企业档案信息化管理分析
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【摘 要】档案是企业工作和管理过程中必不可少的部分，合理利用档案能够推动企业健康发展。如今，随着时代不断发展，档案管理已逐步由传统的管理模式变为信息化管理，但如何让信息化与档案管理有效结合仍存在不少问题。本文就目前企业档案信息化管理在实施阶段的问题进行讨论，并提出了相应对策。
【关键词】企业档案;信息化管理;管理人才建设
中图分类号：G270.7 文献标识码：A
随着社会信息化进程的加快，档案信息化建设已成为企业档案事业发展的必然趋势。加强档案信息化建设，是档案适应时代和社会发展，及加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务信息水平的必经之路，是为企业生产经营提供有效服务的重要举措。本文就此提出一些建议以对档案管理进行探索。
1档案信息化管理概述
档案信息化是应用现代信息技术对档案信息资源进行处置和管理，但前提要在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下提供服务。档案信息化具有包括以下几方面：首先，具备数字化和网络化;其次，在接收、传递、存储等方面实现一体化;再次，在信息方面实现全面共享;最后，档案管理模式发生了新变化。
2档案信息化管理的特征
2.1网络化
随着互联网的发展，档案管理与网络化工作越来越密切，利用网络来管理档案，可以及大地提高工作效率，能最大限度地节省档案信息管理的时间，节省人力、物力资源，在保持档案完整性上体现出更大优势。
2.2便捷化
快捷化是档案信息化管理一个特征。随着互联网的快速发展，档案管理人员利用信息设备通过扫描档案信息可以转化为电子信息资料，然后存储在计算机中，通过输入关键词便能快速搜索，从而能够有效提高档案管理工作的效率和准确性。
3企业档案信息化建设存在的问题
3.1企业档案管理信息化技术落后。
国内很多企业的档案信息化建设还处在初期阶段，档案信息化建设工作面临的最大问题是信息化技术的不成熟，企业在信息化建设过程中经常出现这样那样的问题，比如说，信息化运行过程中，管理软件无法高效掌控企业档案管理工作的要求，而且很多企业在档案存储技术上存在很大的问题，企业现代化信息设备也得不到更新，信息化技术收集资料的能力和措施都不够完善，导致企业档案信息化建设技术落后，停滞不前。
3.2管理制度不完善。
很多企业的档案管理制度不完善，首先，领导对档案管理工作不够重视，导致档案管理的很多规定形同虚设，没有约束力和执行力度，很多管理细节上的问题得不到有效的解决和优化，具体的工作细节上的规章制度没有明确的规定，导致职工职责不明，档案管理工作不能达到高度协作的效果。其次，企业的档案管理工作缺乏一定的奖惩制度和监督措施，没有专门的监督制度和监督机制，员工工作表现也没有明确的惩罚机制，导致员工工作的积极性严重下降，工作的执行力度不够，工作质量降低。
3.3管理模式不完善。
如今，很多企业还在采取传统的档案管理模式，没有形成单独的档案管理部门，也没有专业的档案管理工作人员，这样的档案管理模式必定是落后且不完善的，有碍于企业的进一步发展。也有企业初步实施了企业档案的信息化建设，但仅仅局限于用计算机技术在归档文件的在案编辑和归档管理上，企业内部没有建立统一的档案管理信息化平台，信息管理工作的效率得不到提升，导致整个企业的工作效率都会受到影响。
3.4档案信息化管理人员综合素质有待提升。
国内企业档案信息化建设还处在初期阶段，大部分档案信息管理人员的专业知识还没有得到全面的更新，所以，很多档案信息管理人员的专业素质还有待提升，专业技能不过关，他们对档案信息化管理的概念模糊不清，不够透彻地理解各个工作细节和要点。实际工作过程中，档案信息管理人员对信息化操作也不是很熟练，导致档案管理工作中经常出现问题，影响到整个企业的工作效率。
4企业档案信息化管理对策
4.1转变观念，高度重视档案信息化管理工作
企业档案在企业文化建设、企业决策制定等方面有重要作用。企业管理者要高度重视企业档案信息化管理工作的重要性，将其放在与企业生产、经营同等重要的位置，加大企业档案信息化管理的人、财、物的投入力度，切实提升企业档案信息化管理的地位和作用。企业档案管理人员也要高度重视档案信息化管理工作。企业档案管理人员是企业档案信息化管理工作的直接执行者和落实者，直接关系到企业档案信息化管理水平。因此，企业档案管理人员在思想上要高度重視档案信息化工作，积极将最新的信息技术、数字技术、物联网、大数据等信息技术应用到企业档案信息化管理工作中，切实提升企业档案信息化管理应用水平。
4.2以企业发展与建设为中心，加强档案管理
档案管理工作人员一定要围绕企业的发展与建设，全面加强档案的信息化管理，对档案信息不断扩展，使档案信息能够顺利地进入到社会信息交流系统中，实现社会服务目标。对管理人员要积极培训，增强其责任感与使命感，构建高水平的档案信息化管理服务体系，树立起与时俱进的思想作风，提高运用现代化工具的能力，积极开展信息协作，与同事之间建立起和谐关系，充分借鉴国外先进档案管理理论与技术方法，进一步完善我国企业档案的信息化建设与管理。
4.3加强档案信息化安全保障体系。
建设成果是企业生存和发展立于不败之地的关键，保障企业档案信息不被泄露，是企业档案管理人员的重要任务。建立档案信息安全保障体系，是确保档案信息和系统安全，保证归档电子文件真实、完整、有效的必要措施。要强化对档案办公计算机及其他信息设备的使用与管理，涉密档案的电子设备、应用系统必须满足保密要求，涉密计算机信息系统与互联网采取物理隔离，涉密计算机严禁连接互联网且不能通过互联网传递企业的涉密信息。
4.4加强档案信息化基础设施建设。
从根本上来讲，基础设施的质量情况，将会对档案管理的信息化建设工作起到直接性的影响作用。因此，企业应当根据自身的实际情况，结合发展需求，来进行数字化档案馆的建设工作。在档案馆中，主要包括了档案馆库房、档案馆馆藏等方面的内容。通过运用计算机网络技术，来为档案管理工作提供服务，才能有效促进档案管理信息化水平的提升。因此，企业的档案管理部门应当制定相应的管理方案，来为档案管理人员提供一个科学的工作平台，加强企业部门与人员间的沟通交流。
5结束语
档案信息化管理工作是一个企业发展壮大的基础工作，作为一个企业经济利益最大服务的档案管理工作，加强档案管理信息化建设很有必要，这不仅能提升企业档案管理和利用水平、发挥档案的信息功能，同时还为企业提供了有效的数字信息，在企业的经营运转、情报价值、评审价值等方面，对一个企业在竞争激烈的市场运转上具有重大的推动作用。
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（作者单位：国网阳泉市荫营供电公司）
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