保档案完整、准备、系统、规范和安全，满足项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。设立相适应的档案管理机构，配备满足项目档案工作需要的档案人员并保持相对稳定，建立以档案管理机构为核心，工程管理相关部门配合参与的项目档案管理工作网络，并建立沟通协调机制。
四、结语
电力运行检修档案管理在电网检修管理中起着重要的作用，从侧面体现出电力检修管理水平的缩影。电力检修档案是由设备的检修、调试、试运行等各个阶段的文字、图表、声像等科技文件组成，这些档案资料是检修企业的宝贵财产，它记载着参与检修人员的智慧，是历史的真实见证。对这些档案资料科学管理，供以后查阅、参考、学习，能发挥巨大的作用。我们有责任做好检修档案管理工作，同时档案工作仍然与实际需求存在一定的差异，需要进一步贴近实际运行检修需求进行完善工作。本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的工作作风，借助先进的科技手段加强档案管理工作，强化工程档案进度控制，有效做好档案管理工作，为电网安全高效稳定运行保驾护航。
【参考文献】
[1]顾丽霞.电力检修工程项目档案管理浅析[J].中国工程咨询，2016（2）：76-77.
[2]丁霞，黄伟，王东颖.中国电力企业管理创新实践[C].中国建材工业出版社，2017（1）：283-288.
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