新时期档案信息化管理研究

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　　【摘  要】近年来，随着互联网信息技术的快速发展，以数字形式为主要特征的档案发展新时期已经开始且不断深化，逐步促进了互联网与传统档案的有机结合，促进了档案信息化建设进程。本文在分析了档案信息内涵及特点的基础上，重点讨论了档案信息化管理的现实必要性，并从制度、标准、系统、软件及队伍等五个方面，就做好新时期档案信息化管理提出了对策、建议，为做好新时期档案信息化管理提供参考，对提升档案信息化管理能力和水平具有积极的现实意义。
　　【关键词】信息化;档案管理;规范
　　中图分类号：G270.7  文献标志码：A
　　随着计算机技术及网络技术的快速普及和应用，目前几乎大部分行业都进入了信息化时代，信息技术已经成为每个行业不可缺少的重要工作手段。目前，我国正在实施“互联网+”策略，因此在档案管理方面，也需要跟上时代发展的步伐，在档案管理中不断完善和丰富信息化管理手段，促进档案管理水平和质量的不断提高。
　　1档案信息化管理内涵
　　1.1信息化的内涵
　　信息化内涵丰富，不同学者从不同的角度进行分析和理解，对信息化内涵的理解不尽相同。例如，有人认为信息化是指利用先进的信息网络技术、计算机技术和物联网技术的有机结合;也有人将信息化归纳为信息内容处理的计算机化、网络化;也有人将信息化称之为信息技术的广泛应用，有着十分发达的信息技术及服务能力和水平。尽管对信息化的内涵理解不尽相同，但在信息时代背景下，信息化的本质离不开现代信息技术、信息网络系统及信息资源的有机结合和应用。
　　1.2档案信息化管理
　　所谓档案信息化管理，就是指档案行政主管部门将信息技术应用于档案管理中，对档案进行现代化管理，并利用信息技术手段提供服务。随着信息时代的来临，档案信息化管理也是适应新时期信息时代发展的现实需要。信息技术在档案管理中的应用、普及，推动了档案管理模式、管理方式的变革，也使档案管理从传统的以纸质媒介等实体管理为主，朝着以档案实体数字化信息管理为主要应用形式的、为社会提供现代化档案服务转变，无论是档案管理的内容，还是档案管理的效率都发生了巨大变化。
　　2目前档案管理工作中的常见问题
　　2.1相关部门对档案信息化建设不够重视，资金投入不足
　　由于档案管理工作涉及的事项很多，工作过程复杂繁琐，并不能带来直接的经济效益，因而不容易引起企业、单位等的重视，也不会制定统一的制度和流程，来为档案的信息化管理工作的顺利进行提供保证，导致档案管理的信息化难以全面实现。此外，部分档案管理部门对于档案管理信息化建设的重要性认识不足，未能给予足够的资金和人员投入，档案信息化建设难以顺利开展。
　　2.2档案管理工作人员专业水平不高
　　目前很多档案管理人员专业技术知识不够丰富，计算机应用水平普遍较低，综合素质不高，难以满足现代档案信息化管理的需要，也难以适应档案信息化管理的要求。档案信息化管理工作是一种不断更新、不断发展的知识性的管理工作，这就对档案管理工作人员的专业水平提出了更高的要求，才能适应新时代的发展需求。
　　2.3档案管理工作制度不够完善
　　档案信息化管理工作流程的规范化与标准化是档案信息化管理工作高效开展的重要前提，但是目前由于我国档案信息化建设还处于起步阶段，因而相关制度规范还不完善，还有许多空白和不足之处，对于电子档案的管理保存等也没有统一的要求和标准，还不能满足新时期档案信息化快速发展的需求。
　　3新时期档案信息化建设应采取的措施
　　3.1提高对档案信息化建设重要性的认识。
　　提高对档案信息化建设重要性的认识是新时期档案信息化取得理想效果的关键。各级领导应高度重视档案信息化建设，将其摆在关系档案文化事业发展进程的地位，并给予必要的人力、物力和财力支持。档案管理工作者应清醒地认识到自己肩负的历史使命，明确档案信息化建设对档案馆（室）健康可持续发展的重要性，自觉地摒弃传统档案管理中不适合新时期社会要求的理念和习惯，建立起以网络信息技术为载体的宽口径、多角度、跨时空档案服务新格局。
　　3.2加强档案信息化专业人才队伍建设。
　　档案信息化建设离不开专业化、高素质的档案管理人才，掌握以计算机网络技术为代表的现代信息技术是新时期对档案管理工作者的基本业务要求。档案馆应结合本单位员工的实际情况，以定期业务培训、到相关高校进修、开展兄弟馆业务交流等方式，提高档案管理人员的计算机及对相关硬件设备使用維护、网络设计与融通、软件开发与利用、电子档案信息采集和加工等方面的专业技能，努力建设一支档案管理和现代信息技术双过硬的复合型人才队伍，全方位的提升档案管理人员的素质与能力。
　　3.3建立完善的信息化管理制度
　　档案管理工作是一项复杂的系统化工作，档案管理人员不仅要负责档案信息的收集，还要对信息进行加工处理，工作量相对较大。因此，可以通过建立完善档案信息化管理制度，对档案信息化管理的工作规范和工作流程制定统一的标准，从而保障档案信息化管理工作的顺利进行。此外，由于电子文件的载体稳定性差，易损坏，大量的电子档案被传输到网上之后，极易出现档案管理的安全问题，因此，还要建立档案信息化安全管理制度，防范电子档案信息丢失和泄漏等情况的发生。同时，还要不断落实档案管理人员的责任，增强他们的档案安全意识和责任意识，从而提高档案管理工作的有效性。
　　3.4提高档案信息化建设技术水平
　　信息安全技术对于维护电子档案文件的安全性、真实性和保密性至关重要。因此，档案信息化管理工作离不开现代化的计算机技术作为支撑。通常，档案信息化管理工作要在开放式的网络环境下立足，才能实现其资源信息的共享和信息社会化服务，只有提高了相关技术水平，才能排除档案信息在网络环境中的潜在威胁，尽量避免档案信息泄露、丢失等现象的发生，实现档案信息的智能化检索，保证档案的保密性和安全性。
　　3.5完善档案管理网络系统
　　在档案管理系统内部，要建立数字化的综合应用平台，健全内部服务网和外部公共服务网，提高网站的应用效果，让网站成为宣传和开展档案信息服务工作的重要窗口。不断完善文件信息化标准建设，在必要条件下采购必要的硬件设备，为实施档案信息化管理提供硬件支持。要从技术层面不断提高应用技术水平，确保档案信息交换、共享、管理的可靠和安全。要加强网络安全系统建设，确保系统的安全稳定运行，确保档案资源的可靠性。
　　4结束语
　　为党管档、为国守史、为民服务”是新时期档案管理工作必须坚守的原则，档案信息化建设则是信息社会背景下落实这一原则的必然选择。各级档案馆（室）应从本单位的实际情况出发，采取恰当的档案信息化建设行动，切实提高档案信息管理和服务的信息化水平，以更好地适应社会和时代发展的需要，为用户提供更加优质的档案信息服务。
　　参考文献：
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　　（作者单位：国网阳泉市荫营供电公司）
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